仕事の期限を意識させる方法

本日は、システムエンジニアリングサービスで作成した「作業依頼システム」の事例を紹介します。

自動リマインド機能などがあり、とても便利です。
人に作業を依頼するとき、メールやチャット、口頭など様々な媒体で依頼しがちですが、どこで依頼したかも忘れる時があります。

本システムでは、依頼は本システムからすると統一ルールを設けることで、様々なメリットが御座いましたので、ご紹介します。

お客様の課題

従業員にすべての作業に期限をもって取り組むように指導しているが、期限意識が根付かない。

提案

作業依頼時には期限を設定。期限前にシステムがメールでリマインドしてくれる仕組みを構築。

１．作業依頼をシステム化し、依頼内容入力時に「期限」入力を必須。
２．依頼内容は、メールで作業者に通知。自分や関係者をCC。
３．期限遅延時は、担当者と関係者（CC）に自動で通知メール。
４．作業完了時は、作業依頼者が完了日をシステムに入力。

開発環境

以下のお客様で既に利用のサービスを使ってシステムを構築

１．Google Workspaceのメール
２．Google Form（Google Workspacenに付属）
３．Google Spreadsheet（Google Workspacenに付属）
４．Google AppSheet（無料）

改善点

１．遅延通知が関係者にも行くため、作業者の期限意識が出来てきた。
２．依頼者自身も、依頼自体を忘れることが無くなった。
３．システム化することで、「依頼」という作業自体が簡素化出来た。
４．また、依頼時に必要事項（期限日等）を忘れずに伝えることが出来るようになった。

費用

合計費用：２Jutaルピア

詳細は以下のとおり。
１．ソフトウェア費用：０ルピア
　お客様のメールがGoogleのメールをご利用の為、
　既存のアプリにプログラミングを組んで開発。
２．開発費用：２Jutaルピア
　１人日分の作業量

■最後に

他国を経験した駐在員のお客様から、「インドネシア人は、比較的仕事に対して真面目だ」という意見をお聞きします。
１日５回の礼拝を欠かさず行う人が多い当地では、決められたことや目の前の仕事を実行することは得意なようです。

一方、「忘れる」ことが多い特徴もあるようです。私自身、インドネシア人のスタッフから「あ、忘れてた！」と何度も言われた経験があります。

その為、当地で働く日本人の仕事の一つは、適度にリマインドすることです。
しかし、我々自身も忘れることがあります。
上記システムを利用すれば、リマインドするとう作業自体を自動化できます。

また、その他に「こんなこと自動化できますか？」というアイデアがあれば、是非お知らせください。

ご興味が御座いましたら、まずは、ウェブ会議でご説明させていただきます。

是非、ご連絡ください。