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グッドパッチの「コロナ×リモート」働き方ガイドライン

はじめに

グッドパッチでは2020年2月末に新型コロナウイルスの流行に伴う感染防止施策としてリモートワークの推奨を開始し、3月末からは原則出社禁止の措置を取っています。

4/8に政府から発令された緊急事態宣言は5/6を期限の目安としていますが、なかなか事態が収束する気配を感じることができません。発令解除の有無を問わず、自宅勤務は当面継続せざるを得ないだろうというのが4/22時点でのグッドパッチのマネジメントチームの見通しです。

通勤が不要になるなど自宅勤務にはメリットもたくさんあるのですが、今の環境はただのリモートワークとは違います。外出自粛が叫ばれ、普段どおりの生活もままならない緊張状態です。

・自宅で子どもの世話をしなければならず仕事にならない
・元々自宅にオフィスほど整った就業環境がなく心身に負担がかかる
・ずっと家にいることを強いられON/OFFの切り替えが難しい

…など、「コロナ×リモート」特有のストレスが発生していると考えられます。

1.ストレス感

仕事のパフォーマンスへの影響も考えられますが、何より従業員の心身の健康が損なわれる事態が危惧されます。表情や雰囲気を直接観察できない分、周りが異変に気付くことも普段より難しいでしょう。

このような状況下で従業員が互いの状況に配慮し、協力して業務を進めていくことができるよう、グッドパッチではマネジメントチームが会社としてのリモートワークガイドラインを策定し、社内に共有を行いました。

同じような境遇におられるみなさまにとっても何らかのご参考になればと思い、noteでシェアしてみたいと思います。

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相手の就業環境に対する理解と配慮

在宅勤務ではオフィスと家庭の境目が曖昧になります。オフィスでは全員が同じような環境で働くことができますが、家庭の環境はそれぞれに違います。家族をケアしなければならない状況やプライベートをプライベートとして守れなくなる状況に互いに配慮できる雰囲気を作っていけるとよいですね。

2.家庭の写真_1

■最初に自分の自宅勤務状態を共有する
自宅に整った仕事部屋がある人もいますが、一部屋にパートナーと一緒に暮らし、お互いリモートワークでちょっと窮屈な思いをしている人もいます。今は学校や保育園もお休みですから、子どものいる家庭は大騒ぎでしょう。

・自宅環境: 仕事場が自宅のどこか、通信端末やインターネット回線の状況など
・就業時間: 仕事の開始時間と終了時間、相手が悩まずに話しかけていい時間はいつか
・休憩時間: 自身の健康管理、子どもの世話や家事に充てる時間
・家庭環境: パートナーも自宅勤務している、子どもが日中家にいるなど
・周辺環境: 生活音が発生する状況、その他仕事に影響する自宅周辺の状況など

このような内容を共有することで、一緒に働くメンバーがそれぞれの状況を理解しやすくなると思います。

3.一人暮らしの写真

子どもがいる家庭では、乱入を歓迎する合意をチームで取る
・「◯◯さんはお子さんがいるので、ミーティングに入ってきても気にせず進めよう」
・「お子さんが突入して一旦中断になっても、それも良しとしよう」

既に社内外のいろいろな打ち合わせでそんなシーンが見られ、微笑ましく感じている人も多いと思いますが、ご本人が必要以上に負い目を感じてしまうことも多いものです。

■育児支援のための時間単位有給制度

加えて、グッドパッチでは子どものいる家庭の育児支援のために時間単位有給制度を導入しました。いわば「有給休憩」で、子育てや家事のために休憩時間を長めに取ったり、休憩時間外に中抜けができるような制度ですね。

勤務時間が複雑になるため勤怠管理はちょっとややこしくなりますが、そこは管理部が打刻の仕方など方針を提示しながらなんとかやっています。

4.育休:子供感_1

■オンライン会議は状況に応じカメラやマイクONを強制しない

・プライベートな空間を見せたくない
・子どもやペットが乱入してくる(乱入歓迎とは言え)
・家族が映りこんでしまう
・生活音が入ってしまう

…などの個人の状況に配慮することが目的です。背景画像を利用する場合は場の目的に応じ適切な画像を選択するのがよいでしょう。「掴みはOK」は歓迎ですが、見ている人が不快に感じるものやおもしろすぎて業務の妨げになるものは避けたほうがよいと思います。

5.土屋さんZoom中

(しかし社長の土屋は割と仕掛けてきます)

■仕事のON/OFFを共有してわかりやすく
グッドパッチにはSlackで出退勤用のチャンネルを運用しているチームもあります。「今から働きます!」とか「ごはんで抜けまーす。」とか「戻りました~」という報告が行われているわけですね。

・疑似出勤・退勤でチーム感が出る
・仕事が終わった人にメンション飛ばさない
・ON/OFFのメリハリをつける

…などの観点で実施されているものですが、現場では実際に効果を感じているとのことです。

私が担当する経営企画室のSlackでは毎日「おはスレ」と「おつかれスレ」がつくられ、勤務の開始・終了とちょっとした雑談が交わされています。朝は体温を測定し、それぞれがゆるく自分の体調を管理する習慣にもつながっています。万が一、疑わしい症状があったときには履歴を参照することができるでしょう。

6.おはようスレ

体調・ストレスの管理

とにかくこれが最大の懸念事項です。物理的に遮断されて周りが異変に気付きづらい分、自己管理に頼るところが大きくなっていると言えるでしょう。元々リモートワークに慣れている人や在宅勤務が自分に合うと感じる人はよいのですが、つらいと感じる人もたくさんいます。

ワークタイムとプライベートをしっかり分ける
通勤がないことで仕事とプライベートの境目が曖昧になり、なんとなく作業を続けてしまうことで長時間勤務の傾向が生まれがちです。自分のリズムが掴めないうちはワークタイムは毎日ある程度固定するのが理想です。

勤怠を管理するマネジャーはメンバーの勤務状態にいつも以上に気を配る必要があるでしょう。

ワークタイム中に必ず休憩時間を設ける
お客様先への移動や会議室の切り替えがないためにスケジュールが詰まりがちになることがあります。生産性の面ではプラスの効果もありますが、休憩が取りにくくなって心身に強い負担がかかることが懸念されます。

・自分のペースで休憩を取る
・休憩についてチームのメンバーと共有する
・休憩時間をカレンダーに登録する
・休憩中であることをSlackのアイコンやメッセージで示す

…など、休憩を取りやすくなる雰囲気作りが大切です。

休憩中はSlackなどのコミュニケーションツールは極力閉じ、メッセージや通知への反応を止めて気力の回復に努めるのがよいでしょう。そのような状況を作り出せるよう、周りのメンバーが協力できるとよいですね。

7.コーヒーでホッとしてる

週2回は雑談タイム
特にひとり暮らしの人は対面で誰かと話す機会が一日に一回もないことが珍しくなく、そのことが大きな心理的ストレスになることがあります。業務連絡や相談以外の会話がない味気ない日々が続かないように、雑談をする時間を意図的に確保することも検討すべきでしょう。

・グッドパッチでは週2回15分程度の雑談タイムの設定を推奨しています
・毎週金曜に社内のオンライン飲み会Zoompatchを開催しています

画像8

(Zoompatchではお洒落な空間を意識してオススメ背景画像を配布します)

心理的につらいと感じたら休暇を取る
つらいときは半日の有給休暇でもいいので、通知オフで過ごす時間をつくってください。また、本当は休息が必要な人が「自分は大丈夫」と思い込むことが非常によくあります。普段接するメンバーが疲れていると感じたときは積極的に休息を促し、逆に自身が誰かにそう言われたときは大丈夫だと思っていても休んでみるようにしてください。

■EAPの利用: 予防
グッドパッチではEAP(Employee Assitance Program)と呼ばれるパートナーさんと契約をしています。主にメンタルヘルス対策として導入され、カウンセリングの提供を行うことの多いEAPですが、私たちのパートナーは心と身体はつながっているものということでボディケアを含めた包括的なアプローチで健康に対する支援をしてくださっています。

このような社外のパートナーの力を借りて、コンディションのチェックを行うのもよいでしょう。現在は外出が難しいこともあって、主に電話での個人カウンセリングを受け付けていただいています。

9.カウンセリング部屋風_1

産業医の利用: 対症
・万が一、業務継続が難しくなるような体調不良が発生してしまった場合は速やかに産業医に相談できるよう手配します
・上長に直接相談しづらいなどの場合はHRや経営メンバーに直接コンタクトできる状況も必要です(ただし必要と判断される内容は事前にお断りを入れた上で共有するのがよいと思われます)

コミュニケーションの質

いつもと違う働き方に慣れてないために仕事のパフォーマンスが上がりづらいこともまたストレス源です。個々のメンバーへの配慮と仕事のクオリティを両立させる工夫が必要でしょう。

プロジェクトメンバーで、ワークタイムを合わせる
プロジェクトごとにチームを結成するグッドパッチでは、自由に相談や雑談ができる時間としてチームごとのコアタイムの設定を推奨しています。

13:00-16:00はいつでも繋がれる、などの簡単なルールをプロジェクトチームごとに設定するとよいでしょう。

10.zoomでみんなワイワイ系

ビデオ会議後にテキストでまとめを共有する
オンライン会議に慣れていない場合、理解が追い付かなかったり疑問に思った点を確認する会話がテンポよくできず、次の回で再確認や認識違いが発生して会議の効率が落ちることがあります。チームとして会議のペースが掴めるまでは以下のような取り組みを実施してみてください。

・「決まったこと+To Do」をSlackなどで共有してスタンプやコメントで「同意」の意志を示す
・認識に齟齬があればその場でレスポンスして以降に持ち越さない

1日に相談タイムと集中タイムをつくる
仕事のリズムを作り出すために、チームで相談する時間と自分の作業に集中するために会議などを行わない時間をつくるのもよいでしょう。
(例)
 ・13:00-16:00は相談タイム(いつでもオンラインMTG歓迎)
 ・16:00-19:00は集中タイム(原則会議なし)

11.集中して作業_1

リアクションはいつもより大きく
・ビデオ会議では対面に比べ表情や反応が伝わりにくいので、相手にそれを届ける意識をいつもより強く持つことが大切だと思います
・画像をONにできる場合は映りが暗すぎたり小さすぎたりすることのないように配慮しましょう(表情がはっきり見えると反応がわかりやすいです)
・周囲の音が入ってしまうなどの理由で自分の発言時以外は音声をOFFにする場合もありますが、小さな相槌や頷きも伝わるようなるべくONがオススメです

設備

ヘッドセットなどの通話機器を使う
個別の事情には配慮する前提ですが、周辺の音が入り込んだり、音声の質が良くないと会議が進めづらくなることもあります。

・デバイスのスピーカーではなくヘッドセットやイヤホンマイクなどを使う
・生活音が集音されないようにする

…などの工夫をしましょう。また、オンライン会議は音声が相手にどう聞こえているかを自分ではチェックしづらいので、気になる点があれば周りの人が教えてあげることが大切だと思います。

12.ヘッドセット_1

万が一、罹患してしまったら

新型コロナウイルスに罹患してしまった場合は会社が全力でサポートします。グッドパッチでは以下のような案内をしています。

■罹患の疑いがある場合
・会社に助けを求めるつもりで相談してください
・上長に一報を入れつつ、保健所や医療機関の指導に従ってください
・診療を受けた場合はレシートや領収書を保管してください(のちに罹患が判明した場合に補填を行うため)
・判定に依らず、4日以上の欠勤が発生した場合は健康保険から給与の2/3程度の傷病手当金を受け取ることができます

■陽性判定が出てしまった場合
・上長に報告し、保健所や医療機関の指導に従って対応してください
・健康保険から傷病手当金を受け取ることができますが、満額給与との差額は会社が全て補填します
・治療に関する診療代は全額実費精算し後日支給します
・仮に有給休暇を利用していた場合は全て特別休暇に振り替えます
・その他、特別な支出が発生した場合は事情を考慮して補填を検討します

13.病院・ドクター_1

その他

とにかくいつもと違うストレスが貯まりやすく自己管理の難易度も高い状況下です。健康面、家族やパートナーとの関係を大切にし、互いに配慮しながら対応していきましょう。何か気になることや相談したいことがある場合はどのようなルートでも気軽に相談できる環境を会社が提供できると良いと思います。

グッドパッチでは以降も必要なサポートについては随時検討していきたいと思います。

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以上です。

実はこのガイドラインは現場の事業責任者の発案と情報収集を起点に生まれました。常に人を軸に発想することのできるグッドパッチのマネジメントは本当に頼もしいチームです。

まとめ

元々オフィスでの勤務を前提に作られたルールではうまく対処できない問題も多く出てくると思いますが、会社にとって最も大切なのは従業員です。先行きがなかなか見えない中で不安も大きいですが、こんなときこそ助け合っていきたいですね。

最後に、困難な状況下で最前線で対応にあたってくださっているみなさま、必要な物資を届けるためにご尽力くださっているみなさまに感謝申し上げます。個人にできることは多くありませんが、まずは自分が感染を広げてしまうことのないようStay Homeを徹底したいと思います。

みなさま、どうぞご自愛ください。

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ありがとうございます!
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株式会社グッドパッチ 執行役員 経営企画室長 ペンギンが好きなのでペンペン(※この話はこれ以上一切広がりません)。社内で行われた漢字一文字ゲームによると、私を表す漢字は「茶・鳥・氷・細・経・室」だそうです。
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