コロナ禍の現在と今後の「わたしたちのはたらくをよくする」について管理部長にインタビューしてみました。

こんにちは。
ピースマインド・広報担当の末木です。

先日、ザイマックスグループが運営する『働き方改革情報サイト：働き方改革事例集』にピースマインドの紹介記事が掲載されました。

ICTツールや社内報等のコミュニケーションツールの他、オフィスレイアウト変更など「わたしたちのはたらくをよくする」取り組みについて紹介させていただきました。

今回は、この「働き方改革事例集」でも紹介したオフィスレイアウト変更とコロナ禍の現在と今後の「わたしたちのはたらくをよくする」について、管理部・部長の田村さんにインタビューしてみました。

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田村昭彦プロフィール
管理部　部長
趣味：夜な夜なクラシックギターをかき鳴らすこと、闇夜にまぎれて夜景撮影

※今回のインタビューはSlack通話で行いました。

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『社員同士の出会いを誘発する導線設計』

末木
どのような経緯でオフィスのレイアウト変更をしたのですか？

田村
きっかけはシンプルに社員数の増加です。
元のレイアウトだと、どうしても人数分の机が入りきらなかったので、まずはフリーアドレスエリアを拡大することで対応しようと考えました。
管理部内でレイアウトを検討し、取締役の原田さんに相談したところ、原田さんの思い描くイメージがあったんです。

末木
『社員同士の出会いを誘発する導線設計』ですね？

田村
はい、まさにそれです。
単純に座席数を増やすというだけでなく、「オフィス環境の中でも偶発的に人と人が出会う導線」をつくることで、社内のコミュニケーションを活性化させる仕組みをつくりたいという考えです。
正直に言うと、始めに構想を聞いた時には、そこまでやる必要あるかな？と思いました。笑
いざ取り組んでみると、この判断は正解だったなと納得しています。

『働き方改革情報サイト：働き方改革事例集』引用
『社員同士の出会いを誘発する導線設計』
ーオフィスのレイアウト変更をされたそうですね。
田村氏　はい。レイアウト変更のコンセプトは「オープンでスピーディなコミュニケーション」の促進です。まず2019年秋にフリーアドレス化をしました。そして今年は、部門間の垣根を打破できるよう、みんなが集まれる場所を社内に作りました。お客様へ最適なアプローチをするには部門を越えた協力が不可欠だからです。
ー具体的にどんな変更を？
原田氏　導線設計を見直して、普段接点がない人同士が出会うような状況を生み出すようにしました。
ー休憩スペースや集中スペースも新たに作ったとか。
原田氏　はい。今のオフィスの窓は天井から床まで全面ガラスなので、すごく開放的で景色も良いんです。ただ、窓際の席は暑い/寒いが激しくて、執務には適さないというデメリットも…。
そこでレイアウト変更をして、窓際に休憩スペースを持ってきました。電子レンジや給水器など必ずみんなが使うものを集約して、ここに社員が集まるように設計しなおしました。
大幅なレイアウト変更は難しかったので、一部にABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を取り入れて、業務の内容に合わせて働く場所を変えられるように集中スペースを窓際に設けました。

末木
なにかお手本はあったのですか？

田村
他社はどんな取り組みをしているのかを知りたかったので、オフィス家具を取り扱う企業等の社内見学会に参加したり、他社さんのオフィスを見学させてもらったりもしました。

末木
ショールームのようなものですか？

田村
いや、ショールームじゃなくて、オフィス家具の会社さんが実際に使用しているオフィスを見学させてもらえるツアーがあるんです。
今どきのオシャレなオフィスで素敵だというだけでなく、そこにはいろいろなアイデアがあって、とても刺激を受けたし勉強になりました。

末木
どんなアイデアですか？

田村
集中して作業したい人向けの個人スペースやみんなで集って会議するスペースなど、働き方に応じたスペースが用意されていました。
それを「好き放題使う」のではなく、利用時間が記録される仕組みなどがあり、自ずと利用者が自分のタイムマネジメントを意識するような設計になっていたのは興味深かったですね。
オフィス見学させてもらった会社も全社フリーアドレスで、フロア毎にテーマを設け、様々なタイプの机や椅子を置いたりと、いろいろ先進的な取り組みをされているなと感じました。
ところが、そちらの会社も、数年前までは、島型レイアウトにいわゆる事務机に事務椅子・・・といった旧来型のオフィスだったところを、ここ数年で抜本的に改革していると聞きました。
多くの企業がまさに今取り組みを行っているのだなと強く感じましたね。

※人気の窓側の集中スペース。

レイアウト変更の苦労と楽しさ

末木
実際にレイアウト変更をするにあたって、苦労した点を教えてください。

田村
限られたスペースにおける設計も苦労しましたが、意外と大変だったのは、不要になった什器の廃棄や新しいロッカーの搬入等ですかね。
廃棄物の回収業者さんが来るまでに、袖机の荷物をロッカーにしまってください。と社員のみんなにお願いしたり。。

末木
社内調整って地味に骨の折れる作業だったりしますよね。
今回、実際に机や椅子を運ぶ作業は社員だけで行ったのですよね？

田村
はい。レイアウト変更前日までに、管理部門である程度の片づけはしておいて、男手の確保のために協力要請はしていたのですが、机と椅子の移動は、当日近くにいた女性社員も含めて10数名が快く手伝ってくれました。
みんな文句も言わずに積極的に協力してくれて、とてもありがたかったですね。

末木
みんなでわいわい、友達の引っ越しを手伝うような感覚で、楽しい雰囲気でしたよね。

※新しいレイアウト初日。荻原社長席。外の景色が窓枠にはまっていて現代アート作品の様に見える。

田村
みんなが手伝ってくれたことで、まるで会社行事のような感覚で出来たと思います。
私自身、始めは正直なところ不安も無きにしも非ずでしたが、途中からプラス方向に気持ちが向いて楽しくなりました。

末木
レイアウト変更後の社員のみんなの反応はどうですか？

田村
課題もありますが、概ね好評だと思います。
同じオフィスでもレイアウトが違うだけで新鮮さがあって、ますます活気あふれる職場になっていると感じます。

※窓際の休憩スペース横には、立ちミーティングスペースもあります。部門毎の朝礼等、クイックに集まって話したい時に活用されています。

コロナ禍の現在と今後の課題

末木
ピースマインドは、政府の緊急事態宣言より随分早く、在宅推奨や時差出勤を導入しましたよね。
何が正しい情報なのか？これからどうなってしまうのか？不安な気持ちがどうしても沸きやすい状況の中で、会社がいち早く方針を固めて発信してくれた事は、社員の安心に繋がったと思います。

田村
当社は恵まれていたと思います。
業態がテレワークと親和性が高かったこともあると思いますが、VPNやクラウド電話システムが早い段階で導入されていたことに加え、電話会議やオンライン会議システムも導入済みでしたので、在宅勤務に移行できる土壌がすでに出来上がっていたことが大きいです。
さらに、昨年からのサテライトオフィスの活用を試験的に実施していたことも移行への心理的ハードルを下げる大きな要因だったのではないかと考えています。

末木
全社員がスムーズに在宅勤務に移行できたのは、SlackやZoomといったオンラインのコミュニケーションツールを日常的に使っていた事が大きかったと感じます。

田村
確かにそうですね。「働き方改革事例集」でも紹介しましたが、SlackやZoomを活用することで、円滑なコミュニケーションが実現できていると思います。

『働き方改革情報サイト：働き方改革事例集』引用
『SlackとZoomを活用し、円滑なコミュニケーションを実現』
ーICTツールの導入はされましたか？
荻原社長　昨年秋にSlackとZoomを全社導入しました。これで場所を問わず、オープンでスピード感のあるコミュニケーションができる下地が整いました。
ー導入にあたって抵抗感やハードルはありませんでしたか？
原田氏　確かにそこは懸念点ではありましたが、みんなスムーズに使いこなしている印象ですね。
末木氏　新しいツールを導入する時、抵抗感がある人はゼロではないと思います。特にITツールならば尚更。でも、得意な人が率先して楽しんで使っていったり、便利な機能を拡散したりしていくうちに、全社で自然となじんできたのかな、と思います。
ー当初の目的“オープンでスピーディなコミュニケーション”は実現されつつある？
末木氏　そうですね。Slackは全社に開かれたものなので、新プロジェクトが立ち上がった時などは、興味があればだれでもウォッチできるようになりました。それにオープンになって可視化されたおかげで「あの部署って何やってるんだろう？」と普段業務上の接点が少ない部署の社員同士の相互理解が深まって新たなコミュニケーションが生まれるようになったと思います。
ーSlackならいつでも会話できますから便利ですよね。Slack上での発言ルールなどありますか？
原田氏　ルールはシンプルに、業務に関することはオープンなパブリックチャンネルでチャットすること。プライベートチャンネルで１対１の会話を控えることだけ設けました。
末木氏　あとは、厳密なルールではないですが、スタンプを押して既読の意思表示をするようにしています。スタンプの種類は自由で、オリジナルスタンプを作ったりしてみんな楽しく工夫して運用しています。
原田氏　細かい話でいうと、「＠マークの後のメンションに“さん”付けする/しない？！」などと話題になったことはありましたが、それはしなくてよいです、と。(笑)

末木
ピースマインドの「働き方改革」について、今後の課題はありますか？

田村
オフィスのレイアウト変更と並行して、サテライトオフィスの利用拡大を計画しています。
本格的に実行に移そうと検討していたところ、新型コロナウィルス感染症対策で全社員在宅勤務に踏み切ったので、この状況が明けたら抜本的な改革を進めたいです。

末木
抜本的な改革！楽しみにしています。

「わたしたちのはたらくをよくする」

末木
ところで、田村さんにとっての「わたしたちのはたらくをよくする」とはどんなことですか？

田村
私が考える「わたしたちのはたらくをよくする」は、社員が将来も含めて安心して働いて行ける環境づくりです。
安心して働いて行くためには、会社が継続的に利益を確保してゆく必要があります。
「この会社の経営は大丈夫だろうか？」と社員が考えてしまうようでは到底安定した人材確保は期待できないでしょう。
そのためにも、安定した経営が不可欠であり、それを維持するためには生産性の向上も望まれます。
生産性向上のためには、働き方の多様性の実現や魅力のある職場づくりが必要なんだと考えています。

末木
ありがとうございました！

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コロナ禍の現在。
ザイマックス「働き方改革事例集」の取材対応はオンラインで行いました。
取材を受けた3/19時点、ピースマインドは全社員在宅勤務推奨・出社する場合は原則時差通勤でした。
予定していたカメラマンさんによる社内撮影はできない状況だったため、急遽、写真が趣味の田村部長がオフィスの撮影を担当し、当日オフィスに出社していたメンバーの協力を得て無事撮影することができました。
先のことが予測しにくい状況の中でも、社員のみんなが協力しながら柔軟に対応できるのは、社員ひとりひとりに「はたらくをよくする®」というビジョンが浸透している結果だと感じます。
オフィスに通勤する日はまだ少し先になりそうですが、みんなと顔を合わせて働ける日が待ち遠しいです。

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