SFA未導入営業マンの為の商談管理術 "Balls up" with Google Calendar

こんにちは営業マンの響です！現職で営業活動していてふと思いついたアイデアをシェアします。

こんな人におすすめです。
・部署で商談管理ツールを導入していないく、スケジュール管理と商談管理が煩雑になってしまっている営業マン。

大前提僕はSFAツールを使いたい派です。
ただ、現職ではSFAツールも未だ導入されておらず、今回はそんなSFAツールが導入されていない会社で同じ苦しむを味わう営業マンの助けに少しでもなれたらと、この方法をシェアしているという立場です。

むしろ、SFAツール導入代を削減したいと思っている管理職の方は読まないでください！！　
「お！この方法でいいじゃん」となって苦しむ営業マンが増えるのを防ぐ為です。

さて、具体的な方法ですが、今回はGoogle Calenderを使用します。
現在SFAツールを使用していない皆さんの多くは以下のようにスプレッドシートで商談管理されている方が多いかと思います。

この管理方法の面倒な点はそれぞれのフォーマットにより異なると思いますが、割と共通してあるあるなのは以下だと思います。

・商談履歴が重なるにつれて縦長になり(1行が分厚くなり)全体が見づらくなる。なおかつ失注の際に見づらいのを理由に行ごと消してしまって商談履歴がゼロになる。
・次のアクションにいつ何をやるかを書いてはいるが埋もれてしまって忘れてしまう。
・共有用のスプレッドシートとは別に自分で商談管理をしているリストがある場合は2重入力が手間(自分の管理したい情報のフォーマットとチームで共有する時のフォーマットが違う場合に起こることかと思います)

さて、ここでGoogle Calenderをどう使用するかと言うと、、

やり方はシンプルで、カレンダーの予定を1つの商談ケース(上記スプレッドシートでいう1行)として扱うのです。

予定の詳細欄に実際に行動履歴を書いてしまいます。(以下参照)
私は箇条書きを使って順番が分かりやすいようにし、日付、行動履歴を記入してゆくやり方で運用しています。

さて、ここまでだと、別にスプレッドシートでやってることをGoogle Calender に書いているだけですよね？

便利なのはここからです！
次に何をするか言うと、上記の商談の日、5/24にテレアポに失敗し終えた時点で1週間後にかけ直すと決めた場合、カレンダーで予定の日付を変更し5/31にこの予定を持ってきてその場で保存してしまうのです！

この予定変更の際に1週間後に移動させるのか1ヶ月後に飛ばすのかはそのリードが熱いのか、他のタスク等との兼ね合いでご自身で調整してください。

とにかく未来に時間の枠を抑えて予定を入れておけば、一旦忘れても大丈夫ですし、嫌でもこのケースに対してアクションを起こさなければならない日が来ます。(笑)
この運用には以下3つの利点があると思います。

・リードに対してその場で次のアクションを決めざるを得ない
→「このリードに対して次はいつ、何しようかな」と無駄に考える時間が圧倒的に減ります

・商談管理と同時にスケジュール管理が行える
→次のアクションのタイミングがその場で決まりカレンダーに入力される為、アクションに必要な時間枠も抑えられる。(商談等相手ありきの予定以外の場合はアクションの為に自分とアポイントを取る感覚です。どんなアクションを取るかによって時間の幅も調節できます。カレンダーなので。)
・前に飛ばしてればリードが永遠に埋もれない
→理由にもよりますが明確に断られて失注した場合は半年後とかに飛ばして再アプローチすればいいです。

イメージで言うとジャグリングをしている際にしょっちゅう触りたいボールは低めに投げ上げて、それ以外のボールは落とすくらいなら、かなり高くに投げ上げてしばらく触らなくて済むようにするイメージです。

さて、ここからさらにこの運用の便利な点を3つ紹介していきます。

まず、お客様側も役職者が出てくるなどしてこちらも上司に同行をお願いする事になった時、以下の方法でスムーズに情報共有できます。

図中1.商談ケースにそのまま上司を招待
→そのまま上司のカレンダーの予定を抑えられて便利です。

図中2.先方に見せて、上申に使用されているファイルをここにUP
→これは自身からしてもケース毎に使用したドキュメントの管理がしやすいです。

※実際には初見の部長にも伝わりやすいように行動・商談履歴はもっと細かく書きます。

上記2つを行うメリットは一つのケースのみに関して言えばの話ですが、なんと言っても、管理の場がそのまま共有の場になることです。
(確度がどのくらいのリードを何件持っていると言う全体感の共有は別途必要ですが。。。。)

また、以下の使い方もできます。
図中3.予定のステータスを変えることにより特定の時間帯をブロック
→商談以外でも取るアクションによっては開始時刻が決まっている/いないがありますから、社内の他の人に打ち合わせを入れられても問題ないか否かはこの方法で表現できます。

以上長くなりましたがいかがでしたしょうか。
Google Calendarを使った商談管理術でした！
短期的にでも誰かの助けになれば幸いです。
それにしても早くSFAツール導入してほしい。。。(切実)