趣味の定期イベント(会)をやろう④「トラブルを避ける」

今回も「趣味のイベントを開く際に重要だと思うポイント」を書いていく。以前の記事と被る部分もあるけども、そこは気にしないでほしい。

なお、ここでいうイベントは「知り合いを人を集めて少人数で遊ぶ」から「入念に企画し、大々的に広報して人を集める」まで、幅広い意味でつかっている。またビジネス的なイベントは除外する。

この記事は「トラブルを避ける」をテーマに話をしていく。

３つの記事にわたって、「趣味のイベントを開く際に重要だと思うポイント」を書いてきた。3つの記事の内容を意識することで、定期的なイベントを長く続けることはできると思う。

ただ、イベントを続けていくと、様々なトラブルがでてくる。トラブルとしては、「目的に合わない参加者」「イベント内容に対する意見」「主催者の内輪もめ」の３つが大きく上げられる。

目的に合わない参加者

「イベントの目的に合わない参加者」が来てしまうことは、避けられないことだ。イベント概要に目的を詳細に書いても・伝えても、そもそも読んでいなかったり、目的を勘違いしてたりして、参加してしまう人は出てくる。

また、「いい人だな」思って呼んでみた人が、回を重ねて接してみると「ヤバいやつだった」という場合もある。

彼らはイベントの目的とは外れた遊び方をする場合がある。また、他の参加者に不快な思いをさせる場合もある。
イベントの参加者が楽しむことは重要だ。だが、他の人が楽しめずその人だけが楽しむ形になるならば、主催者は見過ごさないほうが良い。

主催者はそういった人にきちんと「注意」をするべきだと思う。ここで大事なのは、主催者が明確にはっきり伝えることだ。イベントの常連では「なんでお前が言うの？」と逆にトラブルの原因になりかねない。

また、場合によっては「出禁」にすることも考えたほうがいい。
ありがたい話だが、自分のイベントでは出禁のカードを切るほどの参加者は来なかった。ただ、別のイベントに参加した時「出禁にしたほうがいいのでは」と思う人に会ったことはある。
実際に使うかは別として、「最悪、出禁にする」ということは明言するか、明言しないでも自分の中の選択肢として確保しておいた方がいいと思う。

人に注意をしたり、怒ったりすることはパワーがいるので、できれば避けたい。ただ注意をしないままにすると、主催者・通常の参加者ともに１００％楽しめなくなってしまう。イベントの質が下がり、参加者は離れていくだろう。イベントの目的に合うように、参加者に「ズバッと言う」ことは重要だ。

イベント内容に対する意見

イベントを続けていくと、イベントへの意見を聞く機会がある。場合によってはアンケートを取り、積極的に意見を集めることもあるだろう。
そうやって得ることができる意見は貴重である。ぜひ、いい意見は取り入れていった方がいい。

ただし、すべての意見を取り入れる形にすると、トラブルのもとになる。すべてを取り入れるのは、一見、全員の希望を聞いている素晴らしい事に思える。しかし、相反する意見を取り入れてしまい、全員の希望を聞いていない状態になりかねない。

すべての意見を取り入れるのではなく、取捨選択をする必要がある。人の意見は重要だが、それに流されすぎてしまうと、イベントの根本が崩れてしまうこともある。もともとあったイベントの目的をがずれ、従来の参加者は離れていく事は容易にあり得る。

逆に、意見を聞かなすぎるのも問題である。イベントの目的を考慮した、改善案となる意見の可能性もある。客観的に聞いて、いい意見だと思ったら積極的に生かす柔軟さも持っていたい。

また、当然であるが、意見を取り入れるかどうかはイベントの主催者に決定権がある。やりたいようにやるから、主催者のイベントである。他の人の言いなりならば、わざわざイベントを開く必要はない。

自分の思い通りにイベントをコントロールしたい参加者がいるのであれば、その人自身がイベントを主催すればよいだけだ。主催者が納得できない意見まで取り入れる必要はない。

まずはどんな意見でも聞く。良い意見なら取り入れるし、そうでない・自己都合な意見ならば、「その意見はありがたいですが、このイベントの目的がずれるので」と「ズバッと言う」べきだ。

主催者の内輪もめ

また、大きなイベントだとあり得るかもしれないが、主催者が複数人いる場合もある。この主催者同士でのもめ事はかなり面倒だ。イベント開催前ならともかく、イベント中のもめ事はイベント参加者にも大きく影響してしまい、その後の参加者がぐっと減ることにつながる。

内輪もめを避けるため、主催者が複数人いる場合は、最終決定権を持つ人を1人決めておくべきだ。

最終決定権を複数人が持っていると、意見が割れたときに収拾がつかない。トラブルのもとになる。だから、発足時に最終決定権を持つ人を一人決めておく必要があると個人的には思う。
また、イベントの目的についても、発足時にしっかり話し合っておくべきだ。目的を共有できていれば、意見が割れても議論の終着点がずれることはない。主催者全体で大きな食い違いは起こらないはずだ。

なお、普段は積極的に話をし、全員で悩んで色々決めていった方がいいと思う。あくまで最終決定権を持つ人を決めておくだけだ。主催者が複数人のメリットは、いろんな意見を組み合わせてよりよいものにできることなのだから。

以上が、イベントでトラブルになりそうなこととその回避方法である。
主催者が参加者に「ズバッと言う」事、主催者が複数人いる場合は最終決定権を持つ人を決めておく事、この２つを意識しておけば、大きなトラブルは避けられると思う。

次回は、自分がなぜ３つのボードゲーム会を主催したかについて、細かく書いていこうと思う。結構身を削った内容にするつもりなので、読んでもらえたらうれしい。