「人材循環型社会」を支えるoverflowの Smart HR 活用方法
アマタケのサラダチキンにハマっている、overflow人事の山口です。
前回に引き続き、4通目のEXだよりをお届けします。
今回は、「人材循環型社会」を支える仕組みについてお届けします。
弊社では5月中旬から7月にかけて、Smart HRを起点にコーポレート側の仕組みをアップデートしました。
overflowのSmartHR導入状況
・無料版の範囲で正社員のみの限定的な内容で利用
・5月中旬から、導入準備スタート
・6月に、社内の全メンバーに対してアカウントを発行
・7月以降、HRのみならずコーポーレートすべての情報を、Smart HR起点にフロー変更
SmartHRを無料版で限定的な利用をしていたときは、社内名簿や貸与物の管理、契約情報、請求情報すべて別のツールを利用していました。
雇用形態に縛られない経営をしているoverflowにとって、ツールがそれぞれに別れていることでの管理コストが高いことは大きな課題でした。
そこで、正社員だけではなく、業務委託を含めたすべてのメンバーにアカウントを発行して、Smart HRで一元管理することに。
2ヶ月間、HRとバックオフィスでSmart HRでの一元管理をするためのフロー構築に本気で取り組み、ある程度運用にのってきました。
※今回ご紹介するフローは、弊社のFlexible（業務委託契約）が多いという背景をもとに記載しておりますので、主に業務委託契約の業務フローです。
業務委託契約以外の場合は、今回のフローをベースにもう少しHR(労務)側の業務が増えるイメージです。
どんな人向けのnoteか
・人数が急増しているスタートアップ・ベンチャーでコーポレートの情報基盤を作ろうと思っている方
・採用決定後の入社対応をしている人事の方
・SmartHRの導入をしていて、さらに活用したいと思っている方
弊社のSmart HRを起点としたフローは、ごく一例ではありますが、何かの参考になれば幸いです。
まずはじめに、「人材循環型社会」ってなに？
「人材循環型社会」と聞いても、言葉の意味がピンとこない人がほとんどでしょう。人材循環型社会とは、弊社が目指している世界観で「いつでも（Anytime）どこでも（Anywhere）、誰とでも（Anyone）働ける社会」のことです。
詳しくは以下のnoteを見ていただけると、より理解が深まると思います。
上記の人材循環型社会の実現を目指し、OffersというHRプロダクトを提供しているわけですが、社内でもその理想を実現するために日々改善を行っています。
人材循環型社会を、MAKE SYSTEM（仕組み化）で可能にする
いつでも・どこでも・誰とでも働けるを可能にする大変さ
ベンチャーやスタートアップに所属するメンバーは日々激動の毎日を送っており、事業の状況によっては急な増員が必要なこともあることでしょう。働いてほしいと思ったとき、すぐに採用し業務をしてもらう環境があることで、事業の成長スピードも大きく変わっていくと思います。
このように、採用する側・働く側からすると理想的とも思える、人材循環型社会……。
しかし、会社には入退社にあたって裏で各種手続きをしている担当者もいます。契約書の準備、各種ツールのアカウント発行、権限付与、情報の管理、オンボーディングなど、本当にたくさんの対応が必要です。
私も昨年の秋まではセールスでしたが、これらの大変さはコーポレート側の業務が見えるようになって初めてわかりました。
MAKE SYSTEMで会社全体を強くする
しかし、大変だからといって会社の理想とする「いつでも、どこでも、誰とでも」働けるという思想を会社の中の人間が体現するためへの努力を怠るのはおかしなことです。
少しでもコーポレート側の業務負担を減らし、採用〜業務スタートするまで最短で行えるフローを考えていきました。
このように細部の設計にこだわり、作り込みをしていくのが、MAKE SYSTEMをバリューに持つoverflowらしいところだな、と改めて弊社らしさを実感するところでもあります。
今回のSmart HRを起点としたフローの構築も、弊社の強みが光るアップデートでした。
全体感
使っているツールは、主に以下3つのツールです。
・採用管理：Talentio
・従業員リスト：Smart HR（文書配付機能をオプションで利用中）
・コミュニケーションツール：Slack
入社後の情報はすべてSmart HRを起点に運用されています。
そのため、「Smart HRの情報が常に最新であるためには？」が導入時によく議論された内容でした。入社時にも、いかに素早く必要な情報をSmart HRに登録してもらうかが肝となります。
①採用が決まったらTalentioからSmart HRの連携をする
弊社は採用管理ツールとしてTalentioを利用しています。TalentioとSmart HR は連携ができるので、設定しておくだけでSmart HRへの登録作業はボタン1つで完了です。
ここからSmart HRの個人ページに飛ぶことも可能です。
登録できる情報はやや限定的ではありますが、
すでにTalentioにある情報なのに、手動で入れなければならないのが二重管になって辛い
採用したのにSmart HRに登録していない＝業務開始に向けたすべてのフローが始まっていない
という2点に対して、とても役立つ連携機能です。
②Smart HRから招待を送付する
TalentioからSmart HRにベーシックな情報が入った後、改めて招待フォームの提出をお願いしなければなりません。管理者側が登録しただけでは本登録されたことにならず、内定者のフォーム提出をもって本登録となります。
この招待フォームにて、契約書に必要な住所の取得などを行います。
通常は、Talentioで連携した後、Smart HRにログインし招待フォームを送信すると思います。しかし、ここでもフローを短縮＆簡略化。
TalentioからSmart HRへの登録を検知し、Slackから招待の送付ができます。
契約形態によって取得したい情報が変わるため招待フォームを分けていることから、それぞれボタンが分かれています。
③Smart HRの文書配付機能で契約書を送付
②で送った招待フォームが提出されたらSlackに通知が来るので、ここから契約書の準備を行います。
契約書はSmart HRの文書配付機能からテンプレートを作成することもできますが、業務内容によって編集する箇所が多いので、PDFを手元で作成しています。
これはもともとあったOpsを利用しており、以下の記事に『最短10秒』でできるという最強のフローが紹介されているので、ぜひ参考にしてください。
④契約が締結できたらアドレスを発行して仕事開始
契約書の締結もSmart HR上で行っているので、ここで締結が完了されたらお仕事がスタートです！上記のフローによって、最短即日業務開始ができるようになりました。
業務開始後のオンボーディングについては、以下のnoteに詳しく紹介されています。
社内の協力があってできること
これらのフロー構築は、もちろん私だけでできることではありません。弊社にはエンジニアのような自動化ができる担当者や、バックオフィス業務全般に詳しい担当者がいることで、たくさん相談しながら上記のフローをようやく作ることができました。（ちなみに、どちらもFlexibleメンバーです！）
自動化が得意な担当者のnoteもあるので、ぜひご覧ください。
Smart HRにまつわる自動化は他にもたくさん実装を行ったので、また機会があればぜひnoteでもご紹介したいです。
今月のEXだよりはここまで！また来月もお楽しみに。
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