overflowのオンボーディング紹介
いつでも、どこでも、誰とでも働ける社会。
overflowでは、そんな「人材循環型社会」の実現を目指し、自らの組織でも、フレキシブル経営や複業転職、フルリモート環境など、常に新しい働き方に挑戦しています。
雇用形態にかかわらずプロフェッショナルなメンバーが集うoverflowでは、多い月には、15名以上のメンバーがジョインすることも。
一方で実は、overflowのオンボーディングの仕組みを作っているEmployee Experience（以下、EX）のフルコミットメンバーはたった1人。
本記事では、EXメンバー1名で、どのように多種多様なたくさんのメンバーの受け入れを実現しているのか、overflowのオンボーディング制度の秘密をご紹介します！
4分の3が業務委託メンバーで構成されるoverflow組織
まずは簡単に、overflowの組織について、ご紹介させてください。
overflowでは、雇用形態ではなく、コミットレベルでメンバーをラベリングしています。週5日の稼働で、フルコミットしているFullメンバーは36名、週2〜3日で稼働しているFlexibleメンバーが80名、週1日以下で稼働するPartnerメンバーは21名。時間や場所にとらわれず、多様なメンバーが集っているのが、overflow組織最大の特徴です。
レギュレーションと情報更新性
多種多様なメンバーが集うoverflowでまず重要になるのは、ルールをしっかりと定めておくこと。
例えば、SlackやNotionなどのコミュニケーションツールは、各社でルールが異なります。そのため、overflowでの使い方やルールを明確にして伝えておくことで、フルリモートの環境でも、メンバー同士のスムーズなコミュニケーションが可能になります。例えば、overflowではできる限りDMを使わずオープンチャンネルで会話することが推奨されます。こういった情報もルールとして示すことで、戸惑うことなく組織に馴染んでいけると考えます。
また、情報の管理や更新性も重要です。
overflowでは、FullかFlexibleかというコミットスタイルに関わらず、基本的にはほぼ全ての情報が、全てのメンバーにオープンになっています。その一方で、最新の正しい情報を、素早く手に入れられる状態にするために、EXチームが情報をしっかりと管理し、更新し続ける必要があります。
overflowでは主に、フロー情報はSlack、ストック情報はNotionを活用しています。例えば、Slackでは、新しいプロジェクトが立ち上がったり、メンバーの異動があったりした際には、チャンネル管理が必要です。Notionでも、いつの間にか新しいセクションができ出来ていたり、古い情報がいつまでもページに残っていたりすることがないよう、定期的に見回りをする必要があります。
こういった情報をきちんと管理し、常に最新の状態にアップデートしておくことで、メンバーが情報を探す時間や情報の正しさを審議する時間を減らすことができ、生産性の向上に繋げています。
正社員、業務委託に差をつけない一元管理
様々なコミットメントスタイルのメンバーが集うoverflowですが、コミットメントスタイルに関わらず、全てのメンバーの情報を一元管理しています。
具体的には、業務委託の方々にも、SmartHRのアカウントを1人1つ付与して、人事データの情報を管理しています。
この理由としては、大きく2つ。1つは、管理、運用コストを下げるため。そして2つ目は、正社員と業務委託では、コミットスタイルが異なるだけで、業務を実施する上では、全てのメンバーがoverflowの一員であり、差はないと考えているからです。コミットスタイルに関わらず、誰にどの業務を頼んだらいいかという情報を集めておくために、人事データは一元管理しています。
即日開始！業務委託契約の自動化プロセス
多い月には、15名ほどの業務委託メンバーがジョインすることもあるoverflow。業務委託契約を結んだその日から、稼働を開始するケースも。そんな即日稼働を可能にするために、入社に必要な事務手続きは、基本的に全て自動化しています。
具体的には、現在使用しているATS、TalentioとSlack、SmartHRを、APIなどで繋ぐことで、画面に表示されるボタンを押していくだけで、入社に必要な手続きを進めていけるようにしています。
例えば、業務委託でジョインしていただくことが決まったら、Talentio上でその方のステータスを「選考中」から「入社」に変更する。そうすると、自動でSlackに繋がり、その方への招待が送られ、必要な情報が提示される。そのまま画面の案内に従って手続きを進めていくと、その方の情報がSmartHRにも登録されて、各種アカウントやツールへのアクセスが可能になる。
この一連の流れが、自動で行われるように設定しているので、業務委託契約を締結して、即日から稼働するということも可能になっています。
※SmartHRとの具体的な連携方法についてはこちら👇
ロケットスタートを可能にするオンボーディング
実際に入社していただいた後は、すぐに最大限のパフォーマンスを発揮できるように、主に2つの施策を実行しています。
まずは、学ぶ、知るというインプットの部分。
新入社員と既存社員の間で、情報格差が生まれないように、オンボーディングキットを作成しています。これを見ることで、overflowで仕事をする際に必要な全ての情報を知ることができます。
具体的には、会社のミッション、バリュー、ビジネスモデルや事業内容の理解を深めるための情報、過去に行った事業戦略に関する動画や、推薦図書なども載せています。
そして2つ目は、アウトプットの部分。
インプットだけでは、なかなか実際の業務として使える知識にはならないので、オンボーディングワークを用意しています。オンボーディングキットで得られた知識を使って、様々な課題に取り組んでいただくことで、実際に使える知識を習得してもらうことが狙いです。
メンバーからの声
以上のようなオンボーディング施策は、新たにジョインしていただいたメンバーや、新入社員を受け入れる側の既存社員からも非常に好評です。
「過去のオンボーディングの受けた会社の中で一番情報がまとまっていた！」
「業務委託から正社員にステータスが変わった際に、インプットしなきゃいけない情報を速やかにインプットできて、且つそれをアウトプットすることで言語化するいい機会になりました。」
「オンボーディングキットを作ってもらえたことで、新たにジョインしてくださったメンバーが、何をどこまで理解してくれているのかを把握しやすくなったので、コミュニケーションを取りやすくなった。」
「オンボーディングキットがあることで、どんなインプットがされていて、だからこのアウトプットになっているんだなっていうことを確認しやすくなった。」
終わりに
多種多様なメンバーが集うoverflow。多様な組織だからこそ、今後もオンボーディング制度を改善、進化させていきます。今回の記事を通して、少しでも皆さんの参考にしていただけることがあれば、幸いです！
また、プロダクトマネージャーの矢野さんのnoteが先日公開されました。オンボーディングを体験して感じたこと、オンボーディングする側として工夫していることがまとめられています。ぜひ、併せてご覧ください！
＜採用情報＞
overflowでは毎月多くの方にジョインいただいておりますが、まだまだ全方位で採用強化中です！複業からのジョインも大歓迎の環境ですので、まずはお気軽にご連絡ください！
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