ビジネスマナー《電話篇》

2022年7月29日 16:19

電話をかける際・受ける際は必ずメモ帳と筆記用具を準備しましょう！

＊電話をかけるとき

事前準備

電話をする前に準備することは３つです。
・要件をまとめる
→伝えたいこと・聞きたいことを端的に話せるようにしておく
・環境をチェックする
→できるだけ屋内の静かな場所で電話をする
・担当者の名前をチェックする
→担当の方（人事・面接官）の名前が分かる場合はスムーズに伝えられるようにしましょう。

時間帯

電話をかける際は、業務時間外や忙しいと思われる時間帯は避けましょう。
【避けるべき時間帯】注意度‥★
就業時間後　　★★★★★
昼休み　　　　★★★★★
始業後１時間　★★★★☆
終業前１時間　★★★★☆

名乗り方

まず「大学名」と「名前」を伝える。
→その後要件を伝える
※「もしもし」はビジネスでは使わない

電話を切るとき

電話を切るときは相手が切り終わるまで、こちらから切らないようにしましょう。
話し終わった途端に電話を切ってしまうのは印象がよくありません。
※なかなか相手が電話を切らない場合は、こちらからそっと電話を切りましょう。

テンプレート

＊電話を受けるとき

準備

・できるだけ静かな場所に移動する
→かける時とは違い環境を整えることが出来ないので、できるだけ静かな場所に移動し電話にでるようにしましょう。
・メモを用意する
→電話で伝えられたことを忘れないように必ずメモを取りましょう。

電話の出方

・「名前」を伝える
→「もしもし」ではなく、すぐに名乗れるようにしましょう。
・３コール以内に出る
→３コール以内に出られなかった場合は「お待たせして申し訳ございません」と一言添えると印象が良いです。

電話を切るとき

テンプレート

＊折り返し電話

・可能な限り早めに折り返しをする
→時間帯にもよりますが可能な限り早く電話をするようにしましょう。
・ひとことお詫びをする
→折り返しの電話と伝えた上で、「先程は電話に出ることが出来ず申し訳ございませんでした。」と伝える。