記憶は頼りにならないってわかってるけど、じゃあどうすればいいか

記録しましょう。脳みそではなく外部データに。

先日、令和5年度入学の保護者を対象とした説明会がありました。

こういう年1の行事は記録がとても大事です。

今回の説明会、段取りを確認しようとしたらこれまでの記録が残されていませんでした。

用意する書類などは職員会議資料として残されていましたが、受付から始まって説明会をどう進めるのか、段取りを記録したものがありません。

私の勤める小学校の場合、新入学説明会で通学班編成を行ったりもするので、受付は出欠確認だけでなくごちゃごちゃとやることがたくさんあります。

説明会が始まったら受付の形から班編成の形に机などを移動させて〜といったこともやる必要があります。

加えて、在校生が授業を行っている間にやるので、担任を受け持っていない職員のみでどうにかする必要があります。

私は今年度中学校から小学校へ異動してきたので、この行事がいかなるものか、全く把握していませんでした。

記録が無かったので、記録するほどのものではないのかと思っていました。

しかしいざ前日に打ち合わせをしてみると、そうではないようなのです。

記録が無いので、段取りを一から細かく確認し直す必要がありました。

綿密に打ち合わせをしておかないと、その場で混乱が起きて時間通りに進まなかったり、後から連絡を取り直したり、余計な手間がかかることになります。

こんなに段取りが複雑なのになんで記録が無いんだ！と私はびっくりしました。

意外と多いんですよね。こんなに大変だったのに、来年も忘れないようにしましょう、とか、覚えてたらやろう、とか、記憶に任せてしまうこと。

記憶は頼りになりません。

忘れたくないことは、自分の脳みそではなく外部データに保存しておく必要があります。

今回私は説明会終了後すぐさま、細か〜い記録を作って学校の共有フォルダに保存しました。

流れの記録のほかにも、「学童に行くけど週1とか下校班で帰ることもある場合は〜することにした」とか、悩んだり、決めるのに時間がかかったりした部分は記録必須です。

「班編成の記入に使うのでボールペンを多めに持っていったほうがいい」とか一見どうでも良さそうなことも、記録が有ると事務室と体育館の往復回数が1回減ります。

記録には理由も入れるようにしています。「こう決めた」とか「これはこうした方がいい」ということが記録してあっても、なんでそうしたんだっけ？とわからなくなる場合があるからです。

行事はこのコロナ禍で例年と違うやり方をしているものが多いです。でもベースがあると無いでは大違い。

記憶は頼りになりません。

私は自分の記憶が全く頼りにならないことを知っています。

だから、例えば職員室にいる時に「事務室に戻ったらやるべき事」が発生した場合、職員室から事務室に戻る間に忘れてしまうので、その短い距離短い時間であってもメモをします。

廊下で誰かに話しかけられて他の用ができたり、事務室に戻ったら業者さんが待っていて対応したりしなければならないかもしれませんからね。

記憶をあてにするのはやめましょう。

前に書いたじむしつだよりトイレ編。

それでは。