通知表のハンコ問題から業務効率化を考える

個人事業主・従業員5名以下のスモールビジネス専門コンサルタントの太田亮です。
ご覧いただき、ありがとうございます。

先日、私の子供たちが学校から通知表をもらってきました。
(前後期の2学期制のため、10月にもらいます)

家庭では通知表を見たら、親がコメントを書き、ハンコ(シャチハタで可)を押して新学期に持参します。
その際、家庭でハンコを押すのを忘れてしまったため、先生に受け取ってもらえずハンコを捺印してから再度持ってきてほしいとのこと。
シャチハタで捺印し、翌日持参させました。

こういうところにも、無駄な作業が生じています。
先生も通知表に捺印し、保護者のハンコの確認をし、捺印していなければ返し、再度持参させ…。

通知表に親がコメントを記載した時点で、読んだことの確認は取れているはずなのに、さらに捺印とは、何の意味があるのでしょうか?

こうした無駄な作業は、仕事・家事育児・勉強からボランティア活動に至るまで、さまざま生じています。

無駄な作業を洗い出し、改善する活動としてECRSという、改善の4原則をご紹介します。

4原則を行う順に英語の頭文字を並べたもので、「イクルス」や「イーシーアールエス」と読みます。

・無くす(Eliminate)

まずは「無くす」ことを検討します。
通知表のハンコの例は、これに該当します。
無駄な確認印、報告書、日報、議事録、会議、朝礼など。
不要な作業を無くせないか、無くしてもほぼ問題ないものは無くす方向で検討します。

・結合する(Combine)

「無くす」で無くさなかったAという作業とBという作業を一緒に行えないか検討します。
個人個人が行なっている作業を1人がまとめて行う。
買い物を都度行くのではなくルートを組んで半日で終わらす、など。

・交換する(Rearrange)

　作業の順序を交換、変更できないか。
　車でのルート配送を右回りから左回りにする(右折より左折の方が時間がかかりません)。
　夫と妻でそれぞれ得意な家事に役割を交換する。
　物の配置や導線を見直すなど。

・簡単にする(Simplify)

　「無くす」の所で無くさなかった作業を、よりシンプルにできないか検討します。
　お客様に記入してもらうアンケート項目を減らす。
　パワーポイントを凝りすぎない、など。

こうした改善の取り組みを日々重ねることで、より効率的に仕事や家事を行うことができます。

浮いた時間でお客様がより幸せになるような作業に集中したり、より多く家族との時間を過ごすことが可能になります。

また、無駄を発見する過程で、起業を検討している方にとってはビジネスチャンスを見つけることができるかもしれません。

今回の記事がみなさまのお役に立てれば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。