ダブルチェックを一人で行う方法

私は事務作業と確認作業が本当に苦手です。
どれくらいかというと、前職の営業では

・売上計上で一桁誤って申請をして支店の売上ずらす
・経費申請で何かしらの理由で必ず上長却下になる
・挙句に派遣社員の勤怠チェックのタスクなどは外される

と惨憺たる状況でした。
なんか"苦手"とかそう言った局面を超えて無理です。結構真面目に努力をするのが好きなタイプですが、ここまで成長しなかったスキルはこの"ミスしないスキル"がぶっちぎりのトップでございます。

勿論、"ミスしないなんちゃら"
みたいな本を沢山読み、社会人6年目を迎えた今ではようやっと減って来ましたが
やっぱり0にするのには本当に苦労してます。

そんな私が今回経理になるにあたり、
いよいよ人様の給与や会社経営など
存続を揺るがす可能性があるポジションにつきました。いよいよ0にしなければクビになるという危機感の渦中
"これはミス減ったわ"と思う２つの方法
をメモしておきます。

具体的な方法を記載はしましたが
"どうチェックするか"と同じくらい
いやそれ以上に"どんな環境でチェックするか"が大切だなぁと感じているので、環境づくりについても触れよう思います。

具体的な方法①全体数字が合ってるかをまず確認する

基本的にメンバーがいじる数字では
自分がいじった箇所＋その他メンバーがいじる箇所＝全体の帳票が多いと思います。
そしてだいたい全体数値は上長が持っていることがあるので、自分がいじっていない帳票と
自分がいじった帳票の数値にズレがないか
確認します。

ポイントは"入力した個々の数字のダブルチェックをする前に全体数字のすり合わせをすることです。
自分が入力した数値が間違えてるかも、、
というモチベーションで、幾つもの編集した数字をみると必ず"んーなんかそろそろ合ってそうだわ"みたいな気の緩みが出て来ます。

だから先に全体がずれていないかを確認することで、予め自分の危機感アラートを調整することができます。

具体的な方法②記載していた順序とは全く違う並び順に変えたり、読み方を変えて再度チェックをする

例えば給与を死ぬほど入力した後は
1の位→10万の位、と言った具合に
普通に記入する時と逆向きに読み、チェックします。普通によむより時間はかかりますが、マジでおすすめです。
特に一円もずれてはいけない数字を
沢山入力した場合は本当におすすめです！

そもそも作業中にミスをへらす方法

書き写すという作業を出来るだけしない(自動化)

新しいシステムを導入するには時間がかかるポジションにいる人は、まず手元の帳票などをexcelに落とし、すべてvlookup関数など、手入力以外で記入するようにします。
特に、同じ数が何度も使用される記入をする時(3,882円、3,828円、8,223円などが記入物に紛れ込んでる時)などは本当に凡ミスが起こりやすいです。
なので、そもそも手で入れることによるヒューマンエラーをなくすフローを組むことが大事です。

関数わかんないよー
という人も多いと思いますが
"別のシート　数字　拾う　関数"
みたいに適当にそれっぽい言葉を置いてググるだけで出てくるので、
countif関数くらいまで理屈がわかる人だったら覚えていなくともできましたよ！(私が証明です)

一つのタスクをシンプルにし、完遂するまで別のことしない

例えば、

1:勤怠カードから残業時間を手計算する
2:社員が提出してくれた残業時間と照合
3:今月利用した有給数をカードに記入
4:取得有給数値からカードに入力した日数を引く

というフローがa,b,cさんの3人分行う必要があるとします。
そしたらaさんの処理を1-4まで通しで行い、
終わったらbさん、、とすすむのではなく、

1の手順をa,b,cさん
2の手順をa,b,cさん
と手順ごとに区切って行う方が
脳のミスが減ります。同じタスクを繰り返すことで脳が手順を覚えるからです。

私は"タイムカード何回もペラペラめくるの面倒やな“と思って今までやってなかったのですが
ペラペラめくることで発生する疲労よりも
何回も別のタスクを行う方が終わった後の疲労感とミスが多かったです。

途中でタスクが入らない環境をつくる

タスク途中で手を止めないようにすることです。

具体的には、

・誰も声をかけてこないタイミングで作業に入る
・誰かが声かけできないよう別の部屋に移動する

などです。

例えば取引先から電話がかかってくるタイミングは避けて予定を組んだり
先んじて仲間に事情を説明し、その時間の電話は不在対応してもらう　など
とにかく邪魔が入らないようにすることで、結果的に自分の作業効率をあげ、チームに貢献しましょう。

ミスしないようにやるのはとても根気がいるし
疲れるし、ミスがなかったとしてもお祭り騒ぎにはならないのに取り立てられる時はミスした時ばかりで、世の中の数字合わせをしている皆さんには頭が上がりません。

"考えずに自動化出来ること"はマジで
マジで早く自動化したいと思います。

世の中の入力ミスで怒られて悲しい気持ちになった人のうち、一人の一回分だけでも救うことができたら今日は嬉しいです。

では！