サラリーマン必見【会議を円滑に進めるためのファシリテーション力とは①】
おはようございます。おこめさんです。
昨日の寝坊のことを奥さんに話したら、
「はじめてじゃない？」
と言われてハッとしました。
そうです。朝活を初めて昨日の寝坊がやっぱりはじめてだったようです。
ブログを更新し始めてからなので、３５５日続いていたことになります。
改めて頑張ってきたぼくに「えらい」と声をかけてあげたいです。
そして、今日からまた切り替えて、朝活を積み重ねていきます。
たまのミスは許容範囲。
そんなこともあるって思えるくらいの余裕はいつだって必要ですよね。
ということで、今日のテーマは会議の進め方についてです。
学校では教わらない「会議の進め方①」編です。
（このシリーズ久しぶりです）
おこめさん→１０年の公立中学校勤務を経て独立。公立学校を外側から支えるために、オンライン塾を設立・運営。子ども～大人までを対象としたライフビジョンコーチとしても活動。半年の育休を取得した２児のパパ。
参考
著者の思い
日本にはびこる無駄な会議の時間をなくしたい
それもそのはず、日本で行われる無駄会議は、生涯の中で約３万時間というほどです。（立場が上がれば会議への参加率もあがる）
その会議のほとんどが生産性もなく、ましてや参加する意味すらわからないようなものであふれているといいます。
この会議をなんとかすることが、日本の立て直しにつながる
そんな思いでこの本を書かれました。
最後のあとがきでは、「これだけのノウハウを公開していいのか」と同業者に言われることもあったが、それでもこの本を通して変わってくれることが自分がもっともしたいこと ということが書かれていました。
物語調で わかりやすく 現場ベースで書かれた一冊です。
解説に入る前ですが、まだ読まれていない方は是非一度読んでみてください。
会議変革のステップ１ 確認する
とはいえ、この本を読んだ人が一人で組織の会議を変えていくことはなかなかハードルが高そうです。
この本では、そういった方でもできる形で難易度の優しい順に方法を解説していってくれています。（この本の主人公は入社間もない若い女性社員です）
それでいくと、はじめのステップは
確認する
でした。
多くの会議では、ある課題について話を進めているはずなのに、別の課題が見つかり、そっちに向かって話が進んだり
そもそも会議後に誰が何をいつまでにやればいいのか
そういったことも明確になっていないまま終わることも多いです。
また、それが決まったと思っていても、実際に聞き取ってみると、人によって捉え方が違っていたり（自分の分担だと思っていなかった・・など）があります。
それを防ぐためにも、大事な一手は
確認する
という手法です。
これは会議の最後に
その日の会議で決まったことややるべきことを確認するということで
参加者全員の認識を合わせることができる
決まったこと、やるべきことが抜けもれなく確認できる
やるべきことの担当者、期限が明確になる
などの効果があります。
これなら、立場に関係なく実行することができます。
新人なら「あのー、すいません。今日の会議で結局何が決まったのでしょうか。。わからないので教えていただけませんか？」といった具合です。
それでも５０人単位などの、大規模な会議であればそれもなかなか難しいかもしれません。
そんなときはまわりを巻き込んでいくのが大切です。
一度、会議後に何人かの先輩にこういった質問をかけていって、認識の差があることを明らかにしていく
そうしていくと、会議の最後に確認していおく重要性がその先輩にも伝わっていき、実際に会議で確認するステップを踏む手助けになってくれます。
そうして全体の場で確認できたことはできれば議事録として簡単にまとめて、参加者全員（欠席者）にメールなどで送っておくとさらに効果が高くなります。
ステップ２ 終了条件を明確に
次に終了条件です。
そもそも多くの会議では、どのような状態になったら会議が終わるのか、明確になっていません。
そのゴールが共通認識できていないまま話し合いを進めるので、いろいろな脱線が起こってしまうし、時間が伸びてしまいます。（なんだったら、時間が終了条件みたいな会議も多い）
そこで、まずはこの会議はどうなったら終わりなのかを全体で共通理解しておくことが大切です。
ここもできるだけ具体的な形で文章になっている必要があります。
「商品説明をする」などのような曖昧な形だと、ないのとほとんど等しいです。
「商品説明をして、営業課長が新商品の概要を部下に説明できる状態」のように誰もがイメージしやすい状態まで詰めておく必要があります。
そのために新人がかけられる声は
「こうなると会議終了って考えていいんでしたっけ？すいません、ちょっと理解が追いついてなくて」のように会議を仕切る人のプライドを傷つけないような細かな配慮が必要です。
まずはここまで
ということで、今日は誰でも簡単にできる会議の進め方っていう形でまとめてみました。
明日以降は、もう少し踏み込んだ内容（書くファシリ、仕切るファシリなど）について触れていきます。
新人でも ということですが、すでに仕切る権限をお持ちの方は、細かな配慮とか関係なく、バシバシ会議を変えていってもらいたいなと思います。
（学校の働き方改革の一つはこの会議の進め方にある、とも感じました）
今日もここまで読んでくださってありがとうございまいました。
ブログ こめたか
オンライン塾 おはこや（学校では教わらないこと 哲学対話 学習計画立案サポート）
コーチング（習慣化サポート、問題解決支援、進路指導など）
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