オンライン展示会の業者の選び方

業者選びって大変ですよね。

4～5社程度をピックアップして、一つに付き1時間程度の説明を聞く。。考えただけでもシンドイですが、早く正解にたどり着く方法を考えていきたいものです。

まず、業者を探す前に、ある程度でも良いので自社で開催した場合、目的（やりたいこと）と目標（達成したいこと）を考えておきましょう。

あと、予算としてはどれくらいなら使えそうかも想定しておくと良いですね。それでは早速、業者の選び方についてお話していきたいとおもいます。

業者はどうやって探す？！

どんな業種にお願いするべきなのでしょうか。

一般的には、検索で探しますよね。検索キーワードとしては、「オンラインイベント」、他に「オンライン展示会」「バーチャルイベント」「バーチャル展示会」だと、多数の候補が挙がってきます。

検索結果として、最も多いのが専門のプラットフォーム会社か、WEB制作会社、またはランキングサイトです。ランキングサイトは、お金を払って1位に見えるようにするなどがありますので、あまり信用はできません。

オンライン展示会のシステムを開発しているプラットフォーム会社は、専門的な知識も豊富なため、多くの企業がこちらを選択しているようです。あとは、サイトに書いてある概要が、やりたいことと大きくズレていなければ、まずはOKです。ちなみに、WEB会社の場合は大半はシステムを組んだり、3Dを取り扱ったりするのは苦手なところが多いため、避けられる企業が多いようです。

信頼できるプラットフォーム会社を探す

数社のプラットフォーム会社を選んだら、そのサイトのページ一番下にある問い合わせフォームに、必要事項を記入してアプローチしてみましょう。

各社とも同じ情報で良いので、「いつ頃に、どれくらいの規模の展示会を検討している」と伝える。早めに連絡が来たところは、対応も良い可能性が高いと私はおもいます。WEB会議で良いので「聞いてみたい！」と言って、打ち合わせのアポイントを取りましょう。初回の打ち合わせでは、時間を無駄にしないように、詳しい機能を聞くというよりは、こちらがやりたい目的を伝える。それに対して提案が出来そうな業者を2～3社に絞り込む。

そこからは、叶えたい優先順位を決めましょう。

予算やコンテンツ設置イメージ、デザイン性（UI設計）、開催までの準備期間など、こちらとして譲れないところや、妥協できるところの優先度合いによって、最終の業者選定を行っていくのが良いですね。

サポートが最も重要

私がとても重要だとおもうポイントは「サポート」です。

プラットフォームを提供するだけでサポートが無い業者では、見えない負担がとても大きく、開催準備で力尽きてしまいます。無償でどこまでを手伝ってもらえるのか、オプションでも手伝ってもらえる部分がどこまであるのか。担当アドバイザーにいつでも連絡がとれる状態が担保されているかなど、先に聞いておくと良いかもしれません。

特に、以下をサポートして貰えると良いですね。

①全体スケジュールと進行管理

こちらが準備しなければいけない情報をタイミング良く共有してもらえると、全体を把握しやすく、スムーズに進行が出来るものです。常に更新情報を受け取り、必要なタイミングでピンポイントに詳細確認を行っていくなど、手間なく進行ができるか、業者の進行の仕方や役割等についても確認をしておきましょう。

②出展ブース管理（自社開催の場合はカテゴリや部署の管理）

主催者（事務局や担当者）側の負担がかかる一つの要因が、出展社への対応です。電話やメールで出展社から、毎日のように使い方の質問や、上手くいかない等のクレームの連絡がくるかもしれません。システムのことをよく理解された方が窓口対応してくれたら嬉しいですよね。

③出展社説明（入力する人へのマニュアル説明）

入力する方が複数名の場合には、必ず作業がスムーズに進むための説明が必要となります。出展社マニュアル作成をしてもらえるのか、全体説明を行ってもらえるのか、サポートして貰える範囲を確認しておきましょう。

初めて利用するプラットフォームですので、分からないことが多くて当然です。上記のことをある程度イメージ出来れば怖いものはありません。来場者（顧客）に迷惑の掛からないことはもちろん、自社の他部署などと連携することも多くありますので、あなたは全体管理に力を注ぎ、プラットフォームについては、信頼できる業者と二人三脚で進行していけるようにしましょう。

オンラインは、これからのビジネスに欠かせません。オンライン展示会も高い注目を集めていますので、今後さらに進化していくでしょう。良い協力会社と一緒に目的を叶えられることを願います。不安なことも多いですが、新たなチャンスを生み出すためにも、まずは一度試してみては、いかがでしょうか。