ショートカットキー万能説かというとそうでもないよという話

パソコンで作業をする上で、マウスやキーパッドを使っている方が多いかと思います。

それが当たり前になっているので、マウスなし・キーパッドなしで作業するなんて想像がつかないという人も。

確かに、マウスなし・キーパッドなしでショートカットキー操作でパソコンを操れるようになると、各段に作業時間が短縮されます。

とはいえ、ではマウスなし・キーパッドなし縛りで全ての操作が出来るのかというと、そうでもないのです。

今日は、ショートカットキーは有能だけど万能ではないというお話をしていきます。

セルの色やフォントの飾りをショートカットキー操作でやりたいのだけど

先日、私の元に、こういう質問が来ました。

私は現在人の手配を大量することが多く、
セルの色やフォントの色で
色々とステータスを、識別していますが、
そのような時はどんなショートカットを、
使えば良いでしょうか？

パッと見、

セルの色やフォントの色を変えるショートカットキーを教えてほしい

という内容なので、それに対応するショートカットキーを使えば問題解決！

という風に思える、そんな質問です。

実際の作業内容で見てみると、

Excelのセルに文字を入力して

とある文字なら
赤色太字

違う文字なら
セルを黄色で塗りつぶす

こんなところでしょうか。

太字のショートカットキー【Ctrl】+【B】や
セルの色やフォントの色を変える【Alt】+【H】につづくショートカットキー操作を使えれば、マウスなし・キーパッドなしで対応はできます。

ところがです。

質問の内容をよーく見てみると、
これがショートカットキー操作でやるような仕事ではないということが、見えてきます。

「繰り返し」「定型的」には何かしら機能があるはず

入力する「ある文字」が
毎回同じだったり何かしら法則性があって、
毎回ショートカットキーを使って赤色、太字、セルを塗りつぶす作業となると、ちょっと効率が悪い気がしませんか？

確かに、マウスでカチャカチャやるよりかは、ショートカットキーでやるほうがだいぶ早いのですが、それでも毎回同じ動作をしなければならないのは非常に効率が悪いのです。

この
・繰り返し
・定型的な作業
というところにヒントが隠されています。

Excelも、こういう
・繰り返し
・定型的な作業
という作業に対しては想定済みで、
ちゃんとそれに対応できる機能を備えています。

今回の質問に対する機能は

セルの条件付き書式

を使って解決できるものです。

セルの条件付き書式とは、セルにある文字が入ったら赤色になる、とか
セルにある文字が入ったら黄色で塗りつぶす、とか
そういうのを事前に設定しておける機能のことです。

ここではその設定方法などの詳しいことは書きません。

これを使えば、わざわざ手動で色を変える必要もなくなります。

ちなみに、ExcelVBA（マクロ）もこの
・繰り返し
・定型的な作業
というのを得意としています。

問題の本質をとらえるとショートカットキーも万能ではない

今回の質問の例では、ショートカットキーを使うより、Excelに元々ある機能を使った方が効率的に作業ができるというお話でした。

ショートカットキー操作は有能ではありますが、万能ではありません。
マウスやキーパッドでの操作をしないと作業ができないものもあります。

どれがマウスなしで出来るのか、こういうものはある程度の知識と経験が必要です。

自分のやりたいことと、解決したい問題の本質をとらえて、ショートカットキー操作とアプリの機能を十分に活用できるようになると、仕事の効率化に大きく反映できるようになります。

パソコン操作が難なく出来るようになると、こういった知識や経験というのはおのずとついてきます。

パソコンの基本スキルであるタッチタイピングとショートカットキー操作を自由自在に扱えるようになると、さらにパソコンスキルのステップアップに加速がつきますよ。ぜひあなたもチャレンジしてみてはいかがですか。