DAY 0 : もっと作業を減らしたい！！！

毎日毎日、書類作成ばっかりでなんか疲れてきました。
入管業務の書類作成もそうだけど、それを入管のシステムに入力するのもなんだか作業感が思いっきり前に出てきて結構しんどい。

そういえば今巷では、生成AIとかいろいろと使えそうなものはあるじゃないか。
そこで、今回から（できれば毎日）事務所業務のAI化、自動化を目指して突き進みます。

共有したいなって考えてますので、noteにしたためることにしました。

※注意！まったく素人が始めていくことですので、まったく進みが遅い場合もあります。何かの参考になればと思ってますが、まったく参考にならないこともありますので予めご了承ください。

自動化したい業務とは

取り急ぎAIの知識もプログラミングの知識もない。
でもよく見ればnoteには、AIアシスタントという機能が！！
そこで、「行政書士業務で自動化できる作業とは何ですか？」とAIに聞いてみた。

答えは以下の通り。

- 行政書士業務でAIが適用されることで、申請書の自動入力や提出期限の自動管理が可能になる。これにより、行政書士の時間を節約し、効率的な業務遂行ができるようになる。
- AIの誤字脱字検知機能を活用して、行政書士が作成した書類の校正を効率的に行うことができる。これにより、書類の品質を向上させることができるだけでなく、顧客への信頼も高めることができる。
- AIを活用して、法律や規制の変更を自動的にモニタリングし、行政書士に通知するシステムを構築することができる。これにより、行政書士は常に最新の情報にアクセスできるため、的確な助言やアドバイスを提供することができる。
- 行政書士業務でAIを活用することで、行政手続きに関する一般的な質問に対する回答を自動生成することができる。これにより、行政書士の負荷を軽減するだけでなく、より多くの人々が必要な情報を簡単に入手できるようになる。
- AIを活用して、行政書士が顧客とのコミュニケーションを強化することができる。「自然な会話」機能を備えたAIアシスタントを導入し、顧客の問い合わせに対応するだけでなく、必要な情報を提供することができる。これにより、行政書士事務所のサービス品質を向上させることができる。

「申請書の自動入力」「顧客とのコミュニケーションを強化」
なんてすばらしい響き！

ただ、AI完全初心者には導入にしても難しい。
万里の長城ぐらいの壁が立ちはだかっています。

まずは、自動化、AIに任せたい業務を一つに絞ります。

となるとやっぱり、申請書の自動入力でしょうか。

どうせなら、LINEも利用して自動で申請書がフォルダーに上がってくる、そんなシステムの構築を目指します。

まずどの業務の申請書？

次に決めたのはどの業務に関して、申請書作成を自動化するか。
弊所で一番多いのは、在留資格関連の申請だけど、こちら現在はほとんどオンラインで行うため、一括申請ぐらいしか用途はないのかも。

しかも一括申請ってエラーも多いしあまり頼りにはならないかも。

入管業務で利用するには、例えば在留資格認定証明書交付申請書など、入力のもとになる書類を作成することなのかもと思います。

それをもとに入管のシステムに入力するのだけど、チェックのことを考えると結局入力作業は減らないので、あまり意味はないのかも。

これに関してはRPAに任せることができるらしいとのこと。

ちなみにRPAとは？

RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの頭文字をとったもの。
自動化、AI化を目指すので、ここでもAIアシスタントに聞いてみます。

返答は以下の通り。

- RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略称であり、コンピュータープログラムを使って人間が行っていた繰り返しの業務を自動化する技術です。例えば、Excelファイルのデータを自動的に整理する、メールの送信や受信を自動化する、ウェブサイトから情報を抽出するなど、時間のかかる作業を自動的に行えます。
- RPAは、ビジネスプロセスを効率化するための強力なツールであり、企業の生産性を向上させることができます。例えば、繰り返しの入力作業やデータの移行作業を自動化することで、従業員の負担を軽減し、より重要な業務に時間を使うことができます。
- RPAの導入には、プログラミングの知識が必要ないため、初心者でも簡単に学ぶことができます。専用のソフトウェアを使うことで、グラフィカルなインターフェースで作業フローを作成し、自動化することができます。
- RPAの利点は、正確性と迅速性です。人間の手作業に比べてミスが少なく、高速に処理できます。また、24時間体制で稼働させることもできるため、業務の効率を大幅に改善することができます。
- RPAの活用領域は広く、さまざまな業種や業務に適用することができます。例えば、銀行業務の自動化、物流管理の効率化、顧客対応の自動化など、様々な業務においてRPAを活用することができます。

うーむ、なるほど。
これは便利かも。
入管業務に関してはこれを使えば結構手間は減る気がする。メモメモっと。

RPAに関しては入力作業を大幅に減らせるってことで導入する予定に入れておこう。

まず自動化は次の業務

というわけで、入力業務に関してはRPAが非常に役立ちそう。
私の周りにRPAを自分で組めるというつわものがいるので相談してみることにします。

それ以外の業務で言うと、各種許認可や補助金の応募が該当するかも。

今までの経験で言うと、入力フォームに入力してもらえたらその内容をスプレッドシートに反映させることはできる。
多分僕でもできる。

これは結構いけそうということで、取り急ぎ入管業務に関して自動化を進めていこうと思う。
お客様の入力情報を直接申請書に反映させるというもの。
実際そういうサービスを提供している業者もいるので、それをうちでもやりたいなって感じですね。

スプレッドシート反映の問題点

ここで、やっぱり問題になるのは、お客様に入力してもらわなければならないということ。
それってお客様にとって手間になってしまうのではという疑念が！

また、タイピングミスなどやはり人間の手が入ってしまうとミスする可能性も大幅に上がる気がする。
それだと、結局提供してもらった情報を見ながらのチェック作業に時間が大きくかかってしまうので、それはやっぱりうちが目指す姿じゃないよね。

やはり理想は、必要書類をLINEやメールで送ってもらうと、その内容をOCRで読み取って、申請書類に反映させるというもの。
例えば、住民票を送ってもらったらその内容（氏名や住所、本籍地など）が勝手に反映されるといったことはできないだろうか。

これって応用したら補助金の応募書類なんかも作成が非常に楽になりそう。
この辺りから始めていくのがいいのかもって考えました。

今日の結論

というわけで、頭の中を整理して今後の方向を少し寝る必要があると気が付きました。
次回のテーマは「AIに学習させる方法」ですね。

知見を積んだAIを利用すればかなり申請書類等の精度があがるはず。

この辺りを勉強しなければならないと思いました。

また、仲間も見つけなきゃいけないな。

同じ行政書士で、自動化やAI化をこれから考えてる人募集しましょうか。

いろいろと打ち合わせをしてみんなで使えるシステムを構築出来たら業界も盛り上がりそう。
いつでもメッセージまってます。