【初心者向け】わかりやすく伝える技術

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。

🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
マニュアル作成実績100件以上、スタッフ教育を推進しつつ、組織化をさせるのが得意。

本日も

・売上が上がっているのに実務の手放しができていない方
・外注スタッフのみでチームを作りたい方

そんな方へ、マネージャー視点からの役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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私はスタッフさんのマネジメントをする上で鍛えられたのは、
「どうすれば短時間で相手に本質が伝わる」かというところです。

作ったマニュアルを実際にZOOMで繋げて話すことが多いですし、
視覚情報の方が捉えやすい人には、動画で手順を解説させていただくことも多いです。
そのため、人前で資料の説明などをする機会が多く、だいぶ鍛えられました。

先日もクライアント様のMTGでいきなりスタッフ教育を口頭で振られまして。
40分にも及ぶ説明会を実施させていただきました・・・・。汗
貴重な経験をさせていただきましたが、もうほんと泣きそうでした(´;ω;｀)

何の事前準備もないまま振られたのですが、
なんとなくやることは普段のスタッフへの落とし込みと変わりませんでした。

つまりワタクシ、全体像がわかれば、説明の代行も承れることが判明・・・！

本日は3年間、人に伝えて作業を落とし込むことをし続けた私だから語れる、

手順や落とし込みを誰かにする時に、
「ここだけ押さえておけば相手に伝わって、相手が動ける説明になるよ！！」
というのをまとめていきます。

意思疎通がスムーズにいけば、あなた自身がスッキリする未来になるでしょう。

わかりやすく伝えるための大前提

まず前提として自分が話をする相手への理解、そして私が話をした結果、
どういう状態になればいいのかについて、想定することが大事です。

■どういった人が聞いてくれるのかを想定する
あなたの目の前に来た人がどういう人かを想像しましょう。

たとえば、プロダクトの理解がない、あるいはそもそも何をするのかが全くわからない人が相手の場合、伝えるべき情報の深さや内容を調整する必要があります。

■最後にどういう状態になればいいのかを想定する
次に、説明を終えた後に相手がどういう状態になればいいのかを明確にします。

例えば、相手がプロダクトをきっちり理解し、実行・行動できるようになることが目標であれば、
そのゴールに向けた伝え方を工夫します。

自分の中でそれらをセットアップしてから、説明を開始するようにしましょう。