スタッフを迷わせない導線の作り方

こんにちは、バックオフィスメインでマネジメントをしてる在宅フリーランスです。

新しいスタッフに新しい作業の着手をしていただく時、
具体的に作業のイメージが湧くように手引きすることが最近は大事だなと思っています。

秘書として、事務スタッフとして作業を受ける場合、
適切にクライアント様から情報を引き出し、作業として下ろす必要がありますが。

それができるスタッフとできないスタッフというのは顕著に出ますし、
圧倒的に後者が多いです。

今日は「具体的なアクションプランを引く」という点で記事を書いていきます。

着地と目的が共有できれば動けるはずは妄想

かつての私は作業者に業務を下ろす際、
「その人が指示受けをするんだから、個人で考える方が大事」という考えをもっていました。

そのため、新規の作業がきた時、着地と目的のみ共有し、
スタッフにやり方を考えていただいていましたし、

実際に、そこがわかればスタッフみんなが動けると思っていました。

ですが、大半のスタッフは動けませんでした。
結局、何からやればいいのか順序立てできず、作業が止まるのです。

着地と目的の共有だけで動けない理由

理由としては2つ。

一つは順序がイメージできないから。
これは方法の引き出しが少ないことが起因しています。

例えばカレーライスを作るという着地がわかっているとして。
作り方を知らない人からすれば、野菜を切るのか、肉を切るのか、
鍋で湯をわかすのか。

何をすればいいのかわかっていないため、そもそも順序立てることができないのです。

もう一つは、失敗するのが怖いから。
どうしても完ぺき主義志向が強い方は失敗を強く恐れます。

「70点で良いからやってみよう！！」みたいな考えではなく、
確実なコースを選びたいと思っています。

ゆえに、最短最速で間違えない方法を模索するのですが、
そうなると圧倒的に、前者よりも経験値は下がります。

そういった人には、目的を共有し、
ある一定のルールを引いてあげることで抜群に動き方が変わります。

スタッフさんが具体的なイメージをもてるように、
作業を組み立てるためのアクションプランを立てることで、動くことができます。

アクションプランを引くコツ

作業を組み立てるためのアクションプランを引くには、いくつかの要素が必要です。

①着地と目的の理解を深める
②ルールを決める
③使用するツールと方法を明確にする
④整理をする
⑤全体像を描いていく

①着地と目的の理解を深める
まずは何をするべきなのか、どういう形になれば作業が完了できるのかを共有します。

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②ルールを決める
やるべきこと、やってはいけないことを明確にします。

とくに意識して欲しいのは、誰が、いつやるのかです。
責任所在を明確化し、いつやるのかを決めることで、作業スケジュールが立てやすくなります。

またやってはいけないことを明確にすることも大事です。
メール1本送る対応だとしても、送っていい人と送ってはいけない人がいるはずです。
範囲を言語化することで、判断がしやすくなります。

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③使用するツールと方法を明確にする
何を使ってその対応を進めるのか、明確にします。
定まっていない場合は、クライアント様と相談しましょう。

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④整理をする
情報を溜めて整理できる場所を作ってください。
情報をなるべく一か所に集めることで、必要な情報をいつでも取り出せるようにします。

その上で、自分のやることと、相手にやってほしいことを仕訳けると、
作業の組み立てがしやすいでしょう。

この時に自分が何に困っているのか、相手が何を困っているのかを整理しておくと、次に進みやすいです。

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⑤全体像を描いていく
1から順番に対応をすれば目的が達成できるように作っていきましょう。

作ったルールを守りつつ、全体像を組み立てることで、
作業の見通しが格段とつくはずです。

イメージがしやすく動けるようになると思いますよ。

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①～⑤を明確にすることにより、具体的な行動するべきことが見えてきます。
不明点は都度、クライアント様に聞くと、自分が何をすればいいのか、明確になっていくでしょう。

メリットは属人化を防げること

うちのスタッフも、目的や着地の共有だけで指示受けができる人が、チームの中にはいます。
でも、そのスタッフがマニュアルを作成することができないスタッフの場合、
その作業は非常に属人化しやすくなります。

目的から一定のルールと行動目標を作り、チーム全員に共有できると、
向く方向が整い、作業もブレにくいでしょう。

それらをマニュアルを落とし、迷わない仕組みをつくることで属人化を防ぐことができます。

行動と改善を繰り返すことができ、目的がブレることなく、業務を円滑に回すことができるでしょう。

マニュアルの作成についてはこちらから

作業スタッフが迷わない仕組みを作ろう

初見で指示をもらった時に動けないスタッフは、全体像が見えていないというのが一番大きいです。
だからこそ、迷わない仕組みを作るためにアクションプランを引きます。

スタッフが迷わず進めるように、指揮をとる人がしっかりと道を作ってあげられると、
そういったメリットも出てくるので、まずは一緒に考えながら道を作ってみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。