新年度になりました

新年度が始まり、そこそこ経ちました。
今年で在席４年目になります。
私はアイデアマンではないので、何か面白い施策の展開や、抜本的改革というのは苦手です。
そんな自分でも、長くいることで「不便だな」「もっと楽にならないかな」というように思うことがありましたので、目立つことではありませんが、次年度にやりたいことを挙げていこうと思います。

紙の削減・守りのDX

未だに残る紙をバインダーに挟んでの回覧。
回覧ならまだしも、起案ですら簡易なものは印刷して決裁をもらっている状況。
自分の机にバインダーが積まれるのが嫌いです。
課長がバインダーを配り歩くのが嫌いです。
「データでやる方が手間」という声もありますが、そんなものは慣れです。①プリントアウトして②バインダーに挟んで③用紙をつけて回し、④終わったらファイルボックスに収めて⑤バインダーも片付ける。
データ管理なら、全ての行程が自席完結します。
まずは自分が徹底して電子起案。外部からの文書も、そもそもの受付を電子化し、データでの回覧・保管をする。
そこから周りに広げられたらなと。

介護事業所の指定書類の削減

介護保険事業所の指定を担当しているのですが、いかんせん求める書類が多いです。
年度末あたりから削減の検討をしていますが、今年度の早いうちにダイエットして、事業者の余計な負担を削らなければなりません。
上司は「本当に大丈夫なのか」「これまで求めていたのはどうだったのか」と言われますが、それを言っていたら現状維持で終わります。
もちろん、よく検討していく必要はありますが、負担軽減・文書削減は厚労省からのお達しでもあります。
段階的にでも減らしていきたい。

共有フォルダの整理

配属してすぐに感じたこと。
「フォルダの中が無法地帯だ」
様々な業務と資料、様式などがあるので仕方ない部分はありますが、ルール化せずに思い付きで作っていたのでしょう。
とりあえず感のあるフォルダも多くあり、必要不要の判断が分かりにくい、過去や関連情報を探しにくい、文書管理上は廃棄されているはずのデータが放置されているなど、私からすれば問題なことが生じています。
他のメンバーの理解も必要ですが、「なんとなくこのままで」というのは聞き入れない。将来のためにもルール化していかなければ。

古い紙文書の削減

文書棚に大量の紙文書が置かれています。
これについては配属から早々に引継ぎや廃棄により整理しましたが、もう少し減らしていけるかなと。
前提として何でもかんでも捨てるのではなく、正しい文書管理をしていくことが目標です。
データもそうですが、「とりあえず」は徹底排除することが目標です。

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なんとなくやりたいことを列挙してみました。
多分これらは上司からするとどうでもいいことなんですよね。
だってなんの成果にも繋がらないから。
勝手に進めるわけにもいかず、周りの理解も必要ですが、皆さん忙しいのでそこへ思考のリソースをかけることすらしんどいと思います。

でも、今後仕事が減って楽になることはあり得ません。
大変になっていくからこそ、少しでも早く小さなムリ・ムダを無くしていきたいです。
今年のスローガンは、折れない心、ですかね。