#647 会議で議論がズレたときの対処法、ズラさないコツ
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、『「ボーダーを越える」組織づくりを語ろう、10月開催のHRライブみんな来てね。』by NOKIOOより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。
会議で議論がズレたときの対処法、ズラさないコツ
今日は木曜日ですので、このVoicyチャンネルを一緒に運営している、あいちゃんの質問に基づく放送をお届けしたいと思います。
今日のあいちゃんの質問テーマは、『会議で議論がずれたときの対処法や、議論をずらさないコツとは？』こんなお題がついております。
【小田木さんは、会議で議論がずれたとき、どのように話の流れを軌道修正していますか？
というのも、私自身、会議の進行やファシリテーションにずっと苦手意識があり、それ自体、今までかなり避けてきたことでした。
どうして苦手な気持ちを感じるのか考えたとき、これまでの数少ないファシリ経験の中で、よく起こっていたのが会議での議論のずれでした。
議論がヒートアップすればするほど、論点からずれてしまう。
それに自分が気付いても、なかなか途中で言い出せない。
そんな経験をしたことで、徐々に会議を進行することに苦手意識を持つようになったのだと思います。
これを機に、少しでもファシリテーションへの苦手意識を取っ払いたいです。
ぜひ、会議で議論がずれた際の上手な対処方法や、そもそも議論をずらさないコツがあれば教えてください。】
今日も、仕事に誠実なあいちゃんからの誠実な質問が出てきました。
いつも考えてくれてありがとうございます。
会議で議論がずれたときの対処法、そしてずらさないコツ。
これは、会議の進行役を引き受ける上で、永遠のテーマって感じですよね。
私もまだまだ研究中の部分がありますが、一緒に考えたいと思います。
まず、今回の質問にすごくグッドポイントがあると思うのですが、それは、そもそもずれに気付けていることが、ベリーグッドポイントですよね。
ずれに気付くことができないと、ずれの軌道修正はすごく難しいのですが、まずあいちゃんはずれに気付けている。「なんかずれてきたな」とか、「ちょっと論点がすり替わっちゃているぞ」こういう気付きが持てるというのは、すごくいいことだと思います。
ずれの修正は、ファシリテーター一人の力技では難しい
では、どうするかですが、ずれの修正は、ファシリテーター一人の力技での修正は難しいなと、私は常日頃、感じています。
あいちゃんも書いてくれていますが、「ずれてますよ」って、とても言いにくいですよね。
すでに白熱している議論の腰を折ることも躊躇してしまいますし、ずれが指摘されることによって、トーンダウンしちゃうことも避けたい。
これがファシリテーターの心情ではないかなと思います。
ということは、ずれの修正というのは、ファシリテーターが力技で引き戻すよりも、みんなに気付いてもらって、みんなで戻ってくることが望ましいですよね。
まさに”牧羊犬方式”と呼べるんじゃないかなと思います。
みんなで気付いてもらって、みんなで戻ってくる。
ファシリテーターは、たまにワンワンと、羊さんたちの群れが気持ちよく前に進めるように、移動ができるようにガイドをしていく、伴走する。こういうイメージですよね。
では、どうするかですが、私はずれに気付いた時に、「一回ここまでを整理しましょう」「まとめましょう」こういう声掛けをするのがいいんじゃないかなと思います。
「ずれてる」と言わない。
なぜなら、みんなが議論を一生懸命しようと思って話してるわけで、悪気はないので。
「ずれてる」という言葉に「間違えている」というニュアンスを含むので、「ずれてる」という指摘をするよりも、「一回ここまで整理しましょう」「まとめましょう」。
その中で整理をしてみると、議論のずれというのは、言い換えると、新しい論点も出てきている状態、そんなふうに言えるんじゃないかなと思います。
「新しい論点も、これはこれで大事だよ」そういう共通認識さえできれば、元来た道を一度戻ったり、今日議論したい論点をもう一度掘り直すことが、みんなでできるんじゃないかなと思います。
「一回ここまで整理しましょう」「まとめてみましょう」によって、みんなで気付いて、みんなで戻ってくる。これがいわゆる”牧羊犬方式”ですよね。
ずらさないための三種の神器
ただ、”牧羊犬方式”を実践しようと思うと、必要な物があるんです。
これが、ずれた時の対処法であり、もっと言うと、ずらさないコツとも共通だと思うのですが、必要な物の3セットは、一つ目、今日の会議の目的とゴール。
二つ目、アジェンダ。
三つ目、議論の経過が見えるメモ。
この3つですよね。私は会議の三種の神器だと思っています。
それぞれ、どんなものかイメージできますか？
今日の会議の目的とゴール
ずれた時に、「一回ここまでを整理してみましょう」こういう声をかけたとしても、「まず、そもそも今日の会議の目的は何だっけ？」とか、「どこまで進めばいいんだっけ？」という、いわゆるゴールが見えないことには、整理のしようもないんですよね。
アジェンダ
二つ目のアジェンダは、会議の目的に対して、ゴールまでの道筋になりますので、このアジェンダも見えないと、「今、どこまで進んでたっけ？」「ゴールに至るまで、あと何について話をしなきゃいけないんだっけ？」というのが見えなくて戻れないですよね。
議論の経過が見えるメモ
最後三つ目、ここまでの意見が見える議論のメモ。
これを”議事録”と呼んでしまうと、ちょっと形式ばってハードルが高くなってしまうので、あくまで出てきた意見をメモっているもの。こんな感じでいいと思います。
これがあることで、今、出てきている意見はどんなもので、それが目的やアジェンダに沿っているのかいないのか、みんなが気付ける状態にできると思います。
ですので、この三種の神器が用意されていることが、そもそもずらさないコツであり、ずれた時の対処法に欠かせない3点セット。
これをぜひ用意して、会議に臨むことをおすすめします。
この三種の神器は、ファシリテーターの頭の中だけにあっては使えないんですよね。
見える状態にしないと神器にならないので、本当にテキストメモレベルでいいと思います。
事前に参加者とシェアされている。
そして、会議のスタート時点に、もう一度みんなで見た上で、スタートができる。
そして、途中もまた戻って確認できる。
とにかく見える状態にしておくことが、三種の神器たるゆえんですよね。
会議の目的とゴールを具体的に設計する
一つ、アドバイスをつけるとしたら、会議の目的とゴールが曖昧だと、神器になりきれませんので、そこは注意が必要だと思います。
例えば、「今日の会議の目的は予算についてです」とか、あいちゃんが使うとしたら、「Voicyチャンネルの運営についてです」とか。
「○○について」というのは、もはや目的の形になっておりませんので、こういう言葉の使い方はしない。
具体的に書くとしたら、例えば、「今月のVoicyチャンネル放送の評価をして、来月の主な企画を決めることが目的です。なので、会議のゴールは主な企画が決まっていて、かつ来月の放送スケジュールが立てられる状態になることが、目指すゴールです。」
とにかく具体的に設計することが、良いアジェンダを作る上でも、良い議論をする上でも、欠かせないなと思います。
これはちょっと参考までに、という感じですね。
ということで、今日はあいちゃんのお題に応えて、『会議で議論がずれたときの対処法、そしてずらさないコツ』を、例えて言うなら、”牧羊犬方式”のファシリテーション、ずれはファシリテーター一人の力技で修正せずに、みんなに気付いてもらって、みんなで戻ってこれるようなファシリテーションをしよう。そのための三種の神器をそろえよう。
こんな観点でお話をさせていただきました。
ファシリテーションを一人で頑張らない
勘違いのないようにお伝えしたいのですが、ファシリテーションは一人で頑張ってはだめですよ。
こんなのは全部一人でできるわけがないじゃないですか。
例えば、議論のメモを取ってくれる仲間を募るとか、書記役を決める。
事前に目的やゴールを伝えることで、みんなにも目的やゴールを一緒に達成するぞという心持ちで参加をしてもらう。
「みんなで一緒に目的を達成しながらゴールに至るんだ」こういう心構えで、とにかくファシリテーションを一人で頑張らないというのは、大事な前提になると思います。
一人で孤軍奮闘しなくていい。
そう思いつつ、苦手な気持ちが小さくなって、良い会議体験が増えていくといいなと思っています。
あいちゃん、ありがとうございます。
今日は、会議のずれについて放送させていただきました。
最後までお聴きいただき、ありがとうございます。
今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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