#975 未経験、かつ前任者不在の業務にアサインされたらどうする？

おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、チームワーキングで仕事をもっとおもしろく、キャリアもっと持続可能に、オンラインスクールスクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。

今日は、チャンネルの質問ボックスにいただいたご質問を取り上げてみたいと思います。
異動、そして経験のない仕事、そして前任者がなし、こういった状況の中で質問をいただきました。
もしかしたら、この状況に「うわ、それ、あった」という方もいるかもしれないですね。
ラジオネームは、じんちゃんさんです。
じんちゃんさん、いつもありがとうございます。
ご無沙汰しています。
質問を読みます。

未経験で前任者もいない仕事を任されてしまいました

【いつもありがとうございます。毎日とても楽しく聴いています。
今、ものすごく不安を抱えながら仕事をしています。
この不安を少しでも解消できればと、質問ボックスに投稿しました。
10月から全くの未経験の仕事（経理、会社の会計管理）を任されてしまいました。
しかも前任者は9月末に退職してしまい、分からないことを聞く人がいません。
できる限りのことは聞き、前任者もマニュアルや集計ファイルを残してくださったものの、やっぱり分からないことや残してくださったファイルの内容が違うのでは？と、いちいちつまずいて先に進めません。
さらに、私は小学生2人の母と言うこともあり、残業していると上の方からプレッシャーを感じる声かけがあります。
何をどうしたらよいのか、何かアドバイスがありましたら、教えていただけますと幸いです。
よろしくお願いします。】

じんちゃんさん、ご質問ありがとうございます。
10月からのスタートで不安を感じているというお話でしたので、現在、どんなご状況なのか、すごく気になります。
ご質問をタイムリーにお応えできなくてごめんなさい。
改めて、何かちょっと役に立てる切り口はないか、一緒に考えたいと思います。

今の状況の緊急度をとらえなおそう

まず、じんちゃんさんのご質問ですけれども、前任者の退職に伴い、全く未経験の仕事に就いた。しかも、それが経理である。業務が分からない。さらに残業ができない。何をどうしたらいいのか、アドバイスがほしい。
こんな内容でいただきました。
これは、まずなかなかの状況だと思うんですよ。
前任者の退職に伴い、業務の役割が変わるとか、本来は時間をかけて、もしくは伴走しながら引継ぎをしたかったが、それができない。
こういう状況って、意外とないことはないと思うんですけれども、それがさらに経理や会計業務である。
ここでじんちゃんさんが抱える不安や戸惑いというのは、めちゃくちゃ大きいと思うんですよね。
まずは、どこから考えていくかですけれども、まずは今のこの状況のとらえ方を、じんちゃんさんが思っている以上に、実寸大でとらえていけたらいいんじゃないかなと思います。
どういうことかということですけど、ここからは小田木所感ですので、こういう考え方もあるよということでお聴きください。

まず、今の状況ですが、これは誰もがすぐには到底無理な状況だと思います。
じんちゃんさんが未経験であるとか、両立中であるとか、そういうレベルじゃなくて、この状況はどんな人でも本当にすぐには無理。
何が言いたいかというと、かなりイレギュラーな状況だと思います。
引継ぎがない。未経験でさらに前任者が不在である。さらに未経験で、一人経理担当者としてスタートを切る。
これはもうイレギュラー中のイレギュラーな状況に今はあるというとらえ方をすることが、私はスタートだと思います。
引継ぎがいないとか、未経験の業務をやるとか、前任者が不在である。この一個一個のピースはもしかしたらあるかもしれないですけれども、全部まとめてきた上に、さらにその対象の業務は一人経理担当者だ。
これはかなりのイレギュラーな状況で、そうせざるを得ない状況だったとしたら、会社も経営の方々も、相当な事情の中でこうしたんだろうな、そんなふうに思います。
私があえて説明するところじゃないかもしれないですけど、対象の業務があの経理である。これってたぶんいろんな業務が未経験でやるというシーンがあったとしても、相当難易度の高い対象だと思うんですよね。
今、もしくは過去に経理を担われていたという方は、ご想像の通りだと思いますけれども、そもそも経理や会計という分野には、世の中の一般のルールがあるじゃないですか。
法関係もとにかくいろいろあるし、さらにアップデートされていく。
だから専門知識が必要で、その業務を回そうと思うと、請求や支払いもそうだし、会計管理も含めて、会社の事情や特性を理解した上で、世の中の一般的な専門知識を使って、さらに取引先やキャッシュフローの理解もしながら、さらにこの10月からインボイス制度も始まっているという。
相当に難易度の高い状況ですよね。
なので、かなりのイレギュラーで、こういうことになったというのは、会社および経営層や組織に相当なご事情があったんだろうなと推察します。
なので、じんちゃんさんが感じている不安や戸惑い、そしてつまずきというのは、めちゃくちゃ普通どころか、たぶん質問ボックスには書き切れないぐらいの相当な不安や戸惑いやつまずきがあるんだろうなと思います。

今すぐ助けを求めるレベルだと思います

一人経理担当者という配置の仕方は、小さい組織だと、まあまああると思うんですよね。
ちなみに、私たちNOKIOOも小さい組織ですので、一人経理担当者ですけれども、ただこれって絶対に一人だけでは成り立たないというか、やれないんですよね。
なので、一人経理担当者とはいえ、誰とチームを組むのかというと、経営とチームを組んでがっちりやらないと、それはそれは担えないと思いますし、私たちは経理という、ここの専門知識、世の中の要請への対応というところは、それを専門に常に世の中、社会、経営の状況に対して、適切なアドバイスだとか、提案ができる外部パートナーと組んで、そこに社内の一人経理担当者と経営がチームを組んでやっていくという、こういう体制をしておりますので、社内に経理担当者が一人とはいえ、たった一人だけで頑張るということは、もはや難しいというか、土台、無理だと思います。

そんな状況の中でじんちゃんさんが何をどうしたらいいか分かりませんので何かアドバイスをくださいと言ってくださったんですけれども、どうするか。
その一つが、先ほどお伝えした通り、まず今の状況のとらえ方をもう一段引き上げて、これは緊急事態宣言発令か？ぐらいな感じで、じんちゃんさんもとらえるし、そういう状況であるという前提を、関わる方々、経営の方々とちゃんと共有できているというところがスタートになると思います。

私の不安をどうするか？ではなく、会社のための相談

どうするか？の部分なんですけど、ちょっと具体的に二つだけお役に立てばいいなという観点で共有させていただこうと思います。
なので、ここまでの話の流れから、じんちゃんさん一人ではどんなに頑張っても、どんなにじんちゃんさんが優秀でも、難しいというところだと思いますので、まずは経営層とがっつり肩を組んで支え合ってやっていく必要があると思うんですけど、私の不安をどうするか？こういう切り口での相談ではなくて、例えば、請求や支払いに関する会社の信頼をどうやって担保するか？とか、会社の会計数字でスピーディーに事業の状況をつかむにはどうしたらいいか？とか、もしくは期日通りにもれなく正確に業務を今後も追え続けるためにどうしたらいいか？これの違いが分かりますか。
私の不安をどうするか？という切り口での相談ではなくて、どうやって会社の請求や支払いに関する信頼を担保するのか？未経験の一人と、書面でしかないマニュアルだと、どこかが絶対に漏れちゃうか、問題が起こっちゃうから、これをどうするか考えて、非常事態宣言下だから打てる手をとにかく打っていきましょう。こんな話ができるといいなと思います。

お話から、そんなに大きな組織じゃないんじゃないかなと思いますので、できる。いや、やってほしい。
これは、じんちゃんさんの自分のための相談ではなくて、会社のための相談なので、耳を貸さない経営者やマネージャーというのはいないと思いますので、ぜひ今よりもう一歩踏み込んで、この緊急事態宣言下をどうするか具体的に考えていきましょうよ。こんな話をしていただきたいと思います。

こうやって考えると、具体的には、例えば一定期間に外部の専門家をつけながら伴走してオンボードをしていくとか、経営が一緒にチェックするとか、もしくは業務部門との協力体制を作るとか、やっぱり未経験者の一人体制というのは、組織として相当難しいかじ取りだと思いますので、一定時間はかかるかもしれないけれども、経験者の採用も並行して進める。
こんな感じの話が、できることを願っております。

「どのぐらいの期間でできるようになるか」を相手とちゃんと握る

そしてもう一つの提案は、10月にこの体制のスタートを切ったばかりということですので、今、できないことに目を向けるというよりも、どのぐらいの期間で通常稼働を目指すのか？ここをアサインをされた方と、じんちゃんさんがお互いに握り合うことができるといいと思います。
最短6ヵ月、普通に考えて一年ぐらいかけて、通常稼働つまりオンボードができたと言えるぐらいのスピード感を両者が握っていいと思いますので、二つ目はどのぐらいで通常稼働を目指すかの期間を相手と握り合ってください。

すみません。質問者のじんちゃんさん以上に私がこれは相当イレギュラーな状況だからと、熱く騒いでしまって、チャプターをはみ出しております。

二つ目の、どのぐらいで通常稼働を目指すのか、期間を握る。
たぶん最短でも6ヵ月。普通に考えても一年ぐらいの期間で、段階的にオンボードをしていくという、これが相手と握れたら、じんちゃんさんが「すぐにできるようにならなければならない」こういった不安や焦りを手放して、仕事に向きあえて、それだけでずいぶん心境も変わるんじゃないかなと思いますので、ぜひご紹介した二つへ動いてみていただきたいなと思います。

とても大変な時にこうやって両立サプリの質問ボックスを使ってみようといってコメントをくださるのはめちゃくちゃありがたいなと思いましたし、私もおなじみじんちゃんさんの状況を心から応援しておりますので、どうか一人で抱えないように、役に立つかどうか分かりませんけど、一緒になって考えることはできるので、外にも応援者がいるよということで受け止めていただけるとうれしいなと思います。

ということで、今日は質問ボックスにいただいたご質問を取り上げさせていただきました。
最後までお聴きいただき、ありがとうございます。

それでは、今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
＊スクラ公式HP｜https://schoola.jp/
＊Facebook｜スクラ｜https://www.facebook.com/schoola.jp
＊Instagram｜@odagitomoko｜https://www.instagram.com/odagitomoko/
＊Twitter｜@odagitomoko｜https://twitter.com/odagitomoko
＊YouTube｜小田木朝子の今日のワタシに効く両立サプリ*スクラ｜