バックオフィスの愛を大切にした音声サービスで「freeeアプリアワード」に応募したらkintone賞を受賞した話。
こんにちは、ノベルワークスのむーさんです。
先日開催されたfreeeアプリアワードに社内の有志４人で応募したら、なんとkintone賞を受賞することが出来ました👏👏うれしみ！
今回は、参加した背景やどんなサービスを作ったのか、紹介します。
個人グループとして参加したワケ
実はこのfreeeアプリアワードですが、ノベルワークスとしてではなく、個人グループとして参加しました。（あつまれもぐもぐの森ｗ）
私個人的に仕事では「チームワーク」をとても大事にしています。
みんなでアイデアを出し合って、みんなで良いサービスを作り上げる。
みんな同じ熱量と距離感で、１つのことを成し遂げる「達成感」（＝最高
この達成感は、一人よりチームで味わったほうが断然おいしいのを私は知っています。
この喜びや達成感を皆にも味わってほしい。。
そんなチャンスがないか、虎視眈々狙っていました。（ｗ
そしてやってきたこの「freeeアプリアワード」。参加するしかねえ！
ただ会社としてやると、どうしても「業務」としての名目がついてしまい、やらされ感が出てしまいます。そうなると、みんな同じ熱量と距離感で参加できません。
なので、あえて個人グループとして参加するため会社の仲間を誘いました。
「誰か一緒にチャレンジしない？」
「ちなみにこのプロジェクト、ノベルの事業としては行わないので業務時間外でやろうと思ってるんだけど…」
めっちゃ遠回しな誘い方ｗ
こんな遠回しな誘いにまんまとひっかかったのが、３人の猛者でした。
バックオフィス担当のほりほりさん
広報兼バックオフィサポートのさわっち
開発のファービー
ほりほりさんは、子育ての合間にスポットで勤務してくれているスーパーバックオフィス。
さわっちは、フルリモートで勤務しているノリ２００％女子。
ファービーは未経験からたたき上げの静かなるドン。
そして私の４人チームで挑戦することになりました！
精神を消耗する未入金対応
さて、参加となると、どんなアイデアでどんな製品にするか。
業務後に企画ミーティングの開始です。
みんな業務でいっぱいいっぱいなのに、時間を割いてミーティングします。
まずは、ほりほりさんに現在の業務の悩みを聞きます。
ノベルは、システム屋らしく作業効率がいいよう大半はシステム化されています。
なので、ポチポチーで基本的には作業が完了するのですが、実は、ほりほりさんが一番心を痛めている業務がありました。
ノベルでは、「kintoneプラグイン」というkintoneの拡張機能サービスを提供しているため、毎月請求書の発行と入金確認、サービス利用状態の管理作業があります。
・請求書の発行→ボタンポチーで請求書発行完了。
・入金確認→会計システムで、請求書に対して入金済みかどうか確認だけ。
・未入金の場合→催促メール送信ポチー、
連絡がなければシステム停止ボタンポチ―。
・・・
簡単そう？？
いいえ、。実はこの「未入金ユーザーへの対応」がなかなかの曲者との事。
「もしかしたら明日入金があるかもしれない」
「メールが届いてなかったんじゃないだろうか」
「確認漏れかも？」
「サービス停止しても大丈夫だろうか」
そう思うと、「サービス停止」という数秒で終わる作業のために、モジモジすること数分。
ようやく停止の作業を終えても、入金チェックに漏れはなかったのか、顧客情報で見逃したことがないのか。
すでに何度もしているはずの確認を、再度してしまうこともるそうです。
( ˘ω˘ )＜ホリホリさん優しすぎやでぇ・・・。
作業自体は非常にシンプルで、数秒で終わるはずの作業だけれども、
「心の葛藤」のせいで作業スピードを落としてしまっている＆精神をすり減らしているのが現状の問題点でした。
バックオフィスの愛
なぜそのような心の葛藤がうまれるのか。
そこにはバックオフィスならではの愛がたくさん詰まっていました。
弊社のサービスユーザーが、世界中に何十万人もいるのであれば、未払いの１ユーザーのサービスを停止するのは、簡単なことかもしれません。
ただ、弊社はまだまだ小さな会社です。
日々コツコツと広報活動を行い、製品のアップデートを重ね、問い合わせにひとつひとつ対応しながら、社内のみんなで力をあわせて、徐々にサービスユーザーを増やしています。
「折角契約してくれたユーザー様は大切にしたい。」
たとえ１ユーザーであっても、サービス停止するというのはとても勇気のいる作業なのです。
愛から生まれた音声スキル TOK SOK(トックソック)
そんなバックオフィスの愛を知ってしまうと、なんとかせねばいけません。
そこで、今回は請求業務での心の葛藤をなくし、正確に、かつスピーディーに業務を遂行できる音声アプリ「トックソック」を開発しました。
トックソックは、アレクサの音声スキルアプリです。
Freeeで管理している請求情報を確認し、未入金であれば催促メールを作業者の代わりに送信します。
また、サービスの運用管理を行っているシステムと連携し、サービスの利用停止処理の実行をサポートします。弊社の場合はkintoneと連携します。
TOKSOKの特徴
TOK SOKの最大の特徴は、単純に自動化による業務効率化ではなく、音声によるサポートを行う点です。
「心の葛藤」が業務の障害になっているなら、人の判断と作業が必要な部分はシステムに任せ、さらに音声に「作業の後押し」をしてもらうことで、業務を確実かつスピードアップします。
あえて話しかけることで、確認作業にもなり、また問いかけに答えれば直ちにシステムが次の作業を実行してくれるので、モヤモヤと迷う時間も必要ありません。
自動停止だと未入金ユーザーはすべて停止してしまいますが、音声のワンクッションがあれば、毎月数日遅れて入金があるユーザーや、イレギュラーな事情があるユーザーがいる場合にも柔軟に対応することができます。
また、音声なら「ながら作業」も可能です。
月末月初の忙しい時期、他の作業をしながらでも未入金確認と督促メール送信作業を行うことで、効率的に業務をこなすことができます。
TOKSOKに対する想い
人が作業を行えば、どうしても心の動きがあります。思いをもって業務にあたっていれば尚更です。
想いをもってひとつひとつの業務を大切にすることも、業務を効率化することもどちらも叶えたい。
業務をすべて自動化することは、決して難しいことではありません。
ただ、そこに人ならではの想いを乗せるために、音声というワンクッションを挟むことで、一人ひとりのユーザーを大切にしつつ、心の葛藤を最小限にして業務を効率的に進められるようなサービスを目指しました。
この「TOK SOK」は、私たちのユーザーに対する思いそのものから生まれたシステムなのです。
最後に
みんな遅い時間まで作業してて、日々の業務でも忙しいのに余計なのに巻き込んでしまったかなあ・・・と言い出しっぺの罪悪感を感じてたけど、結果に結びついてほんま良かったです。
最後はバタバタで、みんなに負担をかけてしまったけど、みんなで協力して何か成し遂げるって、やっぱいいなあ！と改めて感じました。
参加に手を挙げてくれたメンバーには本当に感謝でしかない（TT) みんなありがとう！！
いただいた賞金で、叙々苑の焼肉行ってきます！（はよ自粛期間おわって～
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