ダイレクトスカウトメールの返信率を上げるTips

ビズリーチなどのダイレクトスカウトを利用する際、もっとも重要なのはスカウトメールの返信率です。本来はカジュアル面談などに進んでもらう率が大事なのですが、努力して上げられるものではないので除外します。

僕が採用担当としてダイレクトスカウトを行っていた際、返信率を上げるために行っていたノウハウをTipsとしてまとめます。

※今回のスカウトメールは、採用している企業がスカウト対象者に直接スカウトメールを送る事を想定しています。

スカウト送信数を絞って1件あたりの質を上げる

スカウト返信率は、媒体によりますが10%～20%には伸ばせると思います。返信率はどれだけ1件1件に時間をかけるかで大きく変わってきます。

極端な例ですが、同じ時間で100件送って返信5件(返信率5%)と、10件送って返信2件(返信率20％)だと、前者のほうがより多い人数を獲得できて効率が良いように見えます。ですが見方を変えると前者は質を上げていれば本来獲得出来たはずの人材を機会損失し、さらにスカウト通数 = お金を無駄に消費していることになります。
スカウトを送る人材は無限に湧いてくるわけではないことを念頭にスカウトしたほうが良いです。

また、ダイレクトスカウトのメインターゲットになるミドル～ハイレイヤーの人材はスカウトに慣れているため、質の低いスカウトには反応してくれません。そういった意味でも個別の質を上げないと本来獲得したい人たちに訴求することが出来ません。

転職動き始めの人にアクションする

転職サービス登録日や情報更新日の新しい順でソートして、動き始めの人に対して優先的にスカウトを送るようにします。
動き始めの人を対象にする場合は午前中にアクションするようにします。夜間にサービス登録や情報更新をすることが多く、比較的間を空けずにアプローチすることが出来ます。
また、情報が十分な量無い場合は、まだ本気出してない可能性が高いのでちょっと待ったほうが良いです。

理由としては、転職動き始めが一番意欲が高く、まだスカウト慣れしていないのでスカウトを読んで返信頂ける可能性が非常に高いためです。
ただ、各社同じことを考えているので動き始めのタイミングにスカウトメールが集中します。埋もれないようにちゃんと質は担保するようにします。

スカウトを送っている人の名前を使う

CEOなど役職者の代理でスカウトすることもあると思いますが、ちょっとでも文章に違和感があると逆に不快に思われることもあると思います。正直にスカウトを送っている人の肩書と名前を使用したほうが良いと思っています。
もしくは、候補をあらかじめ出したあとで役職者にスカウト文面を考えてもらうのも良いと思います。

余談ですが、僕が受け取ったスカウトで経営者の方が送られているものも頂いているのですが、相手が経営畑なのにエンジニアスキルの細かい部分に興味を持たれたり、前職が同じなのにそこには一切触れないなど、あれ？と思うことが多々あります。。。

興味を持った経験が自社ポジションでどのように活かせるかを書く

本文の冒頭数行のリードに当たる部分には、スカウト対象に対して興味を持った部分と、それが自社ポジションでどのように活かせるかを書きます。

興味を持った部分と自社活用部分に関連性を強く持たせないと弱い文章になります。例えば「現職でのマネジメント経験や成果を拝見し、弊社の～組織のマネージャーとしてご活躍頂けるのではないかと考えております」というのは、興味を持った具体的な部分やそれがどう活かせるのかが伝わりません。

コツとしては、スカウト対象に対して完全にカスタマイズした文章を送ることです。例えば「現職での20人規模の～組織でピープルマネジメントをなさっていたご経験やSaaSを用いた業務効率化を実現されたご経歴を拝見いたしました。弊社の～組織は現在15名の体制なのですが～～という人事課題や～～業務が最適化出来ていないという課題があり、～～様のご経験を活かしマネージャーとしてご活躍頂けるのではないかと考えております」という書き方にすると、スカウト対象者もイメージが湧きます。
スカウト対象者の経歴に組織名やプロダクト名など固有名詞などがある場合は、スカウト文面に出来る限り入れるようにします。複数似たような経験がある場合、どの経験を指しているのかわかりやすいです。

採用の設計をする際に、ポジションの採用背景と対応する必要な経験を掘り下げておくと、スカウト文章がスムーズに書けます。

採用したい人物像の数だけ定型文を用意する

採用したいポジションの数だけ定型文を用意するのがスタンダードだと思います。ですが、ポジションの中でも採用したい人物像(ペルソナ)が複数ある場合は、それぞれに対応した定型文を用意しておくとより良いと思います。

例えば、強みになっているスキル別であったり、現職の業界別などで用意をしておきます。あまり数を増やすと管理が煩雑になってしまうので、主要なもののみに絞ったほうが良いです。

また、定型文部分に直近のプレスリリースなどを入れる場合は、1ヶ月ぐらいで情報鮮度の高いものに更新をしていくほうが良いです。

直近で開催予定のイベントなどに呼び込む

スカウトのアプローチとして「まずはカジュアルにお話をさせてください」とカジュアル面談に繋げるのが一般的だと思います。ただ、カジュアル面談は1対1になるのでスカウト対象者にとってのハードルは思った以上に高いです。

タイミングにもよりますが、エンジニア勉強会など外部の方を招くようなイベントへの参加を案内するのも良いアプローチかと思います。イベントとしても良い参加者を呼び込んでイベントの質が上がるので一石二鳥です。

問題として、通常のイベントだけでも忙しいところ、さらにプラスでやるべき事が増えることになります。運営人員を増やすなどの対策を事前に実施しておく必要があります。

自分に届いたスカウトメールを参考にする

そのままです。自分に届いたスカウトを参考にします。良いと感じたスカウトメールを参考にするだけではなく、悪いと感じたスカウトメールも大事です。
本文のリード部分など、目立つ部分のワードチョイスを参考にするのも良いのですが、本文全体の構成や訴求軸ごとのバランスなどが実際に印象を左右するのでそちらも参考にしたほうが良いと思います。

また、数日後に再送信する機能で送られる文面などは各社それぞれ書き方が違うので、これも参考になります。何日後に送られるのが良いのかも、実際に受け取ってみないと印象がわからないので、見落とさないほうが良いと思います。

最後に

今回載せたTipsのいくつかは、某AIスカウトサービスを利用していた時に専任担当者の方から教えて頂いた内容が元になっています。実際にサービス経由で採用も出来たのですが、正直スカウトコンサルティングだけで十分すぎるぐらい元取れたと思ってます。スカウトの返信率を手っ取り早く向上したい場合は、そういったサービスの利用も検討に入れても良いかもしれません。

おわり