会議を効率化する5つの効果的な方法
仕事の合間に挟まれる会議は、私たちの作業時間を断片化してしまいます。どんな職種の人でも「会議が無かったら私の仕事の生産性はもっと上がるのに！」と思ったことがあるはずです。効率の悪い会議は参加者の作業時間を奪います。それにより、残業や休日出勤など、働く人への負担やコスト増にもつながります。
この記事では、会議を効率化する効果的な方法についてご紹介します。また、会議の効率を上げる議事録ツールについてもご紹介します。この記事を読んだあとは、どのような議事録ツールを選択すればいいか、より迅速に判断できるようになります。
会議効率化の必要性
”労働生産性を上げて、ワーク・ライフ・バランスを改善しよう”という取り組みが日本全体の潮流となっているなか、「仕事の中で無駄が多いと感じている業務は何か」のアンケートで必ず上位に上がるのが、会議です。
会議に割く時間は、メーカーやサービス業、ITなど、多くの業界・職種で長い傾向にあり、参加する人数も複数であることから、会議の効率を上げれば、労働生産性に直接的な影響を与えることが可能です。
会議が無駄な時間になる原因
まず、会議が無駄だと思われてしまう原因について考えてみましょう。
会議が多すぎて事前準備ができない
次から次へと会議が詰まっていると、準備をしておく余裕が失われます。それによりさらに会議が長くなり、準備不足になるという悪循環が生まれます。
会議の前にしておく準備が不充分だと、会議の目的や段取りがあやふやになり、必要な決定事項にたどり着かず、無駄になってしまいます。
会議の回数を減らし、準備の時間をスケジュールに組み込んで、必ず事前準備を行いましょう。
長時間の会議
会議の時間が長くなりがちだ、という意見もよく聞かれます。多くの参加者を長時間の会議で拘束することは、全体の労働生産性を下げ、残業など無駄なコストを発生させる原因となってしまいます。
その会議の目的から適切な時間をあらかじめ設定し、時間が来たら終了するようにすることが重要です。また、会議に割ける時間から決める場合は、事前の段取りから「会議時間内でできること」を明確にします。
目的やアジェンダの不明確さ
この会議で何を決めるのか、何を共有するのかを明確にしておかないと、会議の着地点があやふやになり、無駄な時間となってしまいます。
また、目的に沿ってアジェンダが決められていないと、ゴールにたどり着きにくくなります。
会議を効率化するための5つのポイント
では、会議を効率よく進めるにはどのような点に気を付ければよいのでしょうか。
必要な資料の事前配布
会議で使用する資料は前日までに参加者全員に配布しておきましょう。資料に事前に目を通しておくことで、アジェンダへの理解が速くなり、会議がスムーズに進みます。
事前に「何を話し合うのか」「何を決定したいのか」「何を共有したいのか」がわかっていれば、参加者もそれに備えて意見や資料の準備ができます。会議の前には必ず、アジェンダを準備して、配布しておきましょう。
効果的なタスク管理とフォローアップ
会議で話し合ったことは、各自のタスクとなり、それを消化していくことで仕事が進みます。タスクの生まれない会議は、もともと不要な会議です。
会議の最後に、次回までのタスクを明確にして各自に割り振りましょう。
次の会議の前に各自の進捗を確認し、うまく進んでいないタスクがある場合は、事前にフォローします。そうすれば、会議内で「なぜ終わっていないのか」といった無駄な議論を避けることができます。
時間に沿ってアジェンダを進める
アジェンダを作成するときは、議題ごとにおおよその時間を割り振っておきましょう。
会議を進行しながら、割り振った時間の通りに進行しているかをチェックし、必要に応じて時間を調整します。
また、設定した時間内にそのアジェンダが収まるかをあらかじめ検討しておくことも重要です。「どう考えても時間内に収まらない」という場合は、その時間内で決定できるゴールを検討しなおします。
会議時間を長くすることは生産性の低下を招くため、得策ではありません。
遠隔会議で移動時間を削減
Zoomなどのツールを利用したオンライン会議を採用すれば、参加者が集まるよりも移動の時間を減らすことができます。
日本ではまだ「顔を合わせて会議をしたほうがよい」という意見が根強い業種や職種も多くありますが、どう考えても、移動の時間を他の作業に費やしたほうが効率がよいものです。
遠隔でできる会議と、そうでない会議の区別をつけ、生産性を上げていきましょう。
ツールの活用
会議の効率化には、各種ITツールを利用することも一つの方法です。たとえば、議事録作成ツールを使うと議事録を作る時間を大幅に減らすことができます。
会議では議事録を残しておくことが必須です。議事録が無いと、決定事項の経緯などをあとから振り返ることができず、混乱のもとになりがちです。また、議事録があることで、参加できなかったメンバーへの情報共有も可能になります。
議事録の作成には思いのほか時間がかかります。オンライン会議では録音録画したものを共有して済ますこともありますが、その場合、あとから必要な箇所だけ見つけ出すことが非常に大変です。
議事録ツールで生産性を高めよう
Notta（ノッタ）は、オンライン会議をリアルタイムで文字起こしする、AI自動文字起こし・議事録作成ツールです。
Nottaを使うと、会議で話した内容は自動的に文字起こしされ、クラウド上に自動保管されます。チームのメンバーはいつでも過去の会議の内容を確認できます。
また、AI要約機能を使うと、文字起こし結果に基づいた要約とアクションアイテムが自動的に生成されます。内容を全て読まなくても全体を把握でき、効率が大幅にアップします。
Zoom会議でリアルタイム文字起こし
Nottaは、オンライン会議（Zoom、Google meet、Teams）のリアルタイム文字起こしに対応しています。ここではZoom会議を例に、オンライン会議の自動記録プロセスをご紹介しましょう。
1.ダッシュボードから "Web会議の文字起こし"を開きます。
2.Zoomの招待リンクを貼り付けます。
3.NottaがBotとして参加し、リアルタイムで文字起こしします。
AI要約生成機能
AI要約生成機能は、文字起こし結果に基づいた要約とアクションアイテムが、AIによって自動的に生成される機能です。
1.文字起こし済みのデータの詳細画面を開きます。
2.画面右側にある「AI要約を生成」ボタンをクリックします。
3.要約結果が生成されます。（場合によっては生成されるまでに2-4分程度かかります。）
まとめ
今回は、「会議の効率化」について色々話しました。会議の無駄を改善すれば、労働生産性があがります。会議の目的を明確にし、事前準備を充分に行って、無駄を省きましょう。また、オンライン会議ツールや議事録作成ツールを使用することで、さらに会議の効率を上げることができます。
多くの会議記録ツールを調査した結果、Nottaが優れた機能と高い文字起こし精度を備えていることがわかりました。ウェブ会議の内容を記録するだけでなく、対面の会議でも役立ち。
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