【5分解説】新入社員が職場のチャットで気をつけるべきこと5選【Teams/Zoom】

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こんにちは、新入社員の皆さん！職場でのコミュニケーション、特にリモートワークの増加に伴い、TeamsやZoomなどのチャットツールが欠かせないものとなっています。しかし、気軽に使える一方で、うっかりミスや誤解を招きやすいツールでもあります。そこで今回は、職場のチャットで気をつけるべきポイントを5つに絞ってお伝えします。これを押さえておけば、チャット初心者でも安心してコミュニケーションが取れるようになりますよ！

### 1. **メッセージの送信前に必ず確認を！「送信ボタンは最後の砦」**

チャットの利点はスピーディーなコミュニケーションですが、その手軽さゆえに、ミスも起こりがちです。メッセージを送る前に、一度内容を確認する習慣をつけましょう。「これで伝わるかな？」「誤字脱字はないかな？」と自分に問いかけるだけで、大きなトラブルを未然に防ぐことができます。

*具体例:* ある新入社員が、上司に「了解しました！」と送るつもりが、「了解しましたか？」とタイプミスをして送信してしまったことがあります。この一文字の違いで、上司に不安を与えてしまい、余計なフォローアップが必要になったことがありました。送信前に見直すことで、こうしたミスを防ぐことができます。

### 2. **適切な言葉遣いを心がける！「チャットでもビジネスマナーを」**

チャットは口語調のコミュニケーションが多いですが、だからといってカジュアルすぎる表現や、友人と話すような言葉遣いは避けるべきです。特に上司や先輩に対しては、ビジネスメールと同様に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

*具体例:* 新入社員のAさんが、上司に対して「ちょっと待ってくださいねー」とチャットで送信しました。カジュアルな表現を使ったため、上司から「もう少しビジネスライクな言葉を使って」と指導されることに。社内チャットだからといって、ラフすぎる言葉遣いは避け、適切な敬語や丁寧な表現を使うことが求められます。

### 3. **相手の状況を考えて送信タイミングを調整！「忙しい時間帯は避けて」**

相手が忙しい時間帯や会議中にメッセージを送ると、相手の集中を妨げることがあります。TeamsやZoomでは、相手のステータスが表示されるので、相手が「取り込み中」や「会議中」などのステータスになっているときは、送信を控えるか、後で確認してもらえるようにするなどの配慮が必要です。

*具体例:* ある新入社員が、緊急ではない報告を上司が会議中に送信してしまい、「今忙しいので後でにしてほしい」と注意されました。結果、上司の会議を中断させることになり、迷惑をかけてしまったのです。相手のステータスやスケジュールを確認し、タイミングを見計らって送信することが大切です。

### 4. **絵文字やスタンプの使い方に注意！「楽しいだけじゃ済まないことも」**

TeamsやZoomには、豊富な絵文字やスタンプが用意されており、コミュニケーションを楽しくするためのツールとして使えます。しかし、ビジネスシーンでは使い方に注意が必要です。特に相手が上司やクライアントの場合、過度な使用は避け、TPOを考慮した使い方を心がけましょう。

*具体例:* 新入社員Bさんが、上司に報告した際、冗談のつもりでスタンプを多用したところ、「ビジネスの場では適切な表現を使うべきだ」と注意を受けました。スタンプや絵文字の使い方によっては、軽率な印象を与えてしまうことがあります。特にビジネスの重要な場面では、基本的には文章のみでやり取りすることが望ましいです。

### 5. **情報の漏洩に注意！「意図せぬシェアに気をつけて」**

チャットでのやり取りは、手軽で便利ですが、情報漏洩のリスクもあります。特に、機密情報や個人情報をチャットで扱う際は、細心の注意を払う必要があります。誤って関係のない人にメッセージを送ってしまったり、誤ったチャットルームに投稿してしまったりしないように、送信先をしっかり確認しましょう。

*具体例:* 新入社員Cさんが、プロジェクトの進捗報告を誤って社内全体のチャットルームに投稿してしまい、プロジェクトの詳細が他部署に知られてしまったことがあります。このようなミスを防ぐためにも、送信先の確認や、機密情報はメールや専用のツールで共有するなどの対策が必要です。

### まとめ

新入社員にとって、職場でのチャットツールの使用は慣れるまで少しハードルが高いかもしれません。しかし、今回ご紹介した5つのポイントを意識することで、失敗を未然に防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現できます。メッセージの送信前に確認する、適切な言葉遣いを心がける、相手の状況に配慮する、絵文字やスタンプの使い方に注意する、そして情報漏洩に注意することが大切です。

チャットツールは、正しく使えば強力なコミュニケーションツールとなり、業務の効率化にも大いに役立ちます。皆さんも、これらのポイントを意識しながら、職場でのチャットコミュニケーションを楽しんでくださいね！