世界で一番やさしい会議の教科書
今回のテーマは
「会議」
皆さんは会社の会議に参加しますか？？
会社全員参加の会議だったり、部署単位、プロジェクトチームなど
様々な規模の会議の会議があると思います。
そして「会議」にどんなイメージを持っていますか？？
「報告だけで眠くなる。資料みればわかるし、、、」
「自分なんでこの会議にいるんだろう？？関係ないしな～」
「会議参加してるけどＰＣで違うことやってます～」
「長時間やって終わったけど、何が決まったの？？」
「時間使っただけじゃない？？」
「上司とか社長だけ話してるな～」
等、
ネガティブに感じている人も多いのではないかと思います。
今回はわかりやすく会議を学べる本。
【世界で一番やさしい会議の教科書】を紹介します。
本書はすごくわかりやすく、会議の効果を上げてくれる方法を教えてくれます。
会議は時間泥棒
日本人の一生で会議に参加する時間はどのくらいか知っていますか？？
業種・業界で差はあると思いますが、
3万時間
と言われています。
そして、ほとんどが無駄に使われていると言います。
(もちろん有益な会議もあると思います)
3万時間を、
1日24時間で割ると1250日 約3年分
1日8時間労働計算で割ると、3750日 約10年分
労働時間で計算すると10年分会議で使って、しかも不毛につかっているのです。
人生100年時代で寿命が延びたと言えど、10年は大きいですよね。
じゃあ、会議を無くせばいいじゃん！！
って話だと思いますが、目的や理由があって会議もやりますよね。
簡単になくせないのも現実です。
そもそも会議の目的は何でしょうか？？
・話合う
・何かを決める
などあると思いますが、
最終的に会議の参加者が
「よし！これで行こう！」と思いアクションが決まっている状態
だと思います。
しかし、冒頭で伝えたようになかなか会議の時間を有益に使えていないのも事実です。
今回は本から抜粋して、
私の経験・解釈・意見を踏まえ効果的にイケてる会議にするためのポイントをお伝えいたします。
ちなみに「ファシリテーションする」という表現がこの本に出てきますが
「何かを決めることを促進する・容易にする」という意味です。
会議に参加する若手こそファシリテーションやったほうが良いよ！
とこの本では言っています。
ではポイントに入りましょう。
会議ですぐできる大事なポイント
・<決まったこと> <やること>を確認・書く・共有する
・会議の開始時、<終了条件>と<予定時間>の確認をする
この2つは簡単ですぐ実行に移せます。
そして効果を発揮します。
<決まったこと> <やること>を確認・書く・共有する
冒頭にもあったように
「長時間やって終わったけど、何が決まったの？？」って会議結構ありますよね。
結局何が進んだのかわからない。
いろいろ話したけど自分は何をするのかもわからない。
これでは意味がないんです。
段階を追ってポイントを説明
します。
①<決まったこと> <やること>を書く
今の時代、リアルの会議とWEBでの会議があると思いますが「書く」ことすごく大事です。
リアルであればホワイトボード、ウェブであれば皆で見れる共有ドキュメントなどに書くことです。
そこに会議で<決まったこと> <やること>の書いていくだけです。
すごく簡単です。
会議中に出てきた発言や言葉だけで認識して覚えていない内容って結構あるものです。
書くこと、をしないでいると「言った・言わない」「やった・やらない」が出てきます。
これかなり大事です。
また<やること>を書く際には「誰が」「いつまでに」をセットで入れましょう。
責任転嫁や遅延を無くすためです。
「どのように」までも書けると理想です。
例；○○さんが7月8日までにマーケティング部長から前年度の予算データをもらってMTGメンバーに共有する。
②<決まったこと> <やること>を確認する
会議の最後に<決まったこと> <やること>を①で書いたことを元に
振り返る時間をとりましょう。
2分くらいで終わります。
この確認をやるだけで会議の終着点を全員納得することができ、
また自分が何をして、何をしなくていいのか、がわかるのですっきり会議が追われます。
確認の際に、記入漏れや話し合い漏れがあったことに気づくことができるのも利点です。
③<決まったこと> <やること>を共有する
業務が忙しい時間の中、会議に参加するメンバーもいます。
忙しい人は参加した会議の後にすぐ営業活動などやることがあり、会議の内容を忘れてしまう場合があります。
そうならないために、<決まったこと> <やること>を参加メンバーに共有します。
メールや社内チャット。ＬＩＮＥでも良いです。
このちょっとした気遣いがアクション漏れを防ぐことができますし、
やると結構感謝されます。
<決まったこと> <やること>だけを送るのもポイントです。
会議の議事録を全部送ると長くて見ない人もいますが、この2つだけであればシンプルなので見流されることも減ります。
①②③の
<決まったこと> <やること>を確認・書く・共有する をやるだけで、
会議の効率性は格段に上がります。
会議の開始時、<終了条件>と<予定時間>の確認をする
これは主に会議の主催者がやることですので、若手の出番は少ないかもしれません。
まずは小規模開催の会議からやってみることをおすすめします。
①終了条件の確認
終了条件とは、
「○○をやったら会議は終了です」 というもの。
例：営業3課の現状数値を共有し、問題点を特定、1つ以上の解決アクションと割り振り、今後のスケジュールを確認・合意出来たら会議終了
のように具体的である方が良いです。
このアクションにより
「なんかわからないからとりあへず集まりましょうMTG」を避けることができます。
とりあへず集まった会議 って結構存在しませんか？？
で、なんとなくで進んで、なんとなくで終わる。
時間の無駄です。
3人集まれば文殊の知恵 という諺はあります。
しかし、3人が頭を働かせて同じ方向に進まなければ知恵も出ません。
終了条件(会議のゴールイメージ)を確認・合意しておくことは会議を効果的に進めるためにとても大事です。
②予定時間の確認
予定時間の確認は、
会議全体の時間だけではなく、話し合う項目に予定時間を書いておくことです。
例；
会議全体 30min
・全体数値報告 5min
・問題特定の意見出し・仮説建て 15min
・問題に対するアクションの決定 5min
・きまったこと アクションの確認 5min
このように各項目ごとに時間を設定することかなり大事です。
目標数値があることで効果的に人間は話し合おうとしますし、
時間がたくさんあると思うとダラダラしてしまうものです。
ちなみに会議にかける時間について、、、
個人的な意見ですが、
会議は30分くらいの方が効率的にできると思っています。
30分考えても60分考えても出てくる案はそんなに変わりません。
以上のように
・<決まったこと> <やること>を確認・書く・共有する
・会議の開始時、<終了条件>と<予定時間>の確認をする
をやるだけでかなり効果があります。
まずはこの2個からチャレンジしてみてほしいです。
以下には、本書からさらに会議を効果的に実施する方法も記載します。
会議を効果的に進めるその他のポイント
・会議前に議題やポイント・情報を共有する
会議に集まる人には他の予定もありますし、給与も発生しています。
会議には集中して臨んでもらう必要があります。
上述したように30分くらいで時間設定するのも大事です。
加えて事前共有がものすごく大事です。
議題やポイント・情報とは、
会議の議題や資料、事前に渡したほうがスムーズに進む情報
等です。
さらに 考えておいてほしい事 も共有するのがおすすめです。
送る方はひと手間かかります。
しかし参加者が会議に来て初めて議題や情報を見て頭働かせ、他の仕事からスイッチ切り替えるとなると時間がかかります。
１から内容説明するハメになることもあります。
このアクションをやるだけで、
参加者が事前に議題や情報を確認し、ある程度思考した状態でスムーズに会議を進めることができます。
主催者と参加者の温度感を近づける意味でも大事です。
・共有・報告だけの会議はやらない
そもそも論ですが、共有・報告だけの会議はやらないほうが良いです。
なぜか？
見ればわかるからです。
ただ実際は報告書を読み上げるだけの会議メチャクチャ多いです＾＾
だから3万時間も行くんですね。
見ればわかるものは送ればよくて、
そのうえで話し合いや決め事があれば会議を開けばよいのです。
これだけで無駄な会議はかなり減らせます。
・呼ぶ人を選ぶ
もしあなたが会議の主催者であれば、呼ぶ人を選びましょう。
会議参加者には
「自分なんでこの会議にいるんだろう？？関係ないしな～」
「会議参加してるけどＰＣで違うことやってます～」
って人結構います。
その人の時間の無駄にもなりますし、前向きに会議に参加するメンバーの足を引っ張りもします。士気を下げる要因にもなります。
とりあえずこの人も呼んでおこう～ と軽いノリで呼ぶのはお勧めしません。
会議に呼ぶ基準は
「いないと何が困るか？？」です。
困ることがあるのであれば呼びましょう。
困ることが無いのであれば呼ぶ必要はありません。
本書では「いたほうが良いか？」で考えないほうが良いと言っています。
"いた方がいいか？"で考えると、多くの場合、"いないよりいた方がいい"という結論になってしまうよ
・偉そうにしちゃだめ
若手がファシリテーションをやるときコレすごく大事です！
若い人が本書を読んで、
偉そうに
「決まったことは何でしょうか？」
「やることは何でしょうか？」
「これは誰が、いつまでにやるんですか？？」
「終了条件は？」
と淡泊に聞くと、、、
可愛くないんですよね～
あとは
「つまり○○ってことですよね？？」
「目的って何ですか？？」
って詰めるのもダメです。
イケてない会議や実の無い話ばかりするオジサンにビシバシ行きたくなる気持ちもわかります。
しかし、これやると自分が損します。
周囲から見てもマウントとっているように見えますし、覚えたことをひけらかそうとするのが見え見えだからです。
実践するのであれば、
下手に出て聞いてみたり、
正直に「ファシリテーション勉強中っす！」って言っちゃった方が、
周囲も優しく受け入れてくれます。
あくまで今回はファシリテーション入口で、
込み入った話には対応できないので、不快感を感じさせて反撃されたらただ自分が傷つくだけです。
態度は大事ですよ～。
今回の記事で伝えた<決まったこと><やること>の確認も、
「一応念のため、もう一回確認いいですか？？」
とか、
「忘れないようにしたいので、メモとってもいいですかね？？」
みたいに、枕詞をつけたりや言い方を気を付けたほうが良いです。
ここでツッパって評判落としても意味ないですからね。
これがサラリーマンです笑
まとめ
・労働時間で計算すると10年分会議で時間を使っている。生涯で3万時間。
・会議の目的は参加者が「よし！これで行こう！」とアクションが決まっている状態
・大事なポイント：<決まったこと> <やること>を確認・書く・共有する
・大事なポイント：会議の開始時、<終了条件>と<予定時間>の確認をする
・その他ポイント：会議前に議題やポイント・情報を共有する
・その他ポイント：共有・報告だけの会議はやらない
・その他ポイント：呼ぶ人を選ぶ
・その他ポイント：偉そうにしちゃだめ
本書では
「偉い人はいるイケてる会議を見たことがない。」と言っています。
結構攻めますね＾＾
だから若い人が変えるしかないのです。
「偉い人は自分の会議がグダグダだなんて思いもよらない。なぜなら、生まれてから一度もイケてる会議なんて見たことがないんだから！」
本書を読めば、今回紹介できなかった内容。
会議をより活性化させる問いかけや進め方、事前準備なども勉強できます。
新入社員2年目の若手女性と経営コンサルタントをやっているお父さんの父娘の会話形式で進むのでとても読みやすいです！
興味もった方は購入してみてください。
以上です。
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