🗂️ Design Materials：プロダクト成功の鍵を握るのはコラボレーション。それにはプロセスや構造があった。

私はメルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。 主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。私の働いている企業はデジタル・プロダクトをメインに制作しています。

私たちはここ数年、スタートアップからスケールアップ企業に至るまで、さまざまなクライアントと数多くのプロジェクトに協力してきました。これらすべてのパートナーシップから導き出せる累積的な結論は、クライアントは常にプロダクト・デザイナーとコラボレーション・プロセスにおいてクリエイティブ・パートナーとして扱われるべきであるということです。

私も常に色々と学んできていますが、最近クライアントとプロダクト・デザインチームの間の緊密なコラボレーションは、プロダクトの成功に不可欠だと常に感じています。

なぜコラボレーションが大切なの？

なぜなら、一般的に、UXデザイナーがクライアントと緊密に関わり、同じバリュー、また目標を共有していると、物事はより速く進み、より良い最終プロダクトが構築されるからです。また、プロセスを可能な限りスムーズかつ効果的に進めるための、戦術ツールがいくつかあります。今回は、コラボレーションのプロセスと戦術ツールをご紹介したいと思います。

コラボレーティブ・デザインの定義

コラボレーティブ・デザインは、デザイン・チームとクライアントをつなぐプロダクト・デザイン・プロセスへの直接的なアプローチであり、共通の目標に向けて協力することができることを意味しています。

各エンティティが定期的かつオープンにコミュニケーションを取ることが大切です。そのようにして、相互信頼を確保し、ビジネスとユーザーのニーズをシームレスに結び付ける最高のプロダクトとユーザーエクスペリエンスの開発に集中できる環境を構築していきます。

また、共同デザイン・アプローチに関連しては多くの利点があります。

コラボレーティブ・デザインのメリット

→ 継続的でオープンなコミュニケーションは、誤解、費用の削減、不快なサプライズの発生を防ぎます。

→ 緊密なコラボレーションはまた、テーブルにさまざまな視点をもたらし、UXデザイナーに創造的なソリューションの開発に役立つより多くの情報を提供します。

→ クライアントとの継続的な対話を維持することで、すべてのチームメンバーが常にループにとどまり、可能な限り十分な情報を得ることができます。

→ プロジェクトにクライアントを参加させることで、彼らの専門的な専門知識を活用し、彼らのニーズに合ったより良いソリューションを見つけることができます。

→ クライアントがこれまで参加したことのないUXデザインプロセスに参加するときはいつでも、優れたプロダクトを構築し、その結果により多くの投資をするために必要なことをよりよく理解することができます。

→ クライアントとの効率的なコラボレーションは、通常、不要な反復に費やされる時間を大幅に節約し、プロダクトをより早く開発段階に導きます。

以上のことを考えるとコラボレーティブ・デザインはプロダクト・デザイン・プロジェクトの双方にとって有益な働き方だと思われます。それでは、クライアントとデザイナーの間のコラボレーションプロセスがどのように見えるかを詳しく見てみましょう。

プロセス

クライアントとUXデザイナーが行う特定の活動は、複雑さ、特定の目標、課題と優先順位、プロジェクトの予算、チームメンバーの個人的な好みに応じて、プロジェクトごとに異なります。 

クライアントとUXチーム間のコラボレーションの関係を形成する方法も常に進化しています。 これは、クライアントからのフィードバックと、プロダクト・デザインのコラボレーション・プロセス中に発見された新しいツールや手法によって支えられています。 クライアントとUXのデザイン・チームのコラボレーションを成功させるために毎日実装する最も重要な手法には、プロジェクトのキックオフミーティング、知識の効率的な伝達、定期的な連絡とコミュニケーション、解決策の発見などがあります。

1. プロジェクトのキックオフ

クライアントやプロジェクトによって異なりますが、それでも、実証済みの戦術として「キックオフ」からすべてのプロジェクトを開始します。

これは、30分のミーティングである場合もあれば、半日のセッションである可能性もあります。キックオフ中に、クライアントはプロジェクトに取り組むであろうチームと対面します。これは、クライアントチームメンバーの両方が人物像を知る必要がある最初の機会です。

通常、プロジェクトのアウトラインと要件を確認することから始め、目的のプロダクトの詳細を説明、次にタイムラインについて話し合います。

また、混乱の領域を明確にし、潜在的な問題にフラグを立て、未解決の未知数に対処するために、デザイン・プロセスを段階的に説明します。これは、事業全体のリスクを大幅に軽減するために行います。

さらに、これは通常、プロジェクトマネージャーがクライアントの連絡先を特定し、各側のタスク所有権の詳細を修正するときです。

以前にキックオフについて記事をまとめてみましたので、もう少し内容を詳しく読みたい方は、こちらをご参照ください。

キックオフ・ミーティングの次に、UXデザイナーがプロダクト・デザインに飛び込む以前に、デザイナーがビジネスとそのユーザーについてのすべての知識を持っていることを確認する必要があります。

2. 知識の伝達

そのため、最終プロダクトの実行可能なブループリントを作成するために、効果的な知識の伝達に大きな重点を置いています。知識移転セッション中に、ユーザー・エクスペリエンスの責任者は、ターゲット・オーディエンス、ビジネス目標、および既存の研究と技術の制約に関連する多くの質問をクライアントに尋ねます。

こちらに質問集がまとめてありますので参考にしてください。

多くの場合、UXデザイナーは、プロダクトを説明する利用可能なすべてのドキュメント、ユーザー調査の結果、スタイルガイド、および提供されるすべてのデザイン・アセットを要求します。

このプロセスを管理するために、いくつかの便利なツールを使用します。

ほとんどの新しいプロジェクトでは、DropboxまたはGoogleドライブ・フォルダーとともに専用のSlackチャネルを作成し、プロジェクトに関連するすべての資料を共有します。

これらのツールは、クライアントとチームメンバーの両方がすべての質問と問題に対する回答をすばやく見つけ、アイデアを定期的に共有および議論できるコラボレーションスペースとして機能します。

ワークショップは、知識のギャップを埋めるための優れたツールでもあります。これは、チーム全体を効果的に調整することを可能にする集中的なプロセスであり、多くの場合、最終プロダクトをより良い方向に変えることができる創造的な結果をもたらします。 

本質的な知識が移転されて初めて、デザインチームはプロダクト・デザイン・フェーズを開始できます。

3.クライアントとデザイナー間の定期的なコミュニケーション

会議が多すぎてデザインが多すぎて選択できない場合、クライアントは混乱し、苦痛を感じる可能性があります。しかし、コミュニケーションが少なすぎると、重要な情報が失われ、デザイナーの方向性が失われる可能性もあります。したがって、コラボレーション・デザイン・アプローチでは、「多すぎる」コミュニケーションと「少なすぎる」コミュニケーションの適切なバランスを見つける必要があります。そのため、プロジェクトに応じて、通常、毎週または隔週のデザイン指向の会議を開催し、その間に専門家が作業を発表し、クライアントからフィードバックを収集します。

定期的なコミュニケーションを維持することにより、私たちはすべての人に可能な限り十分な情報を提供することができます。クライアントは、実際に何が起こっているのか、何が行われたのか、そして今後のステップについて常にループを維持し、問題解決プロセスに積極的に参加し、ブレインストーミングを行い、改善のための提案を行うこともできます。

この結果、デザイナーは、プロダクトに取り組む際に、クライアントのフィードバックに基づいて情報に基づいた決定を下すことができます。
これらの会議、および他のチャネルを通じた絶え間ないコミュニケーションも、デザイナーとクライアント間の関係とチームスピリットを強化するために重要です。クライアントは、ハードワークとソリューションの背後にある理由を見て、デザイナーはクライアントがナビゲートしなければならない課題とプレッシャーを理解し始めます。

4.一緒に解決策を見つける

これは、迅速なコンサルティング・セッション、またはクライアントによるアイデアの実行のチャンスであることが判明する場合もあれば、デザイナー作業自体につながる場合もあります。クライアントにいくつかの解決策をスケッチするように頼むこともあるかと思います。

デザイン・プロセスにデザイナー以外の人々を関与させることは理にかなっていますか？ 

答えは「はい」です。なぜなら、誰もが自分のスキル、知識、専門知識を提供して実証すると、各個人がより大きな全体に価値を付加するからです。 これらのコラボレーション作業を通じて、さまざまな視点や役割を持つ人々から生まれたさまざまなアイデアを探求し、それらについて話し合って、可能な限り最良の解決策を一緒に考え出す機会があります。

クライアントに期待したいことは何？

プロダクト・デザイン・プロセスでクライアントに期待されること

エンゲージメント
プロダクト・デザインチームはクライアント向けの製品を構築しているため、クライアントの意見が予想以上であることは明らかです。特に、自分のビジネスを最もよく知っており、創造的なソリューションの開発に役立つ可能性のある洞察をたくさん持っているのはクライアントだからです。クライアントは、少なくとも製品、そのユーザー、プロジェクト要件などに関するすべての必要な情報を設計チームに提供する必要があります。理想的には、前述のように、クライアントは次の方法で設計プロセスへの関与を示す必要があります。設計作業を確認し、改善のための提案を行い、専門家と一緒にブレインストーミングを行います。

信頼
優れたプロダクトの構築には時間がかかり、デザイナーはスケッチ、フロー、ワイヤーフレームを掘り下げるだけの期間が必要です。この間、クライアントは、スペシャリストが素晴らしい成果に向けて前進するために最善を尽くしていることを信頼することを期待しています。

簡単なコミュニケーション
適切なコミュニケーションなしにクライアントの期待に応える優れたプロダクトをデザインすることはほとんど不可能です。デザイナーは、自分の仕事やプロセスがどのように認識されているかを本当に知りたいので、それに応じてデザインすることができます。これが、クライアントが懸念や不満を表明するだけでなく、彼らが興奮していて幸せであるかどうかも教えてくれることを期待している理由です。

柔軟性
多くの場合、プロジェクトが進行するにつれて、当初の計画の一部ではなかった驚きや問題が発生する可能性があります。時々、彼らは素晴らしいことが判明します。また、その逆で、可能なこととクライアントが望んでいたことの間にギャップが生じることもあります。このような場合、クライアントが柔軟性を発揮し、最良の最終製品を作成するために計画を変更することを受け入れることを期待しています。

プロダクトデザイナーに期待したいことは何？

プロダクト・デザイン・プロセスにおけるクライアントの期待

積極的な取り組み。
クライアントとのコラボレーションでは、明らかにデザイナーが主導権を握ります。デザイナーは最適なプロセスを確立し、最も有用なリサーチおよびデザイン・ツールを選択し、ワークフローにクライアントをどの程度関与させるかを決定する責任があります。

すべてのデザイナーには独自の働き方がありますが、基本的なルールは、クライアントの創造性と関与だけに頼るのではなく、デザイナーが主導権を握り、アイデアを提案して実装することに積極的に取り組むことです。

好奇心と謙虚さ。
優れたデザイナーは常に学び、常に好奇心を持っている必要があります。しかし、デザイナーがすべての答えを持っているとは決して思いません。クライアントの分野の専門知識がないことを認めることができるデザイナーは、成熟度を示しています。

優れたスペシャリストは、仮定を立てたり知識を主張したりするのではなく、知識のギャップをすべて埋めることができる人々を特定するために必要なことは何でもします。したがって、デザインプロセス中にクライアントと相談することは、弱点の兆候ではなく、その逆です。設計者が、常に確実であるとは限らないという事実を認めるのに十分成熟していることの証拠です。

フィードバックを受け取り、受け入れる能力。
意図的に、フィードバック文化を強くしていきましょう。デザイナーはクライアントに彼らの仕事と進歩について意見を述べるよう積極的に奨励することが期待されます。

フィードバックは、ポジティブかネガティブかにかかわらず、特にデザインを改善し、最終的にはより良いプロダクトを構築するのに役立つ批評やアドバイスの形で、代替の視点を提供するため、プロセスに多くの価値をもたらします。

彼らの決定を正当化する
デザインは、特定のデザイナーによって行われた多くの決定の結果であるため、ある程度主観的です。専門家が解決策を明確に正当化できる限り、それは問題ありません。デザイナーは、デザインの背後にある理由を常に説明し、クライアントが質問した場合に回答を用意できる必要があります。彼らは自分の視点を守るべきですが、同時に、クライアントの視点に共感し、彼らの心配を理解するために最善を尽くす必要があります。

クライアントとチームが合意に達することができない場合、どうなるのか疑問に思われるかもしれません。

この場合、ユーザーと一緒にソリューションをテストすることをお勧めします。簡単なゲリラテストを行ったり、プロダクトに携わっていない従業員と社内でプロダクトをテストしたりできるため、これは必ずしも費用や時間がかかる必要はありません。通常、5人のユーザーでソリューションをテストするだけで、何が最適かを判断できます。

そして、クライアントが創造的なプロセスにまったく関与したくない場合はどうなりますか？

一部のクライアントは、最終的な言葉を与える必要がある場合にのみ介入する、かなり遠いオブザーバーを好む場合もあります。それでも、私たちはクライアントに、デザイン・プロセスがどのように見えるか、そして私たちのデザイン決定の背後にある理由についての基本的な理解を持ってもらいましょう。デザイナーは常に時間をかけて、クライアントの関与がより良いプロダクトの構築につながる理由についてクライアントに伝えます。また、コラボレーション・プロセスをクライアントにとって可能な限りスムーズかつ完璧に進めるために作成された、特定のツールセットを使用しましょう。

ツールセット

常に迅速で効果的なコラボレーションに賭けましょう。そのため、一連の実証済みのツールを使用してみてください。アウトカムの共有はクライアントとのコミュニケーション方法の重要な部分であるため、簡単にアクセスでき、快適なやり取りをサポートするツールのみを使用し、関係するすべての関係者が協力してすべての障壁を取り除きましょう。

Figma
Figmaは、クライアントとのデザイン・プロセスでのコラボレーション方法に革命をもたらした日常のデザイン・ツールです。これはコラボレーションファーストの共有ワークスペースツールであり、フロー、ワイヤーフレーム、忠実度の低いデザインと忠実度の高いデザイン、さらにはインタラクティブなプロトタイプの準備に使用します。 Figmaには、いくつかの優れたコラボレーション機能が付属しています。

チームメイトのデザインを見るか、同じデザインでリアルタイムに共同作業することができます。同じファイルに複数の人がいる場合でも、問題なく動作します。

Figmaの優れたコメント機能により、クライアントは画面上の特定の要素の横にコメントを残して、より詳細に話し合うことができます。したがって、クライアントには、最後だけでなく、途中でフィードバックを提供したり質問したりする機会が与えられます。
このツールは、関係者がプロジェクトの進捗状況を最新の状態に保つための効果的な方法を提供します。電話をかける時間がない場合でも、いつでもFigmaの内部を覗いて最新の更新を確認できます。

Slack
Slackは、チームコラボレーション分野の主要なプレーヤーの1人として何年にもわたって増加しており、現在私たちのほとんどが在宅勤務しているため、進行中のパンデミックの間にその数はさらに増加し​​ています。これにより、SalesforceによるSlackの最近の記録的な買収が実現しました。意図的に、Slack上に構築された強固なコミュニケーション構造があります。新しいプロジェクトを開始するときはいつでも、通常、クライアント専用のプライベートチャネルを作成します。このようにして、すべてのチームメンバーが会話をフォローし、そのプロジェクトに関連するすべてのドキュメントを表示できるスペースがあります。

プロジェクトの会話が進むにつれて、特定のコメント、リンク、または会話が常に注目に値することがわかり、検索機能により、必要なものを簡単に見つけることができます。

また、Figmaプロトタイプへのリンク、Googleドライブへのリンク、Miroで構築されたペルソナなど、常にアクセス可能である必要がある貴重なドキュメントをすべてSlackチャネルの上部に固定します。
Slackは、主にクライアントとデザイナーの両方がより応答性が高く、すべてのコミュニケーションがより透過的であるため、電子メールを使用するよりも効率的になっていると感じています。私の勤める会社ではメールを完全に諦めたわけではありませんがSlackをより頻繁に使用しています。

GoogleドライブまたはDropbox
クライアントは複雑な課題と目標を持って私たちにやってくるので、すべての知識が1つの場所に保存され、チームの各メンバーがすべての情報を簡単に見つけられるようにする必要があります。そのため、通常、クライアントの設定に応じて、すべてのプロジェクトファイルをGoogleドライブまたはDropbox内に保持します。クライアントが提供するさまざまなドキュメントやリソースとは別に、プロジェクトの進行に合わせてドキュメントを作成します。私たちはそれを強く信じています：

チーム全体の「信頼できる唯一の情報源」として機能するすべての製品リソースを保持する1つの共有スペースを持つことは、長期的なクライアントにとって特に重要です。私たちはそれらのいくつかと数か月、あるいは数年も協力してきましたが、この間、ユーザーフロー、ユーザーストーリー、さまざまな種類のユーザー調査など、膨大な知識を蓄積してきました。これにより、保存してアクセス可能にするために必要な非常に貴重なコンテキストが提供されます。

Miro
これは、パンデミックの際に再発見したツールです。これはオンラインホワイトボードで、付箋、ボックス、矢印でいっぱいの美しいコラボレーションボードを簡単に作成できます。このツールは共同作業をサポートするように設計されており、非常に役立ちます。調査の整理、ユーザーフローの構築、カスタマージャーニーのマッピング、ビジネスモデルキャンバスとしての使用、さまざまなペルソナの概要の作成に多用しています。私たちのデザイナーは、クライアントとビデオハングアウトを行うことが多く、両方が同時に同じMiroボードで作業します。強くお勧めします。

Zoom
現代のテクノロジーツールが提供するコミュニケーションの可能性を最大限に活用しましょう。テクノロジーと古き良き会話のバランスを保つように努めるのはとても大切なことです。時々、電話を取り、簡単なチャットをすることほど良いことはありません。特に紛らわしい問題を明確にする必要がある場合は、Zoomで話す方がはるかに優れている可能性があります。これは、大量のメッセージを20分間やり取りするよりもはるかに高速です。

まとめ

うまくいけば、この時点で、クライアントとデザイナーのコラボレーションプロセスが提供しなければならないすべての利点がご理解できたと思います。

優れたプロダクトのデザインに関しては、最高のスペシャリストでさえ単独でそれを行うことはできないため、クライアントの関与はデザインの成功に不可欠であると言えます。 意図的に、私たちの最大の仕事は、私たちのデザインスキルを披露し、クライアントを感動させようとすることから来るものではありません。 それらは何時間もの議論から生まれ、多くのフィードバックを収集し、多様な視点を検討します。これらはすべて、すばらしいプロダクトを一緒に構築する際に非常に貴重です。

参考資料

https://withintent.com/blog/product-design-collaboration-process/

私も色々勉強中なので、皆さまのご意見・ご感想をお聞かせください。
お読み頂きまして、ありがとうございました。

メルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。 主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。