[研究室運営] 研究室運営を支えるWebサービス（after コロナ禍）

以前、研究室運営を支えるWebサービスについてコロナ前、コロナ禍の様子を書かせてもらったのですが、

対面での研究室運営が戻ってきたため、現在の様子について書かせてもらいます。

コロナ禍では研究室にみんなが集まって活動することができなくなったため、時間同期でオンライン空間に集まって活動するスタイルでしたが、ようやく戻ってきました。やっぱり対面は良いですね。

ということで、以前書いていた内容をアップデートしつつ、新しく導入したサービスについて書いてみます。

改めてですが、研究室運営において重視しているのは学生さんの成長と研究活動であり、そのために知識や成果、各種情報の蓄積と共有、コミュニケーション（指導、各種依頼など）、情報発信が重要となっています。なお、参考情報として運用にかかるコストも併記してますが、ただで使いたいというわけではありませんので、参考情報とご容赦下さい。

Cosense（Scrapbox）で議事録共同編集・研究ノート共有（教育利用は無料）

研究室の情報共有において圧倒的に使えるのはCosense（Scrapbox）になると思います。とにかく記事を個人・グループで気軽にかけて、画像をどんどん取り込むことができて、またそれぞれの記事をつなげるのが容易なのが助かります。中村研のCosense（Scrapbox）は、2020年1月末時点では5028ページだったものが、2024年8月18日現在では10700ページになります。かなり増えましたね。

Cosense（Scrapbox）にあるのは、グループで共同編集するゼミやミーティングの議事録、論文紹介のコメント、参加している学会の議事録、講義ノートといったものと、個人が書く研究ノート、全体向けのHOWTO、研究者情報、ネタページなどの記事群になります。こうしたページは頻繁に参照されるもので、貯れば貯まるほど価値が高まっていきます。

ちなみに論文紹介の記事や学会の議事録などでは、投稿者や発表者がリンクで表現されており、他の記事にその人が登場したときに自動的にリンクが貼られるので、あっ、この人こんな発表もしていたんだとつながるなど、かなり重宝しています。あと、複数回登場しているような研究者の方は写真も載せているので、学会とかでお見かけしたときに、あっ！ この人だ！ と学生さんたちは思うことができるようです。

アカデミックでの利用は無料なので、研究室を運営していて使わない手はまずないと思います。というか、Google Docsも悪くはなかったのですが、複数人で同時編集すると急に消えてしまうとか、フォーマットが崩れたりするのでうちには向いてませんでした。

Google Driveでファイルの共有（容量に応じて）

Scrapboxで完結してくれると助かるのですが、大きなファイルの共有などはできないので、その点についてはGoogle Driveに頼っています。みんなでフォルダを共有し、多階層のフォルダを作って、そこにデータや原稿、スライドなどを放り込んでいます。ちなみに、Google Driveを使うのであれば、ScrapboxじゃなくてDocsを使えばという話もあるかもしれませんが、多人数での利用で頻繁におかしくなっていたので断念しました。

本当は、G Suite for Educationを利用したいのですが、一組織一アカウントという制限のため断念しました。なんとかしてほしい...。

ちなみに卒業すると、その学生に紐付いているファイルが全部消えてしまうので、事前に権限を移譲とかしとかないとえらいことになります。

Google Spreadsheetで情報共有

上記のGoogle Driveないのことにはなりますが、よく参照する学生さんの学生番号、年組番号名前、大学のメールアドレス、Gmailのアドレスなどを登録し、すぐに参照してもろもろの書類に記入できるようにしています。

また、管理する予算が増えてきたことで色々わけがわからなくなってしまったため、予算の執行状況をスプレッドシートで管理し、把握可能としています。やっぱり少しの手間を惜しまないのは重要ですね。

秘書さんを雇えばという話でもありますが、まぁこれくらいの規模であればいらないかなぁという印象です。

Google Photosで写真の共有（容量次第）

研究室のイベントや学会などがある場合は、まずわたしがGoogle Photos上で共有アルバムを作成し、そのurlを共有して参加者に写真を登録してもらうという形式で、写真や動画の共有をしています。

なお、学会の発表動画もアップしてもらっているのですが、Google Photosへの写真や動画のアップは個人アカウントの容量を圧迫するので、その場合は研究室の共有アカウントを使ってもらい、写真や動画をアップしてもらってます。

なお、Cosense上にアルバム一覧のページを作成し、いつでも参照できるようにしています。

YouTubeで卒論発表やゼミをアーカイブ（無料）

Zoomによってゼミなどの発表にまつわる動画収録が本当に手軽になったので助かっています。

で、収録したゼミや卒論などの発表会の動画を、随時YouTubeに限定公開でアップし、そのURLをゼミのスクボや発表会のスクボに貼っておいていつでも参照可能としています。

こちらは手間ですが、ちくちくとわたしがアップロード作業と貼り付け作業を行っています。

Slackでやりとり（無料 or 年間約1500円/人）

メールはコミュニケーションのコストがとても高く、一方でLINEだと研究室のもろもろの連絡が入ってくるとすぐに破綻するので、コストがそこまで高くなく、またそれなりに使えるものとしてSlackを採用しています。

Slackの良さは言うまでもないことですが、必要に応じて（学年やグループ、学会など）チャンネルを分けてやりとりできることが素晴らしいです。また、botを導入すると、役割分担などを行ったり、Calendarのスケジュール通知や、Scrapboxの更新履歴通知などを見ることができるのでかなり便利です。中村研のSlackには、2015年10月に開設してからの約9年間で、400近いチャンネルに58万件以上の投稿があるようです。すごいな。

ちなみに、年間1500円というのはアカデミックプライス（85% off）で、この安さに本当に助けられています。アカデミック適用とするには、英語版の雇用証明を送ればよかったので簡単でした（当時）。
なお、無料で使うのであれば1年でログが見えなくなることを覚悟しなくてはなりません。

Google Calendarで日程共有（無料）

研究室にはたくさんの学生さんがいるため（M2が8名、M1が7名、B4が8名、B3が8名）、どうしても個人やグループのミーティングなどのスケジュール調整で予定が破綻しがちです。

そこで、私が2つ共有カレンダーを作成し、1つは私が私の予定を学生向けに公開する動かせない閲覧のみのカレンダー、もう1つは学生が編集可能なカレンダーとし、8時半～17時半で空いているところに（勤務可能時間がそれだけ）に予定を勝手に入れて確保してもらう形式としています。

なお、ほっとくとあまり予定が入らないので（やはりある程度の強制力がないとまた今度また今度と、予定は入れようと決意しないものですし）、この1週間は個人ミーティングをみんな入れてくださいとか、グループミーティングで困ってたら個人ミーティング入れてとか促しています。

今の所、たまに登録したスケジュールを忘れられて悲しくなることを除けば、うまく回っているように思います。

対面＋Zoomでゼミやミーティング（約21000円/年）

コロナ禍の数少ない良かったことというのは、オンラインでもある程度コミュニケーションが可能となるようなサービスが確立されていったことかなと思います。基本的にゼミやミーティングは対面で実施していますが、状況に応じて（例えば出張や体調不良など）オンライン化して回しています。ということで、Zoomを引き続き契約して使うことで実施しています。

Zoomを利用したゼミの良さは、気軽に録画できるということですね。研究室では5分発表・5分質疑の論文紹介を毎週実施していますが、これの記録ができるため、参加できなかったときも気軽に振り返ることが可能です。

それにしても、コロナ前はZoomなんて存在を知らなかったのに、こんなに便利だとは思いませんでした。TeamsやWebex、Hangoutなども使ってみましたが、Zoomの手軽さ、安定感がやっぱり素晴らしいかなと思います。

Discord（無料）

こちらもCOVID-19の影響で研究室内の雑多なコミュニケーションのために導入したサービスです。

Zoomは私が契約しているので、私が参加するときには特に問題なく利用できるのですが、そうでない学生たち同士のミーティングなどでオンラインでの対応が必要なときなどにはDiscordを活用しています。また、ミーティングだけでなく、OB/OGも含め、夜に集まってゲームするときなどにも活用されているようです。

Overleafを利用してTeXで原稿を書く（199ドル/年）

私自身は学生時代TeXを使っていたのですが、TeXは学習コストが高いというのがネックでした。また、Wordに比べTeXは原稿チェックする際に手間があることなどから、研究室を運営し始めてから10年、頑なにWordを使い続けていたのですが、Wordのフォーマット崩れや投稿直前に図表が行方不明になるといった問題が頻発していました。

で、色々な先生に相談し、そこまで共有の手間がないことを教えてもらい、またChatGPTの登場でこの手のコマンドベースのものは気軽に教えてもらうことができるということがわかったため、TeXに1本化し、Overleafで原稿を書くことにしました。

で、学生さんがどこかに投稿する際や卒論、修論を書く際には、まず私がプロジェクトを作成し、それを該当する学生さん（および共著者）と共有し、原稿を書いていってもらっています。原稿がリアルタイムで共有されるので、締め切りまでやばいなどをチェックできるのも良い感じですし、一緒に編集できるのもよいですね。

1プロジェクトあたり共有できるのは10アカウントまでですが、共著者がそこまで多くなることもないですし、卒論・修論をチェックする学生がそんなに増えることもないため、現状は十分な感じです。

あと、TeXはやっぱり図表が行方不明にならないのと、気軽にコメントアウトできること、参照がおかしくならないのは最高ですね。もちろん表を作るのが手間だとか、思い通りにいかないこともありはするのですが…

Grammarlyで原稿チェック（無料 or 1アカウント50ドル/年）

研究室に留学生や英語が堪能なスタッフがいればそこまで問題ならないのかもしれませんが、私も英語はそこまで得意ではないため、国際会議論文などを書く際には学生さんたちの書く英語の質が少しでも高いというのはとても重要になります。

ということで文法やスペルのチェックをしてくれるGrammarlyを10アカウント分契約し、そのアカウントを投稿を控えた人のGmailのアドレスに割り当て、対応しています。無料でも最低限の機能は使えますが、有料にするとその質も上がりますし、Wordのプラグインやブラウザ拡張として英語の質向上を図ることができるため助かります。

ただ、あまりちゃんと使いこなせていない学生さんも多いのは事実で（Grammarly通した？と質問することもよくあります）、ここら辺は難しいなと。お金もかかることですし、もう少しアカウント数を減らそうかなとも思っています。

Docswellで発表スライドの発信（無料）

学会発表を見る人は限られてますし、発信の場をそれだけにしてしまうともったいないという気持ちが強くあります。そこで、学会発表後に権利的にまずそうなものを抜いたあとで、Docswellにスライドをアップしています（SlideShareは広告がひどいので削除しました）。

現時点で、中村研としては約370件のスライドがアップロードされており、かなり閲覧されているようで、このスライドをもとに共同研究やアドバイザの依頼などを頂いているので、かなり活躍してくれているコンテンツになります。

また、他の研究室の方からもよく利用いただいているという話を聞くのですが、それ以上に、私が他の人に研究室の研究内容をプレゼンするときや、下の学生が先輩の研究テーマを引き継ぎ、把握するときなどによく利用されています。

GitHubでプログラムを共有（無料）

中村研の色々なプロジェクトでは、GitHubを利用してプログラムやデータを共有しています。これで、過去のプログラムとかを動作可能にしています。

GitHubを導入し始めて長く時間がかかりましたが、ようやくそれなりに使われ始めています。ただ、30人のメンバーに徹底させることは難しいですね。他の研究室でも似たような話を聞くので、なかなか難しいのかも。まぁ、私も勢いでプログラムを作ってしまうタイプで、完成した後にプログラムをGitHubに登録するような人間ですので人のこと言えませんが…

ちなみに、一度変なオプションがONになっていたらしく、3万円くらい請求されました。悲しい。

Wordpress＋さくらインターネット＋独自ドメインでサイト運営（約2万円/年）

中村研では、学会発表後に必ずその発表報告記事を投稿してもらっているため、研究室のウェブサイトは情報発信がしやすく、かつ編集が容易なものが必要です。以前は、大学のネットワーク内にサーバを置いていたのですが、サーバトラブルや停電、研究で動かすプログラムの暴走などでしばしば止まるなどの問題がありました。

ということで、独自ドメインをとり nkmr-lab.org 、現在はさくらインターネットのVPSを契約し、その上にWordpressを置いて、情報発信をするようにしています。割とアクセス集中することもありますが、Wordpressのプラグインなどを設定することで、今のところは問題なくさばききれています。

ただ、Wordpress経由で一度侵入されてえらいことになりました（たぶんプラグイン経由？）。気をつけないといけないですし、データベースのバックアップは定期的に行わないとですね。

さくらVPS（スペックに応じて）

前までは、数百万円のワークステーションを購入して、それをみんなで共有して利用するというやり方をしていましたが、もうそういう時代ではないんだろうなぁということで、研究室のもろもろの処理をするサーバをさくらインターネットのVPSをたくさん借りてやっています。

現在、30台も借りているのでやり過ぎ感はあるかもですが、元を取れるくらい十分に成果が出ているのでまぁこれはこれかなと思っています。

Tailscale＋Googleリモートデスクトップで研究室の高性能PCを外部から操作（無料）

機械学習などそれなりに計算が必要でディスクが必要な研究をする場合、VPSなどで高火力なサーバを契約できると良いのですが、そうしたサーバは高価でなかなか手が出るものじゃありません。そのため、どうしても高性能なPCを購入して研究室に置く必要があります。で、その研究室にある高性能なPCを外部から使いたいということはよくある話ですが、そうしたPCにグローバルIPを与えて外部から侵入リスクを考慮しつつアクセスさせるための設定はとても面倒で難しいなと思っています。

ということで、TailscaleというPCを手軽にVPN接続可能とするサービスを利用し、Googleのアカウントを利用して外部から手軽にアクセスできるようにしています。また、ネットワーク接続した後で、Googleリモートデスクトップを利用し、そのPCを操作できるようにしています。

昔はリモートデスクトップってかなり重かったイメージですが、今はネットワーク帯域も以前に比べ格段向上していますし、全く問題なく操作できていて驚きます。

ちなみに、高性能なPCの前で作業するのが面倒なのか、研究室内でもTailscale＋Googleリモートデスクトップを利用し、研究室内の別の座席からリモートで使ってるケースもよく見かけます。無人でPCが動いている様子はなかなか面白いものです。

なお、私のアカウントでも同じようにTailscaleでネットワークを構成しており、出張先や自宅、大学にいるときに、研究室や自宅のPCにあるデータを取り出したり、操作したいときなどにも使っています。特に私はタスク（事務に提出する領収書や、出張申請などの提出書類）を印刷して物理的にスタックし、順に処理していくことが多いため、自宅から大学の自分用PCに入り、自室の複合機で印刷したり、といったことが手軽にできてとても便利です。

ヤフークラウドソーシング（利用に応じて）

中村研ではひとになにか使ってもらうなど、ひとを対象とした実験をよくやっており、アンケートや簡易タスクの実施のため、ヤフークラウドソーシングを活用させていただいています。2000人規模のアンケートでも、1～5万円程度で、1～2日で結果を集めることができますし、簡易的なタスクも実施できるのでとても良いです。ただ、当然不真面目な回答（全部同じ選択肢にする、一貫性がないなど）をするクラウドワーカーさんがいますし、同じように簡易タスクも適当に実施するひともいます。なので、そうしたひとをどうフィルタリングするかということが重要になるなと思います（結局それが研究にもなっていますが）。また、タスクの場合は一気に来るアクセスをどう捌くかが重要になります。

で、研究室の運営を支えているWebサービスとして、独自に開発および改良したものに、下記があります。両方ともかなり利用頻度が高く、活躍しているものになります。

研究室デジタルライブラリを利用した情報発信（0円）

研究室運営において重視しているのは学生さんの成長で、もう1つは研究しその研究成果を世の中に発信していくことになります。研究をする過程で学生さんは成長していくので、結果的にこの2つは密接に結びついています。

研究をしていくには、機材の購入や諸々の人件費、出張旅費など色々お金が必要なため、予算獲得はとっても重要で、どれだけ教育や研究を頑張ろうと思っても、お金がないことには始まりません。お金を集めるには、一般的には科研費などの研究予算に申請書を書いて獲りに行くことになるのですが、そんなに頻繁に申請できるものではありません。また、私は基本的に怠惰なので、色んな研究予算に積極的に申請することができません。で、自分から動くよりは、色々な企業の人の目にとまって、研究室に興味を持ってもらうことが重要であると考えています。

そこで、もともと宮代理弘君が開発してきた研究室論文データベースを、Web上で管理できるよう宮代君に改良してもらい、またそれをこちらで改良を重ねながら、研究室用に導入しています。

このシステムで論文のPDFとスライドを気軽に閲覧できることもあって、共同研究やアドバイザの依頼を複数頂いており、予算獲得に繋がっていますし、外部の方がいらしたときに、これを使ってプレゼンをしています。また、新しい学生さんが先輩の研究を把握するのにも使えるなど超便利です。

さらに、公開用にはDocswellのスライド、原稿のPDFのみアップしていますが、研究室メンバーはGmailでログインするとPowerPointやWordファイルをダウンロードすることもできるようになっており、それを使って講演などに利用できたりしていて本当に便利です。

図書管理システム

研究プロジェクトや学生さんの研究の推進、ゼミにおける教育、講義に必要な資料など、研究室の蔵書はまぁとんでもない量になっています。こうした蔵書を研究室のメンバーが借りていくとなると、まぁどこにどれがいった？とわからなくなってしまい破綻します。

ということで、学生さんたちに図書管理システムを開発してもらい、自身のIDと書籍のバーコードの読み込みで手軽に本を借りることができるようにしたり、そもそもの本の管理を棚ベースですることによって、あれどこにあるっけ？とならないようにしています。

とはいえ、本はさらに増えていくものですので、なかなか管理は大変で、毎年棚卸しのような作業がなされています（今年はこんな状況なので新規の本が登録されておらず悩ましい感じですが...）。

文章チェックツール

Overleafで原稿をチェックできるようにしたのはよいのですが、原稿のチェックがなかなか面倒になってしまいました。GoodNotesを使うことで原稿チェックをすることは可能ですが、学生さんに購入させることは難しいですし、みんなタブレットを持っているわけではないためなかなか難しいところです。

ということで、GPTくんの力を借りつつ、原稿チェックのためのサービスを作りました（GitHub上のコードはこちら）

こちらにPDFを登録すると、ペンで手書きして文章の赤入れができますし、マウス＋キーボードでもチェックを書き入れることが可能です。アニメーションするのが個人的にはやってる感があって良いなと思っています。

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ということで、コロナ禍から対面が戻ってきた現在の研究室運営を支えるWebサービスでした。

やっぱり対面が戻ってきて雑談が増えているのが良いですね。研究室もずいぶん活発になったように思います。