キャパが足りない！と思った時の、仕事の優先順位の付け方。

今日は仕事の優先順位の付け方の話です。
よく「優先順位をつけるのが重要だ!」って言われますが、そもそもなぜ大事なのか、何を優先すべきなのか、どうやったら判断できるようになるのかについて教わってない人は多いですよね。
なので、今日は私の思う仕事の仕方を言語化してみようかと思います。

1.時間管理のマトリックスでどのアクションが重要か考えてみる

まず最初に、一般的に言われている、仕事の優先順位を決める時間管理のマトリクスを紹介します。よく知られた方法で、一度自分の普段の仕事を当てはめてみるのに利用すると良いですね。
見たことある人もいると思います。

ただ、私は正直、「こんなの見て毎回優先順位決めてる時点でやばたんなのでは?」とも思っています。
日々の仕事で優先順位がすぐつけられないことほど危険なことはありません。ここでは、自分の仕事が「作業」ではなく「仕事」になっているかを確認すると良いでしょう。
考えてみてほしいのですが、まず、第一象限。ここの仕事をやらない人なんていますかね、、、？流石にいませんよね。笑
第四象限に至っては、仕事とは呼べないものです。雑談などのコミュニケーションは、仕事を円滑にする上で必要だったりするのでゼロとはいかないでしょうが、仕事だと認識している人はおそらく仕事を頑張る皆さんの中にはいないでしょう。
そもそも第四象限に時間を割く人は、ベンチャーが居心地悪くなります。バレないと思っていても必ず周りにバレますし、熱量の高い人の中でこういう人が働くのは本人自身がきつくなります。

そして、第二象限がこのマトリックスの説明で最も重要と説明される仕事です。未来の価値を築く仕事です。
第三象限はやった気になっちゃう、効率化を図ったり人に任せた方がいい錯覚仕事です。書いてある仕事以外にも、本来は効率化が可能なルーティン作業や、意味のない報告書などもここに当てはまります。
リーダーや経営サイドで言えば、第三象限のような仕事をさせてしまっていないか考える必要があります。意味のない会議や、不要な報告書など。効率化できる作業を効率的にし、時間を創出できているか確認する必要があります。(もっとがんばります。笑)

でですね、問題は何かと言うと、第一象限。
緊急かつ重要な仕事というのは「最も重要な仕事」と考えがちです。それはある意味間違ってはいないのですが、仕事において大切なのは、そもそもこの第一象限の発生を極力減らすことにあります。つまり第一象限になってからテンパって対処しているようでは遅いというやつです。
第一象限が多く起きている時は、第二象限が疎かになり、結果として更に第一象限に含まれる事象を増やします。
結局のところ、第一象限に取り組んでも取り組んでも、緊急事案が減らないばかりかどんどん増え、自分自身の疲労にも、事業の衰退にも歩みを進めてしまうのです。
なので、「仕事」とは第一象限を極力起こらないようにするために第二象限のアクションを行うことを言うのです。

最初に書きましたが、ここまで学んでも、結局実際の仕事の場で考えず反射的に判断できるようでなければ意味がありません。
というか、本当はこれは多くの人が直感で判断しているとも言えます。

言われたらわかるけどできない
という事実の方が改善すべき課題なのです。

先程のマトリックスで覚えるべき大事なことは一つだけだと私は思っています。
唯一の大事なことは、「仕事において大切なのは、そもそもこの第一象限の発生を極力減らすこと」。これを覚えて先に読み勧めてください。

2.「作業」ではなく「仕事」を重視する。

第二象限と第三象限についても、一つの基準を書いてみたいと思います。
私は学生の時、「『作業』じゃなく『仕事』をしなさい」と教えてもらいました。最初はよくわかりませんでしたが、仕事をするようになって、自分が「錯覚仕事」にとらわれている時にこの意識の重要性を痛感しました。

そもそも作業と仕事は何が違うのか？
これはブルーカラーとかホワイトカラーという違いを指しているわけではありません。辞書的な意味で使われてるのではないので、ここでの「作業」と「仕事」とは何を指しているのかというと

作業
一定の決められたことを行うアクションで、頭を使わなくてできるもの。

仕事
頭を使って、価値を創り出す活動。

だと私は思っています。よく、工場の仕事は作業と言われますが、私はそれも違うと思っています。工場で働く方の中には、同じマニュアルで同じ手順のはずなのに明らかに仕事の質が高い人や、効率の良い人がいます。どんな職務かどうかではなく、本人がより良くしようという思考をしているかどうかで差が生まれるのです。
清掃の仕事も、作業的にやっている人もいれば、仕事として自分なりの価値を生んでる人もたくさんいます。
どのような職務においても、「作業」をしている人と「仕事」をしている人とは大変な差が生まれるということです！

これから仕事に挑む自己診断基準として、「作業」ではなく「仕事」ができているかを定期的に振り返ってみると良いでしょう。

3.質の高い仕事をする方法

実際に仕事の中で優先順位をつけて仕事をするにはどうしたらいいのかという実践的な面を考えてみました。
まず、仕事の優先順位について言及されるのは、下記のようなタイミングではないでしょうか？

・タスクが漏れる
・仕事が終わらない
・常にハプニング処理になっていて未来に対する仕事ができてない。
・ミスが多い
・中長期的に成果が上がっていかない

マトリックスに合わせて自分の仕事を象限ごとに分けてみても、仕事が効率化するわけでも、タスクの漏れを防げるわけでも、効率化を図れるわけでも、本人のスピードが上がるわけでもない。
問題は、生産性の高い仕事をし、いかに第一象限を少なく、第二象限の仕事ができるようになるかです。(ルーティーンの仕事はどうしても発生しますが、効率化や人に任せることが可能であったりします。)

ということで、私が考えた優先度の高い仕事からやれるようになる方法を紹介します！

① タスクはノートにアナログ管理
毎日PCの横にノートを置き、その日の仕事を詳細に書き出す。(必ずアナログで!デジタルは☓)
まず最初にやってほしいのは、仕事中に必ず近くにノートを置き、そこにその日の仕事を書いていくことです。内容は自分がわかるように箇条書きにし、ペンは3色ボールペンを使うのがおすすめです。
箇条書きでなるべく具体的&細分化した作業を書き出しておきます。仕事が片付いたら赤ペンの二重線でタスクを消していき、逆に突発的に仕事を頼まれたり、忘れていたタスクを思い出したりしたらすぐ(速攻。0.1秒後に)書き足します。
注意点としては、メモではなくノートや手帳でやることです。理由は、前日までの仕事を振り返ったり、前日の確認をすることで終わってないものが漏れることがなくなるからです。
必ず1ページで、パット見てわかるように可視化しましょう。

<メモの例>

※本当に字が汚くてすみません、、、、、。

② 第3象限はスキマに”ながら"対応
ルーティーンのメールチェックや、突然の電話など、避けられない第三象限はスキマ時間に”ながら"対応します。メールチェックや連絡返信は、電車での移動時間や、やむおえない待機時間、ちょっとしたスキマ時間にちゃちゃっとやることで、タスクが増えていくようなストレス軽減します。
また、連絡の回数を減らすために少ない回数でやり取りを可能にするのも効果的です。錯覚仕事があまりにも多い場合は、チームメンバーと改善方法を考える必要があります。
形骸化した会議や報告書がないかどうかなど、定期的にチェックすると良いでしょう。

③ 未来に向け「難しい」と感じる仕事を選ぶ
自分の1日の中に、未来に向けた仕事の有無をチェックします。難易度が高いが必要だと思っている仕事は、自分でも理解できている事が多いのです。自分の1日の仕事の中に「難易度が高いが重要」な仕事が入っているのか考えてみましょう。
ビジネスにおいて最も成果を上げるのは、第二象限にある仕事です。もちろんそれが本人の中で思考を伴わない作業的な仕事になっている場合は意味がありません。
第一象限が起こらないようにするのは、日々の第二象限の仕事です。リスクを予防できる仕事をしているか、将来を見据えた仕事が自分の1日に含まれているかを必ずチェックしましょう。

④ スピード>品質
例えば、「ブログを書く」という仕事が書き出せたら、Googleスケジュール上に、ブログを書く時間を割り振ります。私は仕事をしながらPC上部に表示される時間を見て制限時間をチェックして進めます、時間をみる癖がついてない場合には、キッチンタイマーなどを利用すると良いでしょう。
大事なのは、時間内に仕上げる「スピード」です。

「品質かスピードか」という議論が行われることは多いですが、どちらかを選ばなければいけないとすれば、重視すべきは「スピード」です。
スピードを重視してやるべき理由は2つあります。1つは、人間は与えられた時間をすべて使ってやり遂げる癖があり、これは逆に利用することで、限られた時間でやり遂げる頭を使い対処能力を上げることができます。
料理をイメージしてもらうとわかるかもしれませんが、やったことのない不慣れな時は、すごく時間がかかりますよね。でも慣れてきたり、そもそも毎日そんなに時間がかけられないとなると、どんどん手際が良くなり、初期とは比べられない速さで料理を作ることができます。自分の稼働スピードを上げるために、制限時間内に終わらせる意識をしなけれあばいけません。
そして2つ目は、すばやくたくさんのPDCAを回せるので、結果的にクオリティも上がるからです。品質というのは不思議なもので、長くかければかけるほど高くなるものではありません。とくに挑戦したことのないものに挑む時は、チャレンジしてフィードバックをもらわないと、自分の頭の中の範囲でしかできないので、能力以上の成果を発揮することはできなくなってしまうのです。
ただしその仕事にかかる時間を正しく認識できることも大事で、そのためにも普段から時間感覚を養っておくとよいでしょう。

⑤ 正しい危機感と想像力で振り返る
稀に第一象限という超絶リスク地帯でもモレが起きることがあります。上司からすると「なんでそんなことが!!!!」と思うようなことが実際に起きるのはなぜか。それは、リスクに対しての想像力を養えているかどうかの差だと私は思っています。
これは経験の差もあるので、初期の段階でしっかりと一つ一つの想像力を養う「振り返り」をすることが必要です。

そのためには、タスクを書きながら、
・この仕事が1日遅れるとどんな不利益、リスクがあるか
・この仕事が3ヶ月程度で生む効果はなにか
を一度考えてみましょう。

例えば、1日の中でできてない仕事があったとして、この仕事ができずに完成が1日遅れたら、どうなるかと考えることです。しかも具体的に。
例えば、ブログが書けてない→PVが集まらず集客が1ヶ月遅れる→そこから決まるはずだった新規の契約が2ヶ月遅れる→収益が更に1ヶ月後になる。
どうでしょう、、、?この時点で4ヶ月もこの1日の遅れを引きずります。
クライアントからの連絡返信が2日遅れる→即時返信した競合企業に先を越される→返信の遅さから契約を逃す、、、など。

ガクブル。

そしてもう一つが、3ヶ月程度で生む効果を考えることです。
例えば第一象限として起きた顧客クレーム→この人が逆にファンになるような対応はできないか?→これが3ヶ月後には起き得ない状況にするためには何を仕組みにすべきか?→この仕組み化はいつまでにすべきか?
と思考すると、第一象限を減らしていき、第二象限に時間を掛けることが可能になります。

この正しい危機感と未来への想像力が持てれば、もう仕事できるも同然ではないかと最近思います。笑

さて、長くなってしましましたが、私が考える質の高い仕事をする方法でした！
自分のキャパや能力不足に落ち込んだ時、質の高い仕事をしたいと思った時、役立てると嬉しいですっ！