業務の棚卸（diary49）

おはようございます！グッド・クルー採用担当の丹路です（@niroshu9526）　

今日は一段と寒いですね、、、
風も強いですし、気温以上に寒く感じそうです。外出される方は、暖かい格好でお出かけを！

最近土日や祝日の出勤が多かったため、土曜日にゆっくりnoteを書くのが久々な感じがします。
いつも「なに書こうかな～」と思いながらパソコンを開くんですが、その時間も久しぶりに楽しめた気がします＾＾

さて、本日は‘‘業務の棚卸‘‘です！
2月も終わり、グッド・クルーは来月から新しい期になります。ずっと続けてきた工数管理を振り返っていきたいと思います。
※以前にもこのようなnoteを作成しました。その時は半年間の振り返りでしたね。

正しくても正しくなくても、まずは決めたことをやってみる、というのが僕のスタンスなので、今期は‘‘業務‘‘に対しての工数を書き続けてきました。その棚卸をしつつ、来期以降企業価値創造部の取り組みも増えたので、‘‘役割‘‘に対して棚卸していきたいと思っています。棚卸の一つの例だと思って、是非マネする人はやってみてください！＾＾

今までの棚卸の実施方法

今までは、項目に分けて棚卸していました。ざっとこんな感じです（2月分の数字です）

勤務時間は190時間と設定する
HRC業務→20時間
FLS業務(人材紹介開拓)→80時間
全般業務(資料作成・MTG・GC learningタスク・雑務全般)→80時間
TLS（巡回、スキルシート作成、メンバー面談）→10時間

【HRC20/26.5（採用・紹介）】
紹介【HRC／面談】1.5
紹介【HRC／RA業務】17
採用【HRC／面談】5
採用【HRC／内定者対応】3

【FLS80/32.5（営業）】
営業【FLS／営業】32.5

【全般80/73（打ち合わせ・雑務）】
【全般／個人業務】31.5
【全般／雑務全般】10.5
【全般／社内】(朝礼・夕礼)6
【全般／社内】14.5
【全般／社外】10.5

【TLS10/10（研修）】
研修【TLS／社外】4.5
研修【TLS／面談】5.5

月190時間以内と設定し、前月の使った時間をもとにそれぞれの時間割り振りをしていく、目標と見比べて、達成していない目標があれば、その項目の時間を増やす、という積み重ね方法でした。
※ちなみに上記の数字をスプレッドに入れるとこんな感じ。

※数字を入れ込んで、その数字から必要ないものを削除し、その時間をどの時間に捻出するか、というのを決めていっています。

このやり方なら何にどれくらいの時間を使ったのかが目で見てわかります。自分でカテゴライズすることによってよりやりやすくなります。私は日々の日記で数字を積み重ね、週末にまとめる、という作業を行っていました。

役割に対して振り返りを行う

今期までは上記までのやり方でやっていたものを、少し変えてみようと思います。大項目・中項目・小項目に分けて、振り分けしていこうと思います。

今、私が取り組んでいる役割主に下記3つです。

・人材紹介部リーダー、・企業価値創造部【GC】learning、・紹介部

プラスして・その他を設定し、全部で大項目4つで追っていきます。

それぞれに紐付く項目を中項目で設定し、細かな業務を小項目で設定していきたいと思います。
そうすることによって、自分が何を今までどう取り組んできたのかが事実ベースで明確になります。明確になると、‘‘自身ができる業務‘‘が透明化されます。透明化されることによって、目標に対する進捗もわかるし、転職する際にもその会社で何をどのように取り組んできたのかが分かります。

数字ベースで分かるようになるので、月の勤務時間160時間（残業20時間）くらいに対して、有効に時間活用ができるようになります。
※毎日数字更新をするので、月ベースでも問題なく管理できるかなと思います。

ここに上記同様グラフ化すれば、何に時間を使っているのか一目瞭然です。

業務が多いと残業になりがちですが、その残業が本当に必要な残業か、これを僕自身は問いていきたいですし、何よりプライベートを充実させたいのでラクをしたいんです。笑
ただ、ラクをするだけでは給料泥棒になってしまうので、このように時間に分けて棚卸していくことで足りない分を補うことができるのです。
まずは今行っている業務の区分けから、時間工数から出すことによって、生産性が上がるかもしれないですね＾＾

棚卸のスプレッドシートが欲しい方はお声掛けくださいw

2,000字、良い時間でした。

期が変わるタイミングでこのような時間を取れて本当に良かったと思います。3月以降はスプレッドシートを駆使しながら、積み上げていきたいと思います。
ただ、こういうのって運用しないと本当に意味ないの、しっかりと続けるとが大切です！
まずは入力する時間を必ず作って運用していきましょう！

では、また来週！