チームで仕事をするのはなぜこんなに大変なのか？

皆さんは、みなさんはきっとチームで働いていていて大変な思いをしているからこそ、今この記事を読んでくださっているのではないでしょうか。

私も去年まではチームの真っ只中にいましたし、今年に入ってからチームを設計したり円滑にコミュニケーションが取れるようサポートするという立場になりました。立場が変化したことで、チームで働く時の困難やストレスなどについて余計に深く考えるようになりました。

今回は、チームで働く時のよくある課題とその対処法について思ったことを書いていきたいと思います。

これは、チームメンバーが同じタスクを共有し、メンバーの自主性を中心的に運営するような形態のチーム作りのお話です。

チームで働くのはなんでこんなに大変なの？

理由① 嫌な仕事をついついお互いに人任せにしてしまう

チームで仕事を共有しているようなチームの形であるときには、仕事に気づかないふりをしておけば誰にも責められることなく嫌な仕事を他のメンバーに任せることができます。

ちょっとした罪悪感はあるかもしれませんが、それ以上のものは何もありません。
嫌な仕事を回避できたという経験になり、それが癖になっていってしまいます。

嫌な仕事を他人任せにするメンバーが出てくると、多くの場合チームメンバーは二極化していきます。嫌なことを人任せにしてしまう人と、その仕事を放っておけずやってしまう人です。
こうなると互いの信頼関係は全くなくなってしまいます。

理由②　コミュニケーションが希薄になる

上記のように仕事を人任せにしてしまうと、お互いに信頼関係がなくなってしまい、コミュニケーションを取らなくなってしまいます。
そうでなくても、お互いの信頼関係がなくてはコミュニケーションを取りにくい雰囲気が生まれてしまいます。
チームで同じ仕事を担うと言うシステムだと、どうしても互いのコミュニケーションが大事なのですが、
「相手に話しかけて嫌な顔をされたらどうしよう」
「忙しそうだし話しかけるのはやめようかな」
「どうせこうだから聞かなくてもわかるな」
などとなんとかコミュニケーションを取らない言い訳を見つけてきて、ただ黙々と仕事をするチームが出来上がってしまいます。

理由③　仕事をよく見つける人だけが仕事を抱えてしまう

その時々でやらなくてはいけない仕事が変化する場合、チームの中で誰かが仕事を見つけて処理すると言う必要性が出てきます。
こうなると、仕事をよく見つける、視野の広い人、思考の深い人だけが仕事を抱えることになってしまいます。
そしてこれを続けていくうちに、人によって仕事の分量にかなりの偏りが出てくるのです。仕事量が人によって大きく異なる状態が続くのはよくないです。
仕事量が少ない人は多くの仕事を抱える人に比べて発言権がどんどんなくなっていき、仕事をよく見つけてくる人、モチベーションが高い人だけに仕事が振られるようになっていきます。
本当はチームで能力が均等になることを目指すべきなのですが、普段回すべき仕事がある状態で一からメンバーを育成していくのは簡単なことではありません。
多くの会社では、育成が必要になったからといって、余分な人員を回してはくれないのです。

理由④　仕事のミスや対応不足を誰かのせいにできてしまう

仕事をみんなで抱えることで、「私は悪くない、あの人が悪い」という話になってしまいがちです。
「あの人がこうしなかったからできなかった」
「あの人にはこうするように言ったのにその通りにしてくれなかった」
と、いつも文句が出るようなチームになっていってしまいます。

こうなると、全員がお互いに対して陰口を叩くという構図になってしまい、こうなると健全なチーム運営は100％無理です。

もちろん、そうではないチームもたくさんあると思います。
ただ、このように他責思考になってしまうのは、誰でもあることだと思いますし、チームで仕事をしている以上は他責思考が起こりやすくなってしまいます。

対処法を考えてみる

このような状況を打開するにはどうすれば良いでしょうか？
いくつか方法を考えてみます。

対処法①　リーダーが完全に仕事の割り振りを決める

上記のチームで働く時に起こる課題は、全てチームメンバーがタスクを自主的に見つけ、処理していくことを前提にした時に起こっています。
リーダーが全員の仕事を決め、進捗に合わせて指示を出せば問題を最小限に抑えることができます。

ただ、この方法だとリーダーの仕事量が増え、調整も難しくなりますし、新しい意見を出す等の自主的な行動もかなり少なくなります。

チームメンバーのスキルがついてきたら、全員の自主性に任せ、お互いのコミュニケーションにより仕事を分担させる方法もうまくいくでしょう。

対処法②　お互いに情報の共有を常に行うようコミュニケーションをルール化する

チームメンバーのコミュニケーションが希薄になるのは、信頼関係の構築ができていないか、もしくは一度信頼関係が壊れてしまっているかのどちらかが影響として大きいと思います。
相手のことがいまいち信頼できていないと、コミュニケーションを行うときの心理的な障壁が大きくなります。

そのため、この心理的な障壁を強制してでも取り除くことが必要になります。
お互いに関係性を最低限構築しておくための方法です。

具体的には、タスクについて話し合う時間を取り決めたり、全員が見える場所にタスクを書き出しておくなどが方法としてあります。

とにかく、タスクについて全員が同じ情報を共有し、タスクの分量を自動的に全員で把握し合うことが大事です。
こうやって仕組みとして作っていくことで、コミュニケーションを取る経験ができ、それが信頼関係につながっていきます。

いかがだったでしょうか。
今回は、チームで働く上でのよくある課題とその対処法についてお伝えしました。
チームで働くのは絆も深まって楽しい一方、コミュニケーションの取り方やタスクの分担等を間違えると険悪なムードで常に働かなければならなくなります。

チームでの仕事に課題を感じていらっしゃる方は、ぜひ試してみてください。