「すべては候補者体験のため」数百通の採用Ops書類フロー自動化を0.5人月で回すことになった話

「すべては候補者体験のため」数百通の採用Ops書類フロー自動化を0.5人月で回すことになった話

maasa

これはなに

LayerX HRの数長(@maasa_yokuneru)が、入社当初に取り組んだHR Ops効率化の取り組みについて紹介します。

より具体的には、「内定通知書や契約書をGASで自動作成できるようにした話」です。
実は手入力・手作業が多いHR業務の改善例の1つとして、少しでも参考になれば幸いです!

なお本ブログは、LayerX Advent Calendar(概念)5日目の記事です。6日目は、SREとして2022年2月に入社したtadyyさんの入社エントリが公開予定です!

自己紹介

はじめまして、LayerXのmaasaと申します。2021年9月〜業務委託(フリーランス)、2022年2月に正社員としてLayerXに入社しました! (2020年末に東京から福岡に移住しており、フルリモートで勤務しています。)

フリーランスから正社員入社への背景や経緯に関しては、LayerX NOW!でお話していますのでよろしければぜひ聞いていただけると嬉しいです!

手作業で大量の書面作成するの、しんどい

実は私は、事業会社の人事を務めるのはLayerXが初めてでした。(HR業界は長かったものの、ずっとビジネスサイドの職種でした。)
各業務については知識として知ってはいたものの、実際にやるのは初めてのものばかりでした。そんな中で、最初に感じた壁のうちの1つが

「内定通知書作って、確認して、送るのって実はめっちゃ大変」

というものでした。内容に誤りや漏れがあってはならない書類のため作成や確認には慎重になりますし、1ファイル作るためのステップも多く、作業時間が一定量かかることにも課題を感じていました。

また当時のHRチームは、とてもありがたいことに

  • 候補者数が増加し、内定も日々たくさん出させていただいた

  • 業務委託で参画いただく方も急増

  • リクルーター2名(石黒さん含む)とOpsは私1名で極めて少人な数体制

という状況で、毎日複数の書類作成〜送付を行っていました。
そんな中で、対応スピードと候補者体験の質、どちらも保てる業務フローを作らねば・・・!という思いもあり、人がやらなくても良いものはソフトウェアにまかせていきたいな〜と考えていました。

当時の内定通知書や業務委託契約書の作成フロー

フローは以下のとおりです。(すべて手入力・手作業で実施していました。)

  1. 管理用スプレッドシートに、候補者ごとの条件等を記入

  2. 内定者(業務委託契約者)ごとの書類格納フォルダ(個人フォルダ)を作成

  3. 必要書類のテンプレファイルを複製し、個人フォルダに格納

  4. 複製ファイル内の必要事項を更新(氏名や条件面など)

  5. 個人フォルダURLをコピーし、Slackで石黒さんに確認依頼

  6. 確認OKであれば、ファイルをPDF化

  7. クラウドサインで送付

  8. 締結済ファイルを個人フォルダに格納

1-5までを行うのに、1ファイルあたり3分くらいはかかっていたと思います。3分というと大した時間でないように思えますが、「自動化すれば10秒くらいになるのに」と思うと、とてももったいなく感じました。(私がとても面倒くさがりというのもあります。)

GASで自動化してみる

GASに関しては過去にUdemyで少し勉強したことがあったため、自身の勉強も兼ねて、上記の作成フローにおける1 - 6の自動化に取り組んでみることにしました。

管理用スプレッドシートに必要事項記入&書類作成ボタンを押すと・・・

個人フォルダが作成され・・・

ファイルも作成&格納され

Slackで石黒さんに確認依頼が飛ぶようになりました

※石黒さん、CEOの福島さんがボケに反応してくれて嬉しかったです。
※一番好きなキャラは三井寿です。

手作業で作成していたころに比べると1/10くらいの作業時間になりました!と同時に(機械がやってくれるので)人為的ミスが圧倒的に減りました。LayerXの行動指針である、Bet Technologyな改善ができたと思います。

また、その後 

  • 「雇用契約書」の作成

  • 締結済みファイルをフォルダに格納

も同様にGASで自動化したため、結果的に数百通の書類を自動作成し、作業時間を削減することができました。
また、作業漏れや「あれやらなきゃ」とマインドシェアを奪われることもなくなり、精神的な負荷も軽くなったな〜と感じています。

終わりに

今回は、HR Opsについて改善の取り組みを紹介させていただきました。
HR Opsの先にいるのは、候補者の方々です。ただ自分たちの工数削減のために効率化をするのではなく、候補者の選考体験をより良くしていくために、今後もOps改善に取り組んで行きたいと思います。

またLayerXでは、HRに限らず、「●●Ops」というロールをとても大切にしていて、日々改善していくことが会社の文化として浸透しています。
(アドベントカレンダー2021でのざべすさんの記事をぜひご覧ください!)

この記事に書かれている「良い習慣の徹底」「すべてのプロセスにOpsを」といったワードが私も大好きなのですが、共感していただけた方はぜひぜひMeetyなどで気軽にお話できたら嬉しいです。

LayerXでは仲間を募集しています!

最後までお読みいただき、ありがとうございました!
LayerXでは全方位で採用強化中です!ぜひお気軽にお声がけいただけると嬉しいです。

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