会社でメール誤送信して顔青ざめた
こんにちは。苦瓜ゴーヤです。
皆さんは仕事で一日に何通メールを送りますか？
下記サイトによると平均11通らしいです。
自分は1日に30通くらい送信していたと思うんですが、長年社会人をやっていると一度は誤送信したことありますよね。
若手社員の時、少し仕事に慣れてきた時期に別のお客様の情報が載っている資料を誤って送ってしまい、気づいた時にはメール取り消せない、どうしよう・・・となりました。正直に自分の上司とお客様に話したら許してもらえましたが…。
最近はメール誤送信に厳しくて、誤送信したら再発防止策を提示の上、一定期間1人でメール禁止という社内のルールができました。"会議日程について承知しました"というメールすらチェックした後じゃないと送付できないので業務が回らなくなるんですよね。
部下のメールを全チェックは流石にできないから各自2重チェックをしっかりするようにとしか言えないです。それでも誤送信とまでは言えないけど回答がズレているメールがよく飛んで頭を悩ませたものです。
一つ対策を挙げるとすると、添付ファイルの間違いという大きなミスはファイルストレージを使うと多少は防げます。「ここにアップロードしたので期限までにダウンロードしてください」とお客様に伝えるもので、いつダウンロードしたのかが分かります。もし資料にミスがあっても顧客がダウンロードするまでに差し替えればセーフです。
メールに資料を添付すると、あの資料はどのメールだっけ・・・となりますが、ファイルストレージ使うと一覧で管理できるのでホントに便利です。
話がズレますが、案件が遅延していてA社のために必死に対応して真夜中にメールを送ったら"貴社は社員をこんな時間まで働かせるのか"とクレームが来たそうです。A社のせいで遅延してるのに・・・。案件を遅延させて、遅れを取り戻すために深夜まで働いたらクレームを入れてくるってことが世の中にはあるらしいです。
たかがメール、されどメール。毎日何回もするけど、とてもリスクが高い業務ということを肝に銘じて行いたいですね。
そして令和の時代もメールが登場した時代と大して仕組みが変わっていないなと思う今日この頃です。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
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