メールチェックは原則1日１回夕方に行い、全部処理して帰る

今日は1日3時間労働にしていくための仕事の進め方や考え方、具体的な導入に向けて考えていきたいと思います。

メールやチャットのチェック、返信にみなさん時間どれだけかけていますか？

メールやチャットなどの確認にみなさん、どれだけ時間をかけているかご存知ですか。
私の場合は、Togglというツールを使い、どんな案件のどんな業務にどれだけ時間をかけているか、という測定をしています。

そこでわかった驚愕の事実なのですが、メールやチャットにかけている時間は1時間〜4時間もあったのです。
最も多い時で勤務時間の半分がメールやチャットに割り当てられているのです。

もちろん、職種やワークスタイルによって、その比率は異なると思いますが、ネット社会の昨今、チャットツールは便利ですし、利用される傾向にあります（会社によってはLINEとかSMSとかもそうですね）。
チャットで仕事を進め、実際に案件を推進していくことも少なくありません。

では、これらの時間が無駄かというと、もちろん仕事上必要なツールであり、それで仕事の依頼をしたり、エビデンスを残していたりするわけであって、メールやチャットそのものをカットすることは難しいです。
でも、さらに因数分解してみれば、より効率的に使っていくことができそうです。

メールチェック回数を下げると時間は圧縮できるか

仮にメールチェックにフォーカスしましょう。

メールについてはチャットほど即時性が低く、返事するタイミングの自由度も非常に高いです。チャットよりもリアルタイム性は要求されていません。
なので、1日にメールを頻繁にチェックして、即レスする必要は無いのです。だからこそ、メールチェック回数を減らすことで少しでも労働時間短縮できないかを考えます。

仮に、1日に100通ぐらいメールが来るとして、そのうち4分の1が返信必要なメールとして、5回メールチェックして返信する場合と1回メールチェックして返信する場合を比較してみましょう。

＜5回メールチェックする場合＞
1.他の業務を中断し、メールの画面を開き新着メールを確認する　所要時間：1分
2.メールを読んでいく（1回あたり20通×1分）　所要時間：20分
3.返信の必要なメールを返信する（1回あたり5通×5分）　所要時間：25分
4.メールチェックを終えて通常業務に戻る　所要時間1分
合計47分（1回あたり）

上記合計47分を5回なので235分

＜1回メールチェックする場合＞
1.他の業務を中断し、メールの画面を開き新着メールを確認する　所要時間：1分
2.メールを読んでいく（100通×1分）　所要時間：100分
3.返信の必要なメールを返信する（25通×5分）　所要時間：125分
4.メールチェックを終えて通常業務に戻る　所要時間1分

合計227分

その差は235分-227分=8分

あくまでもこのようなボリュームのメールチェック作業時間を仮定しての試算になるのですが、メールチェックする頻度や回数を減らせば、メールチェックするために画面を切り替える時間、元の業務に戻る時間を単純に節約出来るので、その時間分は確実に減らせます。

この業務を切り替える時間の問題はチャットにも当てはまるでしょう。
Excelでレポートを作成しながら、チャットのチェックをする場合、1つのレポート作成中にチャットチェックが1回（仮に1分）と10回（仮に10分）では、レポート作成時間がそのチャットチェックの中断時間の差、9分伸びてしまう、とも考えられます。

さらに集中力の問題も加味すれば、レポート作成とチャットチェックそれぞれに集中することによりそれぞれの作業時間を短縮することも出来そうです。

メールチェックタイミングは朝か夕方か

このように、メールもチャットもチェック回数を減らすことにより、それぞれの作業時間を短縮することは少しずつでも可能になります。

そこで思い切ってメールチェックのタイミングは1回に絞ってみましょうか。

そのタイミングとしては夕方をオススメします。
というのは朝は頭が冴え渡るタイミングです。そのタイミングの脳をメールチェックに割り当てるよりも、より難しい問題解決や重要な仕事にリソースを割り当てた方が良さそうです。

しかし、全部を夕方にしてしまうと、朝早めに解決しておきたい問題が夕方へ後回しになるので、手遅れになる心配があるでしょう。

そんな時は次のように2回に分けます。

朝：現在進行中のプロジェクトや重要なクライアントのメールだけチェック（広告メールをはじめとして緊急性の低いメールは夕方に読む）
すぐに返信必要なものだけとりかかり、緊急性の低いメールは夕方にまとめて返信する
（つまり朝は必要最小限だけメールに手をつけて、一旦忘れる）
夕方：すべてのメールチェックし必要な返信はすべてする。

このようにすることで、メールチェックの回数を大幅に減らし、作業切り替えの時間やパワーを節約することが出来ます。

ただ、これではまだ劇的な効果が出ないので、メールの返事ひとつとっても、より効率的な方法をドンドン導入していきましょう。