#12 ミーティング資料は事前配信に限る

こんにちは。
神戸の結婚式場でマーケティング部に所属しているこーへいです。

私についてはこちらのnoteをご覧ください。

今回は「ミーティング資料は事前配信に限る」について書きます。

というのも私は月に何回かの定例ミーティングや、依頼されたことに対して資料を作る機会が多くあります。きっと誰しも資料を作る機会は少なくないので、この資料を事前配信することで様々な恩恵を受けているよ、ということをまとめてみようと思ったことがきっかけ。今の段階で感じていることを3つまとめました。

それでは深掘りしていきましょう！

・相手に自分の意図を伝える

ミーティングでは事前に議題が決められていますが、その場で何をどう決めるかは人によって様々。そのため事前に資料を配信することで「こうへいはミーティングで決めたい内容はこれなのか」と全員の共通認識を統一がらできます。すると今回のミーティングの目的が明確なので、意見が活発に出やすくなります。

・簡潔にわかりやすく

ミーティング参加者には当然マネージャーもいれば、現場のプランナーが参加することもあり、全員いそがしいことがほとんど。そのため資料も見てすぐに「何をどう考えたらいいのか」がわかるものにしないと、相手の時間も奪ってしまいますを
特にプランナーが参加するマーケティング関連のミーティングは聞き慣れない言葉のオンパレードなので、初めは戸惑い頭に入らないことがしばしば。
そのためどんなことを考えてきてほしい（または意見が欲しい）のかを明確して、資料には専門用語は使わずにまとめます。それだけでプランナーも何を求めているのかはっきりするため、ミーティングで話を振っても答えてくれます。（前提としてうまいパスを送らないとダメなのですが）

・下調べは十分すぎるほど行う

ここが一番キモなのですが、資料は十分すぎるほど調べるに越したことはありません。前提としてマネージャー陣から何を聞かれるのか分からないからです。笑
とはいえ最初に考えた仮説から関連したことを調べていくと、その仮説を覆す新しい仮説が生まれたり、更に仮説を裏付ける新しい事実に気づくことができます。
そうして調べていくうちに考えがまとまり、プレゼンする場合は事前練習にもなります。

・小ネタ

とはいえ資料作りにそこまで時間をかけれないので、普段から以下の3点を意識しています。

・タイムアタック形式で資料作成をする（自分で決めた時間内に資料を完成させる）
・大枠は3分で作る（まずは結論と流れをA4用紙に書いて全体をイメージする）
・資料作りの参考サイトを活用する（SNSでは色んなサイトを教えてくれる方々でいっぱい！）

そうすることで資料作成スキルや内容のクォリティも回を重ねるごとに上がっていくと信じています。
どれかひとつでも参考になるものがあれば、ぜひ実践してみてください。

最後に、そのあとのコミュニケーション方法はこちらのnoteを参考にしてください。

それでは！

ミーティングの規模に関係なく、
自分が伝える場面では必ず資料は準備する。

ポイントは

•事前配信
•簡潔にわかりやすく
•下調べは十分すぎるほど行う

これだけでミーティングが始まる前に
メリットありまくりなのでおすすめ。

— おおた こうへい / ウェディングマーケ×仕組作り (@newwworld2018) November 4, 2021