データベースから数値を自動参照してくれる予実分析表つくりました

予実分析報告書 ――。それは、自社の業績推移を管理し次へのアクションを策定するために欠かせないもの。しかし、経営企画担当者からすれば、この資料の作成は地味に時間のかかる負担の大きい作業となります。

特に数字面。上司や経営陣から「Ｑごとに見たら予算対比どうなる？」「通期で見たら？」「２年で見たら？」などの突発的な質問に対してすぐに答えられるよう、すべての資料を作ろうとして、数値確認に相当な時間がかかってしまったりしますよね、、

ということで、そんな手間を少しでも省くため、データベースから自動的に数値を表示させるエクセルフォーマットを作りました。

【フォーマットのアウトプットイメージ】

いったん、管理会計ベースでの予実管理を想定して作っています。ＫＰＩ版や、財務会計版は、セルの名前を変えればだいたいできます。

【使用方法】

①予算の入力

「予算データベース」シートに、各月の計画値を入力します。

②実績の入力

「実績データベース」シートに、各月の実績値を入力します。

③表示したい月・期間の入力

「予実報告書」シートで、単月（左・ブルー）、累計（右・オレンジ）でそれぞれ表示したい対象月、対象期間を入力します。

（サンプルでは単月：2020年9月、累計：2020年4月～2021年3月で入力）

④予実対照表の表示

すると、「予実報告書」シートで、自動的にデータベースから数値をひっぱってきて「前年同期」「予算」「実績」の比較表が表示されます。

⑤予実差異分析表の入力

「予実報告書」シートには、予実の比較表のほかに、予実差異分析表も付けています。こちらに、それぞれの指標において予実差が発生した要因と、それを踏まえて今後予算達成をしていくための施策・方針を記入すれば、経営会議で経営陣の議論・意思決定を円滑に行うための資料として使用することができます。

⑥完成

予実対照表・予実差異分析表が完成したら、エクセルメニューの「エクスポート」から、PDF出力します。そうすると、A4またはA3で1枚に全体を収めて印刷することができます。

【具体的な利用シーン】

東に「今年(2020年)の9月はどうだったかな？」と言う上司あれば、単月の対象月に「2020/9」と入力して単月の予実表を表示し、

西に「4月から今月(9月)までの累計の達成状況はどうかな？」と言う社長あれば、累計の対象期間に「2020/4」～「2020/9」と入力して累計の予実表を表示し、右側の分析表に差異分析を簡潔に記入してPDF出力し、

南に「今期(2020年4月～2021年3月) の達成状況はどうですか？どのように分析していますか？」という大株主あれば、累計の対象期間に「2020/4」～「2021/3」と入力して、現在の達成率を表示し、右側の分析表に差異分析を簡潔に記入してPDF出力し、

北に「昨年策定した中期経営計画(2019年4月～2022年3月)の達成状況はどうですか？」という証券会社あれば、累計の対象期間に「2019//4」～「2022/3」と入力して、3ヵ年のうちの現在の達成率を表示する。

そういう経営企画マンになれる、エクセルフォーマットです。

【ダウンロードはこちら】