新年度・新生活・育児などで忙しいときこそリスト化のお話
おはようございます。
新年度になり、生活リズムが変わった関係で、
寝落ち率がスパロボのアムロの回避率くらい高まっているけど『ひらめき』は出来ない人、ねじおです。
毎ターン閃いている戦闘って、フツーに考えたらシュールですけどね。
▲サガフロリメイク 4/15発売です
さて、あまりにバタバタしているので、
よく仕事でも言われているToDoリストについて書いてみます。
日常生活にこそ使えるヒントもあるので、
日々の家事に追われる奥様方や、新しい職場や環境でタスクにおぼれつつある新卒の方の参考になれば幸いです。
●忙しい時こそ立ち止まる
もう語られつくしているので書くのもためらわれますが、
忙しい時や仕事に追われているときには、ミスがつきものです。
忙しい時にミスや漏れが起きることが最終的に最も効率が下がることにつながるので、やるべきことをリスト化して整理し、優先順位や時間配分を考えます。
▲詳しくは解説サイトやブログ参照
個人的なコツは、
リスト化するときは深く考えず、やらないといけないことを細かくても書き出すことです。
この時点で順序や優先順位を意識してしまうと、
他のことが思い出せなくなったり、リスト化の手がそもそも止まります。
・●●さんへメール
・□□さんへアプリのこと聞く
・冷蔵庫整理しろ連絡（社内）
・週報作成
・申請書を出す⇒そのための書式を▲▲さんへ聞く
・××さんからの問い合わせ回答
・新人研修プラン確認⇒▽▽さんへアドバイス
こんな感じで細かいものから大きいものまで書き出して、
急ぎのもの、急ぎではないもの、
重要なもの、重要ではないもの、という目線で整理をします。
午前中に「●●さんへのメール」「××さんへの回答」は出来る。
申請書もやりたいけど、▲▲さんへ聞いてからだから、まず「▲▲へ質問」を午前中にやってしまおう。
週報作成は今週中のタスクだからいったん無視して、
新人研修プランは早めに回答してあげたいから、午前中タスクが終わり次第確認しよう。
みたいな。
●タスク表は消してなんぼ
私もToDoアプリなどを一時期は使っていましたが、
タスクを入力する前に消したくなる人なので、もはや使っていません。
PCのデスクトップメモや付箋アプリに文字の羅列で最近は管理しています。
仕事は待つと増えるので、消してなんぼです。
▲これは修正テープ、消すときはちゃんと消しましょう
私の場合は、10分以内で終わる仕事はその場でやります。
「申請書を出す⇒そのための書式を▲▲さんへ聞く」「新人研修プラン確認⇒▽▽さんへアドバイス」というような
前後タスクがある場合は、自分の手・人の手を止めることになるので、
優先度は上がります。
こういう目線と、この仕事はどのくらいの時間がかかるのかという時間感覚が大事です。
私のような平凡な雑用係では、
大体想定した時間の、1.5倍～2倍くらいかかります。
これは、差し込みタスクが来たり、
電話やチャットが飛んできたり、在宅中にチビが泣いたりするためです。
新卒で入った会社で、自分がメールを打つのに何分かかるか測ってみろと、
目の前に時計を置かれたことがありました。
感覚では2,3分であっても、実際は10分くらいかかっていたりしましたので、
自分のタスクを処理するのにかかる時間は、たまに図ってみると感覚と実態のズレが見えて面白いです。
●ねじお家実践例
子供がいるとどうしても朝の支度は慌ただしくなるもの。
これを少しでも短時間でかつもれなく出来ないかと考えて、
▲朝のタスク表
自分たちのタスクを整理する前に、
おチビにもやることを分かっておいてもらおうと、朝の準備を表にして、カウンターに貼っています。
4歳男児なので、自由気ままでふわふわではありますが、
ご飯の次は熱をはかる！という流れを毎日お互いに見ながらやることで、時間はかかりつつも漏れなく準備は進むようになってきました。
少し先でも自分でやってくれるとそれが一番なので、
新人教育と同じく、「自分で出来るように」が狙いです。
また、どこまで終わっているかを聞いたら、
途中参加でも準備を手伝えるので、これは思わぬ副産の効果です。
なお、⑧あそぶ を私が追記して、
奥さんに「意図が違う」と怒られるというところまで我が家の業務整理ですｗ
毎日定型的にやるものはリスト化しなくても、、、
と思われるかもしれませんが、朝の寝起きの頭って本当に動いてないので自分を信用しないという目線でこんなものを作っています。
おかげさまで、熱測り忘れて慌てて出る前に体温計出す…みたいなことを避けることが出来るようになりました。
●まとめ
在宅勤務やオンライン授業が多くなり、
雑多なタスクほどコミュニケーションは減った関係で漏れやすくなっています。
社会人の方は、確定申告や保険の手続きなどに漏れがあると、
大変なことになります。
学生さんも、履修届や論文や課題の提出などの納期や手段を間違えると、
折角の単位を落としかねません。
主婦の方も、タスクを整理することで、ついでにスーパーに寄って買い物を…そういえばクリーニングもついでに持っていける…とタスクを複数同時に処理できるかもしれません。
ツールがどんどん便利になり、
仕事の係数や時間の管理は見える化が進んでいます。
ただ、目先の自分のタスク、仕事、家事といったものは、
まだまだ自分で見える化をしないといけませんので、
忙しくバタバタしている時こそ、5分でも10分でも立ち止まって、
コーヒーでも煎れながら整理をする時間をとってみて頂ければと思います。
新学期・新年度・新生活でお忙しい方の参考になれば幸いです♪
==========================
【過去記事】
人事的な記事⇒https://note.com/negikojyo/m/mb13243fd1754
中途採用の記事⇒https://note.com/negikojyo/m/m065b4610a93e
新卒採用の記事⇒https://note.com/negikojyo/m/m2326398a03cd
note/Twitterの記事⇒https://note.com/negikojyo/m/mdbb149c98460
その他雑記⇒https://note.com/negikojyo/m/m438046a9fda7
【ココナラ】
お仕事相談始めました⇒https://coconala.com/services/1467603?ref=profile_top_service
ジュース奢ってくれるんですか！？ え！？コーヒーでもいいんですか！？ 今から超がんばります。