【伝わりやすいメール＆メッセージの書き方】メンタルモデルを活用しましょう！

【悩み：もっと伝わりやすい文章が書けたらなぁ・・・。】

今回はこういう悩みを持った方向けの内容です。

以前、話し上手になるための方法として、こんな記事を書きました。

参考記事：話し上手、説得力、プレゼン力のアップ術。話下手、説明下手を克服しよう【メンタルモデル活用術】

この記事では、話し上手になる方法として、”話の冒頭から話の結論を言ってしまうこと（メンタルモデル）”をオススメしました。

”メンタルモデル”をつくることにより、聞き手はグッと理解しやすくなり、話す側も伝え安くなります。

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〈メンタルモデルとは？〉

・英語での表記は、 mental model。

・もともとは認知心理学の用語。

・「ああなったらこうなる」といった「行動のイメージ」を表現したもの。

・要するに、心の中に抱くイメージのこと。

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ビジネスシーンではメンタルモデルをうまく活用することが重要とされています。

”メンタルモデルを制する者が、コミュニケーションを制す！”

そういえるほどですね。

そして、メンタルモデルは提案書や報告書など、文章によるコミュニケーションでも活用できます。

今回は、伝わりやすい文章術についてご紹介します。

メンタルモデルを活用したメソッド【PREP法＆SDS法】

以前ですと、「起承転結」という言葉をよく聞いたかと思います。

これは文章や講演など伝達手段の構成ですが、ビジネスの世界では最近あまり聞くことがないと思います。

それは「起承転結」は主に小説や体験、エピソードなどを人に伝える際に用いられる構成ということもあります。

しかし、この「起承転結」の展開で話を組み立てて伝達しようとすると、文章力や話術が長けていないと、なかなか伝わらないのが実感です。

それは、聞き手が興味関心を持って聞き続けるには、先にある程度のネタバレをさせて、メンタルモデルをつくらないと話に飽きてしまうからだと思います。

ですので最近は、冒頭に結論を伝えてしまう方が良いとされています。

例えば有名な手法として、「PREP法」があります。

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〈PREP法とは？〉

・”文章術の基本”といえるほど、よく知られた文章の構成術。

・読み方は「プレップほう」。

・PREP法の、”PREP”は頭文字を取っています。

P＝Point（結論）
R＝Reason（理由）
E＝Example（具体例）
P＝Point（結論）

上から、構成する順番に並んでいる。

１. 結論：最初に結論を伝える

２. 理由：その理由を説明する

３. 具体例：事例などを出して、理由を補強する

４. 結論：最後に結論を再度伝えて終わる

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PREP法以外には、「SDS法」も有名ですね。

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〈SDS法の構成〉

１. 概要（Summary）

２. 詳細（Detail）

３. まとめ（Summary）

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読む側が集中力が最も強いのは読み始めです。

一番伝えたい内容を冒頭に持ってくることで、まず強く印象づけることができます。

つまり、冒頭で結論や概要を伝えることにより、「何について書かれているのか？どんな主張が展開されるのか？」と、相手に”メンタルモデル”がつくられるわけです。

これによって、その後の内容が頭に入りやすくなります。

メール＆SNSメッセージでの、メンタルモデルのつくり方

では、ビジネスパーソンにとって最も身近で大切なコミュニケーションツールの、メールを例に解説してみましょう。

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〈メールでのメンタルモデルのつくり方〉

・メンタルモデルで、最も大切なのは本文冒頭ではなく”件名”

・見ただけで要件が分かる、件名にする

・「●○▲×について」など、抽象的な件名は避ける

・相談、依頼、確認、連絡、報告など、件名に入れるようにする

・送信者が受信者に何をしてもらいたいか伝われば、ベストですね

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以前は、手紙の代わりとしてメールにもマナーを重んじられてきましたが、いまでは必要事項を伝えることが重視されています。

相手に読ませる、理解させることを意識して書くことが大事です。

メールとの組み合わせで、これからの時代うまく活用したいのがSNSのメッセージ機能（メッセンジャーツール）です。

ビジネス上での信頼関係が構築されたら、タイミングを見計らってメッセンジャーアプリも利用すると生産性が上がります。

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〈主なメッセンジャーツール〉

■Chatwork：導入30万社。2011年にサービス開始した国産ツール。ビジネスに特化しファイル送信、タスク管理もできる。

■Slack：米国シリコンバレーのゲーム開発会社だった同社が社内用に開発したアプリ。そのためIT系企業で使われていた。現在は世界中で導入されている。

■LINE WORKS：導入25万社。ビジネス版LINEとして使い慣れたインターフェイスで利用者急増中。

■Skype for Business：99人まで参加可能な会議が開催できる。インスタントメッセージ、ビデオチャットなど機能性が高い。

■Microsoft Teams：現在はSkype for Businessの後継として位置付けられていて、Office365で使用可能。

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メッセージツールであれば、挨拶は最初のメッセージで済み、２通目以降は本題だけに絞ってやりとりができます。

つまり１通目で結論を送信してメンタルモデルをつくってしまえば、２通目以降はスムーズに本題に入れます。

なお、メッセージを使う際の注意点として、プライベートのアプリとは変えることだと思います。

同じアプリでは、仕事中にプライベートとビジネスが入り乱れ、公私混同します。

経験上、ビジネスチャットなのに、頭の切り替えができず文面が馴れ馴れしくなったりします。

いずれにしても、メールとメッセージでは、それぞれのメリット、デメリットがあるのでしっかり理解して使い分けながらコミュニケーションを図れば、効率も上がり便利ですね。

最後にまとめ

今回は文章でのメンタルモデルの活用方法として、メールとメッセージを紹介しました。

そしてメールでは件名でメンタルモデルをつくり、メッセージでは１通目でメンタルモデルをつくることをオススメしました。

仕事での生産性を上げるため、メンタルモデルをうまく活用するためには、さまざまなビジネスツールをうまく活用することが大切です。

以上です。ありがとうございました。

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