ぼっちテレワーク総務部員、アイディアを深掘りしてみた。
こんにちは、一人目やんちゃ男児の育児に奮闘中のワーママです。
北海道の某小売企業で事務をしています。
育休復帰のタイミングからテレワークをさせてもらい、なかなかメンバーとのコミュニケーションがとれていないことを気にしている私に、上司が声をかけてくださりデジタルの勉強を始めてみることにしました。
デジタルツールを活用して業務課題を解決しよう！が目標のため、私だけで完結できるものではなくメンバーに聞き取りや、フィードバックをもらいアイディア探しを行ってきました。アイディアばかり出していても何も完成しないので、今回はいくつかのアイディアをメンバーと一緒に深掘りしてみました。
私の気持ちを話した上でアイディアを聞いてもらってみた。
今までしっかり言葉にしてなかったな…と思い、私はこういう思いでデジタルツールを活用したいと思っています！と表明してみました。
デジタルに任せられることはデジタルに任せて、人にしかできないことをしっかりやりたい！
これを伝えた上で、3人のチームメンバーに私のアイディアを3つ聞いてもらい、意見をもらってみました。
意見をくれたのはこんな方たち↓
🔶Ｎさん
チームに着任して数ヶ月。店舗で副店長経験者。
店舗側の視点から本社の指示の改善などを指摘してくれ、とても心強い。
🔶Ｙさん
チーム結成時からの所属メンバー。私と同じく時短勤務中。
物事の核を見抜き、改善案も提示してくれる。
🔶Ｔさん
チーム唯一のパートさん。Excelが得意。
Ｔさんに聞くと大体何でもわかる。忌憚なく意見を言ってくれる貴重な方。
メールだとなかなかレスポンスをもらうのが難しいため、今回は時間を取ってもらいリモート会議形式で参加してもらいざっくばらんに話をすることができました！
それぞれのアイディアについて詳しく書いていこうと思います^^
(start `・ω・)ﾉ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
①人事異動のたびに変更しなきゃの管理表、なんとかしたい
人事異動があると、店舗の店長副店長などの役職者が変わったり、公的届出で責任者になっている方が居なくなってしまったり…。
一覧表や管理表を書き換える作業は全てVLOOKUP関数。手間がかかる＆抜け漏れが出てしまったり誤字が発生することも…。
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🗨️メンバーからの意見💬
Nさん
実現できたら良いなとは思うけど、個人情報を扱うことになるので課題が多いと思う。
目的が、作業効率改善だとすれば検索機能部分は違うような…
Yさん
アプリにしようとしている内容は、会社スマホの連絡先としても連携できるようにして欲しい。
異動があってもスマホの連絡先が更新されないので、更新できるような機能があればとても助かる
Tさん
毎回この作業はとても大変だし、抜け漏れも発生することがあるので気を使う作業。もしこれが本当にできるなら助かる。
ただ、人事異動後の表の整理部分と、検索できるアプリみたいな部分は一旦切り分けて考えた方が良いと思う。
会社スマホの連絡先に各店各役職の番号は登録されているので、検索機能にはあまり魅力を感じない。
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🔶意見を受けて🔶
検索機能と、一覧表や管理表の作成は切り分けて考えた方が良いという指摘にはハッとしました。
このアイディアを考えはじめた時は、一覧表、管理表を最新人事マスタから自動で作成できれば良いなと考えていたのに、妄想を捗らせすぎて「これもあったら便利では？」と見栄えの良さそうな機能を肉付けしてしまっていました。まだまだ初心者。まずは肝心な表作成の部分を詰めるべきでした。
ご意見ありがとうございます！
(next ´・ω・)ﾉ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
②Excelの編集、楽ちんしませんか？
会社の管理部門である総務部。リストや表で管理しているものがたくさんあります。定期的に確認するものでは、編集作業が同じ手順のものが多いので人の手じゃなくてもできそうです。
ただ、ほかにもいつも同じ手順で編集しているExcelがたくさんあります。
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🗨️メンバーからの意見💬
Nさん
説明内容から、やることが一番明確になっている感じがするので実現の可能性が高そう。
作業の効率化という視点で見ると一番良い気がする。
Yさん
Excelの共同編集という案が話の中で出てきたが、店舗の後方担当者のパソコンスキルに差があるので嫌煙されるかもしれない…
Tさん
取り組みとして一番実現できそうで、効果がありそう。
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🔶意見を受けて🔶
口頭説明の中で、ファイルをメールで送受信するのではなく共同編集にしてURLを共有するのも良いかもしれない、という話もしていましたが使い慣れていないツールを毛嫌いするパートさんが多い傾向にあるので、慎重にした方が良いとアドバイスをもらいました。
また、自動化については2週間ほど前にPower Automate Desktopでの自動化を試しに見てもらった後だったので想像がつきやすかったようです。これが一番使える気がする、という意見が多かったです。
これは、みんなの後押しももらえそうだし適用範囲も広げられそう！
(next ´・ω・)ﾉ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
③シフト表、システムにもExcelにも打ち込まなきゃいけないの面倒くさい…
会社で使用しているシフト管理システム。シフト確認ができる範囲が自グループだけなんです…。同じ総務部内でも隣のグループのシフトはわかりません…。問い合わせの対応などがあるので、シフトは知っておきたい。なので現状はシステムとは別途で総務部シフト表を作成して、使用しています。
あっちにもこっちにも入力の手間、省けたら良いな…
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🗨️メンバーからの意見💬
Nさん
使用しているシフト管理システムで管理するのが一番良い。
他のツールを使うことで逆に煩雑になるのではないかと思う。
Yさん Tさん
面倒だけどそんなに苦痛ではない。今のままでもストレスではないかな。
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🔶意見を受けて🔶
私自身、アイディアの中でも一番「うーん」と思っていたものだったので、指摘されて「そうですよね」と思ってしまいました。
自分の中でしっかり落とし込めていないものを人に話すと、一番「？」と思っていたことをしっかり指摘されますね(^^;)
これは本当に取り組むべき課題なのか、そこからもう一度再考します。
(fin `・ω・)ﾉ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
冷静になってみると…
協力してくれているチームメンバーには本当に感謝です…！
そして、指摘してもらっている内容を振り返ってみると、見事に私がすこし浮かれ気味だった部分や、腹落ちしていない部分ばかり…。
デジタルツールを使えるようになって喜んでいる気持ちのまま進んでいたら落とし穴に落ちていたことでしょう…。
そして、今回の話し合いの中で本気度を感じ取ってくれたのか、また新たに課題になりそうなことについても話してくれました。私に何かできるかどうかは別として、「話してみよう」と思ってくれたことをとっても嬉しく思います^^
この課題を解決することでどんなメリットがあるのか？誰がどれくらい業務改善できるのか？という視点を忘れることなく、デジタルツールを使用した課題解決に引き続きチャレンジしていきたいと思います！！！
to be continued…
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