ぼっちテレワーク総務部員、職場の課題を聞いてみた。
こんにちは、一人目やんちゃ男児の育児に奮闘中のワーママです。
北海道の某小売企業で事務をしています。
前回の記事で自己紹介(？)を兼ね、デジタルの勉強を始めるきっかけや、新しい知識を獲得して楽しい！！！！なんてことを書かせていただきました。
デジタルの勉強をはじめたけど、ツールだけを覚えても何に使うか目的がないと何も作ることができません。
せっかく会社からいただいた勉強の機会です。
会社に貢献できるようなものを作りたいなーと懲りもせずメンバーに聞いてみることにしました。
私のチームは「補い屋さん」？？
北海道の某小売業で働いています。運営している店舗にはショッピングセンターのような大型の店舗とスーパーマーケットのような小型の店舗とがあります。
大型の店舗には店舗ごとに本社の総務部と似た機能を持つ部署がありますが、小型の店舗にはそれがありません。人員も少ないため、店では管理しきれない業務がありそれを補うのが私のチームの業務の一つです。
(他にも色々やってますが！！細かいものが多すぎて…割愛します💦)
協力してくれるメンバーはこんな人たち
改めてチームメンバーを紹介してみようと思います^^
🔶Ｓさん(マネージャー)
全ての業務の統括+αを担う。経理のマネージャー経験者で知識が豊富。
テレワークで働くことを承諾してくれたように、柔軟な考え方の持ち主。
🔶Ｎさん
チームに着任して数ヶ月。店舗で副店長経験者。
店舗側の視点から本社の指示の改善などを指摘してくれ、とても心強い。
🔶Ｙさん
チーム結成時からの所属メンバー。私と同じく時短勤務中。
物事の核を見抜き、改善案も提示してくれる。
🔶Ｔさん
チーム唯一のパートさん。Excelが得意。
Ｔさんに聞くと大体何でもわかる。忌憚なく意見を言ってくれる貴重な方。
今回は真面目に。でも気軽に！「面倒な業務ってなんですか？」
前回はデジタルツールを覚えてワクワクの勢いで聞いてしまいましたが、今回はもう少し冷静に。「課題」と言われると構えてしまうかな…と今回は面倒だと思うこと、聞いてみました。
✅どこのドライブ？どのフォルダ？ファイル名はなんだっけ…？
見付からない資料！！！！これは本当にストレス！！！！
店舗からの異動で着任して数ヶ月のＮさんからいただいたご意見。
私も育休から復帰したときにとても苦労しました…。
ファイル名が分からない、検索機能はヒットしない…。ファイル探しが仕事かと思うときもあったくらいです。
上司のＳさんも同じ思いのようで、
「似たような名前のフォルダやデータが無数に存在していますよ」
とこぼしておりました。
ファイルの管理はほとんどが「共有フォルダ」で行っています。メンバー間や他部署との共有が多いからなんですが…、言われてみればファイルの命名ルールがありません。
みんな思い思いの名前をつけるわけです。
1つ1つ「これかな？」を開いて探さなきゃいけないなんて…
無駄すぎる！！！！！！！
しかも、これ必要？みたいなファイルも無数に残ってるんですよね…。
(いつかのためにと取っておきたい気持ちも分からないでもないですが…笑)
数年前までは文書検索システムというものを使用しており、店舗で必要な文書を検索できたのですが、組織改編のときになくなってしまいました。
Ｎさんは「せめてキーワード検索の機能があれば…」と。
慣れると忘れてしまいますが…これはなんとかしないとですよね。
とりあえず！せめて！自分の所属チームだけでもファイルの命名ルールを定めたい！！
Ｓさん！相談しに行きますのでよろしくお願いします～！
✅人事異動だ！後任はあの資格持ってる？届出内容は誰に変更？
全店舗に○○責任者、△△管理者、ちゃんと…いる…よね…？
Ｔさん「これが大変なのよー」とボソリ。
人事異動のたびに店舗ごとの役割表を確認しなければなりません。
スーパーマーケットは営業するにあたって、管理者や責任者を選任して関係各署に届出をしなければいけないものが何個もあります。
防火管理者、食品販売業の衛生責任者、古物商許可申請など…担当者が異動になった場合には後任を選任しなくてはいけません。
必ずしも新しく着任する方が引き継ぐという訳ではなかったり、資格保持者しか届け出できなかったり…異動一つで確認しなければいけないことがたくさんあるのです…。
それ以外にも、全店舗の店長をはじめ課長たちの氏名、電話番号一覧も異動のたびに確認して作成している部署もあります。
Excel関数 大活躍。
Excelが得意なＴさんでも面倒と感じる作業。
Ｓさんも「各部署で必要なはずなので社員番号・氏名・メールアドレス・携帯番号をまとめて情報共有してほしい」とのご意見。
人事から各部署に共有もらえないんですかね…。(今度聞いてみよう。)
こういうことはマクロが得意とする内容なんでしょうか…？
でも社内にマクロ使いがいるはずなのに…今までこのままなのはなぜ？？
現時点で私の知っている知識では解決できそうにないですが、何かデジタル的なものでなんとかできそうな気がする！！
✅どこまで進んでますか？え…？リスト管理してないの…？
店舗への進捗確認、店によって管理レベルが違うー！！
こちらはＹさんからのご意見！
月に1回、店舗の作業進捗の確認を行う業務があります。全ての店舗ではなく売り場の改装があった店舗だけに発生する作業のため、店舗側にとっては年に1～2回あるかないかの作業です。
そのため、作業手順や管理状態が店舗によって若干違う場合があるらしく…。
Ｙさん、いつもは担当じゃないのですが、ピンチヒッターで作業をし、これは毎月の確認作業大変なのでは…？と思ったそうです。
運用を全店舗統一しなくては…という話題は出ているのですが、なかなか進まずそのままになってしまっています。
「本社で使っている共有フォルダを店舗も使えたら、いちいちメールでやりとりしなくて少しは楽かな～とも思ったり。」とYさん。
なるほど！！！
それなら、Excelの共同編集とか使ったら少しは楽になるのかな…？
少しの工夫と話し合いをすれば導入できそう！
✅このシステムのIDは…パスワードは……あれっ？
あれ？これじゃない？…こっちでもない？これは…あ、ロックかかった…
(なんかのCMみたいですね…笑)
セキュリティー大事ですよね。パスワードの使い回しダメ絶対なんて言われていますが…管理大変じゃないですか…。
みんなからの意見をまとめると
システムの数多過ぎ…
システムごとに変えなければいけない
最低文字数や使用文字の条件がシステムごとに違う
変更を求められるタイミングがシステムごとに違う
都度入力するの面倒…
こんな感じでした。
仕事だけじゃなく、プライベートのアカウント管理も大変ですよね…。
そんなことを考えていた矢先、デジタルのセミナーでご一緒している方がこんな技術記事を…！！！
なにこれー！面白い！！！
画像を学習しておくと、写真から判断して結果を教えてくれるツールを使っているのですが、従業員の顔を登録しておいてパスワードを教えてくれるという仕組みを作ったそうです^^
なるほど…！！！！
これを参考に、複数のパスワード管理も楽ちんにするものが作れそうな気がします！！
今の私にでも解決策を提案できそうな課題！！
いっぱい答えてくれてとても嬉しい…！
私はテレワークのため、今回もメンバーにはメールで聞いてみました。
業務の忙しい中、みんな「面倒くさい」を考えて送ってくれました…！
(それこそ、面倒くさかったと思うのです…💦)
本当に本当にありがとうございます！
こうやって協力してくれるメンバーだからこそ、何か私でも力になれることがあれば！と考えたくなっちゃいますよね^^
次は何か具体的な解決策を形にして「こんなのどうでしょう？」なんて提案できたらいいな～。
to be continued…
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