議事録改革、作ってそのままにしない議事録づくり～そのまま一つにまとめればええやん～

議事録は会議の記録を残す不可欠なツールですが、作成後にうまく活用されないことが多く、結果として時間と労力の無駄につながっていませんか？本日は、そのような状況を一新する、意味のある議事録作成の方法をご紹介します。

1. 問題提起：従来の議事録管理の課題

当社では多くの人がWordやGoogleドキュメントを使用して、日付ごとに議事録を分けて管理しています。（例えば「定例議事録2022.8.1」のような）そのように保存し続けてきましたが、情報を後から探す際には一つ一つ開いて確認する必要があり、大変な労力と時間がかかります。
Googleドキュメントの場合は、内容を検索することも可能ですが複数の議事録を開くには読み込みなどに時間がかかってしまいます。

2. 現状の問題点

• 議事録が増える一方で、必要な情報を探すのが困難。

• 議事録を見返すことが少なく、作成した意味が薄れがち。

• タスク管理が分散してしまい、効率的ではない。

3. クラウドを活用した議事録管理の改革

クラウドシフトPTで実践されていた方法を取り入れることで、議事録管理を大幅に改善することが可能です。この方法では、一つのドキュメント資料で全てを管理します。

4. 改善された議事録作成の利点

• 同時進行作成: 議事録の作成が会議と同時に行え、理解度が向上。

• 見出しの利用: 情報の整理がしやすく、後から探しやすい。

• 資料の添付: 別のドライブ資料を直接リンクできる。

• 無駄の削減: ページを無くし、理想の形式で記入が可能。

• カレンダー連携: 議事録をカレンダーで確認しやすく、閲覧制限の設定も可能。

• タスク管理の統合: 前回のタスクを同じドキュメントで管理し、転記の手間を省く。

5. あなたの部署に合った議事録作成は？

この方法を取り入れることで、議事録は単なる記録ではなく、チームのコミュニケーションとタスク管理を支える重要なツールに変わります。皆さんも、自分の部署に合った議事録作成を実践してみてください。

まとめ

クラウドを活用した議事録管理方法により、議事録はもう見返されない単なる記録ではなくなります。これらの技術を活用することで、情報の検索性、アクセス性を高め、チーム全体の生産性を向上させることができます。一つのドキュメントで全てを管理することの便利さをぜひ体験してみてください。

このシステムライフハックを通じて、より効率的な議事録作成法を身につけ、会議の生産性を高めるためのヒントをお届けします。議事録がただの記録ではなく、チームの生産性を支える活きた資料となるような工夫を凝らし、タスク管理の一助としても役立ててみてください。

次回も、あなたの仕事の効率化に貢献する情報をお伝えしますので、お見逃しなく！