#23 大型懇親会のプログラムデザインとファシリテーションデザインを考える

個人と組織の能力を最大化する伴走者
ナラティブサポートの上村です。

大型の懇親会に思うこと

このブログを書いてる本日は所属している協会の懇親会（100人規模）に参加させてもらいました。
サードプレイスの話も以前に挙げさせてもらってますが色々な会に参加させてもらう中で、少し思うことがあります。
それは懇親会の時の催し物についてです。
年に一回のイベント（総会や新年会など）でアルコールが入った場で来賓の方の挨拶や年間の報告（表彰や結果報告、活動報告）をデザインされることがあると思います。
私が参加した会の中でそのような時に会の途中でそのような催し物を挟んだ場合、静かに会場が聞いているケースは限りなく少ないと感じてます。
懇親会というシチュエーション上、お酒も入っているし、同席の方との話が盛り上がっているのもあり大概は静かにならず、騒がしい中、登壇者が話をしてくれていて注目を浴びない中で話をしているというシチュエーションをよくみます。あれは見ていてお互いにとって幸せではないと感じます。

ブログラムデザインから考える

ではどうすれば良いのか？ お前もそんなシチュエーションの一端を担っているだけではないかというご指摘はその通りなので外野から言うだけなのはよくないので、改善策はないかと考えました。
自身がそのような機会にあった際には提案したいと思うことを記したいと思います。
プログラムデザインの視点からすると、挨拶と飲みを完璧に分けるということです。2時間の懇親会であれば表彰に関しては冒頭の30分くらいで挨拶と表彰を終わらせて最後に挨拶をするといった最初と最後に固めるということが大事だと思います。
TPOに合わせる必要はあるかと思いますが、その会の雰囲気や場合によっては乾杯を最初にすまし、リラックスした状況で偉い人や来賓の方のお話を聞くというデザインにしてもいいかと思います。

ファシリテーションデザインから考える

そしてプログラム以外で場を作る方法としてはファシリテーションの技術です。
極端な例で言うと司会者が登壇場に立ち無言で立ち続けて『静かになるまで10分かかりました！』という往年の校長先生ばりのコメントをするというパロディもありますが、
複数人で運営をして会場内を歩き回って参加者に直接声掛けをしながら『今から⚪︎⚪︎が始まるのでステージに注目ください』と声かけするという方法も有効です。

段取り八部という言葉がありますのでプログラムデザインで当日の運営はおおよそ決まりますがこういった当日のファシリテーション（進行）デザインでも違いは作れます。プログラムとファシリテーションの2つについて今回の記事も参考にしていただき懇親会の運営を設計してください。

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