そうだ！SmartHRの総務と情シスと全社Opsを統合しよう！

こんにちは、SmartHRの@naotofujii_です。
今日は「そうだ！SmartHRの総務と情シスと全社Opsを統合しよう！」というお話です。

先日「約156億円のシリーズD資金調達を実施」の発表が行われました。ここからさらにアクセルを踏み込んで、よりチャレンジングに取り組んでいきたいと思います💪

しかし、資金さえあればチャレジングな取り組みができるのか？というとそうではありません。チャレンジするためにはその基盤となる業務環境も重要であり、業務環境づくりもチャレンジングであるべきと僕は考えます。

チャレンジングな業務環境をつくるためには「従業員が働く」ということをひたむきに考え抜く、そんな組織が必要です。そのために総務と情シスと全社Opsを統合したという話をします💡

まず自己&部署紹介させてください

カンタンに僕自身の紹介をします。そして僕が担当している2部署も紹介させてください🙏

- Naoto Fujii @naotofujii_ -
SmartHRのGeneral Supportグループと全社Opsグループのマネージャー。
組織全体の生産性向上を責務として、BPRやPjMを中心に取り組んでいます。
SAPから国内で数人しかいない「SAP Meister IQ」の認定を受けている。

- General Support グループ -
グループ内には総務、コーポレートIT、コーポレートエンジニアリングの3ユニットがあります。
総務ではファシリティを中心に従業員への物理的なサポートを行い、コーポレートITとコーポレートエンジニアリングの2ユニットは所謂情シス業務を中心に従業員へのクラウドやデジタルデバイスを通じたサポートを行っている。

- 全社Ops グループ -
組織全体に関わるオペレーションやプロセスの改善、部署横断するプロジェクトのリードを行う部署です。
具体的な業務例で言うと、複数の部署が介在するアップセルプロダクトの販売フロー整備や契約書管理フロー整備などがあります。

以前書いたオープン社内報でも触れていますが、僕らは組織の生産性を上げるために様々なツールの導入、物理的なサポート、運用プロセス改善を実施しています。

なぜ総務、情シス、全社Opsを統合したのか？

なぜ各組織を統合したのか、その理由を先にお伝えしておきます。

社内の当たり前をアップデートし続け、組織の生産性を最大化するため

これだけだと説明として足りていないので、順を追って説明します。

統合される前はどうだったのか？
現在、僕が両方のグループマネージャーを務めて意思決定を1つに束ねていますが元々はそうではありませんでした。
総務は人事グループ、情シスはセキュリティグループに所属しており、全社Opsはビジネスサイドに偏っていた時期がありました。

いずれの部署も「全従業員の働く環境のため」に機能する部署でありながら、部署が違う、意思決定者が違う、目指すミッションが違うの三拍子が揃っていました。これでは真にチャレンジングな業務環境を作れるとは思えません。業務環境を良くするメンバーが全員同じ方向を向いて進む体制が必要でした。

どうやって統合を行ったか？

統合の議論は僅か3分、即決で体制移行へ
上記で述べた課題感を関係部署の責任者と集まって議論する場を設けました。多少議論が難航するかと思いましたが議論開始3分で「統合しよう」となりました。課題認識が揃うことと意思決定が早いのは大事。

業務環境づくりの方針と心構えを決める
意思決定が僕に統合されても、チームとして機能しなければ意味がありません。なのでどういう方針の下、どういう心構えでチームが活動すればチャレンジングな業務環境がつくれるかをチームで決めました。

・まずは、従業員の仕事の効率を重視しよう
・少量多品種の依頼へ適応しよう
・イレギュラーを楽しもう

そしてできたのが上記3つの独自の行動指針です。
僕らが業務環境をつくるとき「まずは、従業員の仕事の効率を重視しよう」を念頭に置きます。それにより忌避されがちな「少量多品種の依頼へ適応しよう」ということにしっかり向き合えるようになります。ただそうすると難易度の高い課題も増えます。でもチームとなら「イレギュラーを楽しもう」という気持ちでこの難問も解決できる！となりました。

統合して得られたものは何か？

自分たちの目指す業務環境の逆引きからつくるのではなく、従業員のイマ欲しいモノに合わせて業務環境を考え抜く力、つくる力を得られたことです。

最近では指針に基づき新たにサービスデスクというサポートを開始しました。これは困ったときに社内のだれに相談すればいいか、どこに情報があるのかがわかるサポートです。これにより従業員の業務中の調べる時間を短縮し生産性を上げることができます。

しかしサービスデスクを実現するにはあらゆる質問や相談を把握し応えるという機能が伴います。これを総務だけ、情シスだけで対応するとどうなるでしょうか？恐らく部分的に実現されることになり、従業員の求めるモノとはならないでしょう。こういったときに組織を統合し、行動指針をチームで作成した価値が発揮されます。

さいごに

僕らが行っている業務環境づくりは「あって当たり前」であることが多く、課題感や違和感を持ちづらく、また責任所在が曖昧になりやすいです。
そんな業務環境で従業員の本来の力を発揮できるとは思えません。

だから僕らは社内の当たり前をアップデートし続け、組織の生産性が最大化されることを考え抜き、取り組んでいます。

今後さらに従業員が増えビジネスの複雑性も増していくことになります。でもその先にはまだ誰も成し得ていない真にチャレンジングな業務環境づくりがあると信じています。

しかしその未来に近づくためにはもっと多くの仲間が必要です。
もっと従業員の欲しいモノにフォーカスして、今ある当たり前を疑ってアップデートをし続け、チャレンジングな環境づくりをしたいという方は是非一度お会いしましょう！皆さんからの応募をお待ちしています！