【仕事術】メールの返信を倍速にして、残業しないで帰る方法。
「仕事のスピードを上げたくて」
スタッフにそう相談されることが増え、何か私にできることはないかと考えを巡らせたところ…
私の得意な「速筆スキル」をどうにか伝授できないかと考えました。
今回のnoteは、「メールの書く速度をUP」ということにフォーカスしながらも、全体的な仕事のスピードをUPするコツをお伝えします！！
第1章：業務スピードUPのためには「迷い」を減らすべし。
仕事が遅い、というのを因数分解すると、「自分で決断していいかわからないことが多い」というのがあるのかなと思ってます。
「どうやって進めよう（これを購入するのは許可がいるのかな？）」
「誰に聞いたらいいのかな（でも、忙しそうだから聞かないほうがいい？）」
そんなふうに「迷っているうち」に時間を大幅に浪費してしまうのは、あるあるかなと思います。
じゃあどうやって「迷わなくする」のが良いのか？？
10秒以上悩んだらこうする！というのを仕組み化してしまうのがいいかなと思います！！！
10秒考えて思いつかなければ、チャットGPTに頼る。
10秒探して資料のある場所が思いつかなければ、上司に尋ねる。
そんなふうに
「どうしようかな」ではなく、「行動」をシンプルに起こしてしまうのがコツです。
迷わなくする「基準」の作り方
「判断基準」があると、人は迷わなくなります。
この辺りは、上司と相談しながら、決めてしまうと一気に楽になりますね。
例えば、事務用品の購入の基準を作るとして…
「スタッフの時間を1日30分短縮可能であれば」買う。など、
ある種ボーダーがあるといいですね。
仕事は関係ないですが、私個人的には、物を買うときの価値基準は、
・「その人から買いたいと思ったら買う」
・「欲しい理由が値段の場合（安いから）は買わない」
・「諦める理由が値段だけなら（高いから）買う」
です。これで、一気に購入の時の迷いは減っています！
そんな形で、仕事をある程度任されている方は、ボーダーをどんどん決めてしまうと良いと思います。
身も蓋もない話をしますが、「わからない！」と思ったら「自分がなんとなくいいなと信じたほう」を直感で選んでみるのもありですね。
これは、失敗して学んでいき、スピードが速くなる物なので、毎回毎回迷うよりは、失敗してもいいという前提で、時には即決してみる勇気も必要です！！
（ベンチャーの会社だと特にそういったスピード感が求められるのではないでしょうか。結果が出るかわからないから、とPLANを熟考するより行動してから考えて、軌道修正する。そのほうが成果が反映されやすいからです。）
迷いが生まれない環境を作っておく
ちなみに、迷いが生まれるのは、複数の選択肢があるから。
そして、頭の中でそれらが整理されていないから。かと思います。
スマホやPCがごちゃごちゃしていたら、なかなかファイルは見つからない。
それと同じで、「脳内で考えること」はできるだけ少なくしておきたいですね。
あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、と思っているだけで紙に書き出してみると、その1つ1つは3分で終わるタスクだったりします。
「これぞ！」という仕事に取り掛かるために、まずは朝イチで、3分で終わるタスクを全部やっつけてしまう！というのもコツです。
第2章：時短かつ信頼がUPする「メール術」
お待たせしました。ここからは、時短メール術をお伝えします。
大前提として、毎日毎日文章を書く時間を確保し、時間を意識しながら書くこと、スマホやPCのタイピングを早くできるように意識することは、常に心がけていてくださいね。
（そういう意味では、ショートカットキーを使いこなすことなども有効ですが、ここでは一旦省きます！私もそんなに得意ではなく、勉強中なので！）
1日に5回、メールチェックに集中する時間を設ける。
私は、「10時、12時、14時、16時、19時」というように、何度かメールやSlack、LINEをチェックするための時間を設けています。自分が連休に入る前は、特に引き継ぎが発生しないように全てのやり取りを終わらせます。
自分で発信したものに対してレスが来ていたらすぐに返したいので、基本的に「そのやりとりが終わるまで」は次の日に持ち越さないようにしています。
とはいえ、1回にみる時間は5〜10分です。
メールの返信に対して1通に3分以上はかけすぎかなと思っています。そのコツもこの後述べますね。
定型文は省く！手短に用件だけを伝える
私は、「お疲れ様です。〜〜の件で〜〜を把握いただきたく〜〜を作成いたしました。つきましては…」といったある種かしこまった文章は、社内であれば送りません。
社外であっても、毎回毎回「お世話になっております〜」を送ることはしません。（もちろん関係性などによります。）
SlackやLINEでのコミュニケーションの場合は、特に用件をまとめてすぐに頭に入れることが大切&スピード重視だと思っています！
もし、毎回丁寧すぎる文章を送っているとしたら、テキストの量をどうやったら減らせるのか、考えてみて欲しいです。
相手に応じてライトめな返信と、カッチリした返信とを使い分けるだけで、かなり業務スピードが上がります！
もしくは、抵抗がある方は、定型文は全部コピペにしてみてください。
私は「お」の予測変換で、挨拶が全部出るように設定してます。笑
「不完全」であれ！
メールに3分以上かけてしまっている時、しかもその手が止まっている時。
これは、「だらだら時間をかける癖がついている」と捉えてください。
仕事において、『完璧な返答をするために相手を待たせる人』になってはNG！！！！これは絶対です！！！
『6割の出来であったとしても、状況を細やかに迅速に返信する』ということの方が大事です！！
返信を待たせると相手の時間を奪うことにもなる。
迷った時点で、「こちらの件に関しては、社内で協議して明日の18時までに折り返します。」と送ってしまった方がよほど良いです！
「ちゃんとしたものを出さないと。」
「ちゃんとした文章を書かないと。」
そんな思いは、捨てましょう。
不完全なままアウトプットすることに、不安や恐れがある気持ちはわかります。
ただ、「ちゃんとしたもの」とあなたがイメージするものが「ちゃんとしているかどうか」を決めるのはあなたではなく、やりとりしている人であり、上司です。
自分では、「こんな状態で出すのは」と思うかもしれません。
でも、即レスに慣れたら、「これが求められていたのだ！」と気づくことと思います。一度やってみて欲しいのです。
メールのキャッチボールは最小限！
「一通のメールで、伝えられるメッセージを出来るだけ多く伝える。」
これが、何度も何度もメールをしなくていい、ある種コツになります。先回りして返信することで、ムダなやり取りを避けたいですね。
例えば、取引先との会議の日程を調整後、自分からZOOMのリンクをお送りして「楽しみにしています。お願いします！」と送ってしまう。こうすれば、相手がリンクを発行してくれ、それが送られてきてからお礼を伝える、というやりとりが1つ減りますね。
会議後に、資料の共有をすることがわかっているのであれば、アポをとる段階で事前にそれを共有しておけば、後で送るメールの内容は簡素ですみます。
そんなふうに、自分がボールを持っている状態を少しでも短くする工夫をしてみてください。
返信が早いだけで信頼が増す。＜事例紹介します＞
返信が早い人は信頼がある。
それは、「相手の時間を奪わない」からです。
具体例をお伝えします。
返信の早いAさん（上司）と、部下のBさんのやりとり
A（上司）：あのプロジェクト、どうなってますか？
B：（1時間後）お疲れ様です。プロジェクトの件、こちらからお伝えせず、大変申し訳ございません。ただいま、確認いたします。お待ちくださいませ。
A：お願いします！
B：（2時間後）大変お待たせいたしました。関係各所に確認をしたところ、まだ先方からのチェック待ちというところで、止まっていたようです。ご確認の程よろしくお願いいたします。
A：ちなみに、チェックはいつ頃までかかりそうですか？（即レス）
B：（1時間後）チェックのことまで気が回らず、失礼いたしました。ただいま確認したところ、こちらチェックは「明日まで」ということでした。
確実に、Aさんの時間をBさんは奪ってしまっています。先方からのチェックが明日までかかることを知るまでに「4時間半」かかっています。
Bさんは、Aさんに対してきちんと答えよう、きちんとしたものを届けないと、と意識しすぎていて、レスポンスがかなり遅くなってしまっています。
上記と同じことを、レスの早いCさんが行うとこんな感じです。（なお、AさんとBさんが取引先に送っているメールは同じ内容と捉えてください。）
A（上司）：あのプロジェクト、どうなってますか？
C：（10分後）報告遅れてすみません。先方のチェック待ちだった気がしますので…お待ちください。
（10分後）やはりそうでした。先方にこのメールをお送りしますね。（スクリーンショット貼り付け）
A：（5分後）いつまでかかるか、念の為聞いておいてもらえると嬉しいです！明日の19時までには欲しいのですが、厳しいかなと思っており…
C：（5分後）そうですよね！それも併せて伺い、連絡きたらお伝えしますね。
（1時間後）「明日の10時までにチェックが終わる」とのことでした。チェック終わり次第、Aさんに念の為、ご連絡します。
A：助かります！
Cさんは、仕事ができるというとそうでもないですが（色々抜け漏れていたのは事実…これはAさんも同じでしたね。）
その代わり、何度も確認しなくて良いように、上司に都度報告を入れながらやりとりをしていますね。そのため、上司も自分の希望を伝えやすくなっています。（レスポンスが来ないと、この間、「どこまで進んでいるんだ」とモヤモヤしてしまうのです…）
上司からの問いかけに対し、「1時間半」後には答えが出せています。
Aさんが、部下に求めていたのは、正確な情報ではなく「どうなっているのか知りたい」それによって対応を考えたいということ。
出来るだけ早く気づき、「考えずに」その場でパッと返すことがかなり重要なのです。
これは、何も上司と部下に限ったことではありません。
取引先、お客様とのやり取り、
家族や友人とのLINEも全てそうです。
LINEの未読スルーをやめることから始めよう。
「後でLINE変えそう」と思ってLINEを大量に未読スルーにしている方、いませんか？
練習のために、それを今すぐやめましょう。
「LINEが貯まらない仕組みづくり」をしてみてください。
（これが正しいとか正しくないとかは関係なく…、たまにはスマホを離れてゆっくりするのも大事なので…ただ、LINEの返事を早くするのは、即レスのいい練習（＝信頼度UPにすぐつながる！）になりますよ！）
ちなみに….本当に返信の内容が思いつかない時は、思い切って、何を返そうかを「人に相談する」のもあり。
「少しお待ちくださいね！」と前置きした上で、信頼できる人に「なんと返せばいいと思うか」と聞いてみてください。
直感と、スピード。
これだけで仕事はものすごく早くなります。
残業せずに帰って、ゆっくり寝ることも、明日からの効率をUPさせます。
迷いたくなる気持ちもわかりますが、
迷うということは、「恐れがあるということ」
まずは、恐れずに飛び込んで、いっぱいミスして、そこからまた学んでいきましょう！！！
成功者はみ〜〜んな、何かしらやらかしてますが、
それでも、そのおかげで、爆発的なスピードで仕事ができるのだと思います。
moon
参考：
『ベストセラー作家になる』これが私の夢です。40歳までに形にします。もし、「エッセイ、よかった！」「頑張れ！moon！」と思っていただけたら、温かなサポートをお願いします！有名になって「あの時サポートしたんだ！」と思ってもらえるようにいたします✨(強気！笑)