ライター問い合わせへのリアクションに必要な要素とは？（無料テンプレートあり）

前回、ICTライターの回覧板でこんなnoteを書きました。

地方在住のライターが、SEOハックして愛知県の現地ライターを探している企業さんからライター問い合わせが月に数件来るようになった話です。

そうしてライター問い合わせがくるようになったら、せっかくのチャンスを掴み取るため、返信用の文章にもひと工夫したいところ。

というのも、問い合わせをしてくる方は、複数のライターに打診をしている可能性が高いのです。その中で「この人にお願いしよう」と思ってもらうため、私が返信用の文章で普段意識していることをご紹介します。

最後に、ライター問い合わせ返信用の無料テンプレートも用意しているので「問い合わせへの返信文章で悩んでいる」「問い合わせから次の段階になかなか進まない」とお困りの方は一つの参考にしてみてください。

■そもそも論！本気度の高い問い合わせの特徴

最初にお断りしておきますが、ライター問い合わせにどれだけ工夫した折り返しをしても100％返事がくるかというとそうではありません。

そもそも、ライター問い合わせの内容からして「これは契約する気なくね？」と分かるものもあります。（だいたいパターン化している）

ライター問い合わせに折り返したのに、返事が来ずモヤモヤするー！
もしかして、そもそも本気度が低い問い合わせだったとか……？
それなら、本気度が高い問い合わせだけに返信すればいいじゃん！
本気度の高い問い合わせを見極めよう！！

ということで、無駄打ちを避けるために、まずは見極めるときのポイント（問い合わせの特徴）をお伝えします。

これ大前提ですよね。

明らかに名前の箇所だけ変えたテンプレでしょ！って文章を送ってくる担当者さんは、こちらと契約する気がほぼありません。不特定多数に送って何件か返事があればいいなってやつですね。もちろん、業務効率化のためテンプレートでもいいんですが、もうちょっと書き方あるでしょ〜！と思います。

逆に、「このブログ読みました」「愛知県のローカルな観光情報にお詳しいライターさんを探しています」と書いてあると、ちゃんと私を下調べした上でライター問い合わせをしてくれているんだなと好感が持てます。

そういう方は初回の面談で「なぜnoteにエッセイを書かれているんですか？」「猫ちゃんの写真可愛いですね」と話題をふってくれるので、私の自己紹介も省略できて本題に入るときにスムーズです。

ライター問い合わせに「電話かオンラインで一度お話しを」と面談の打診があると、相手の本気度が高く契約に繋がりやすいと思います。

逆に、面談の打診はなく「こういう案件です。見積もりください」とだけ書いてあるのは、相見積もり目的の問い合わせの可能性が高いです。また、複数のライターに同時に問い合わせをしていることもあります。

事実、Google検索「名古屋、フリーライター」で上位表示される知人ライターに「この会社知ってます？」と聞くと「さっき問い合わせあったわ」「うちもきた」と言われたことが数回ありました。

あとは、こちらは初回面談はオンラインがいいのに、その人の会社（ときには遠方）へ訪問する前提で話しを進められるのは信頼ができないあと思います。フリーランスになりたてのころは、お仕事を獲得しなければ！という思いで全部足を運んでいた私。結果的に「今すぐ案内できる案件はなくて」「先方に企画が通ってから」「とりあえずお話聞きたい」など、仕事に結びつかないことが多く、デジャヴュかな？ってなりました。

もちろん、ライター問い合わせをしてくださる相手は、会社員のことが多く、会社の会議室で話をする方がいろいろな意味で都合が良いです。でも、ただ話を聞くだけなら移動時間を含めて私の時間を返せ〜！と思うこともしばしば。現在は「コロナ禍なので」と言って初回の面談は全てオンラインか電話でお願いしています。

※お仕事をさせてもらった企業さんは、お誘いいただければ新幹線の距離の遠方でも喜んで足を運んでます。

私のブログの問い合わせフォームには、予算の入力が必須になっているため、だいたいの方は明記してくれます。
具体的に報酬が明記してあるライター問い合わせは、「すでに案件が進行中でライターのアサイン待ち」という状態。そのため、お互いに条件が合えば面談から契約までスムーズなことが多いです。

もちろん、案件によって報酬が変動するので「適宜」「案件による」と書いてあることも。報酬が書いてないのは仕方ないけど、面談で腹の探り合いは面倒！そういうライター問い合わせは、「案件が発生したらお願いしますね」と数ヶ月連絡がこないことも多いです。

もちろん、半年後とか数ヶ月後にお仕事いただけることもあるんですけどね……音信不通になると、相手の求めるライター像と違ったのねと思いつつ、いや、そちらの予算感を提示してくれてもいくないですか！？あの時間、意味あった！？とモヤモヤします。

そのほか、数十万円単位の幅を持たせた予算を提示してくる問い合わせも要注意（例：予算10万円〜20万円）。これ、おそらく低いほうの数字で見積もりを出してほしいんだろうなと判断しています。

「企画・写真・デザイン・印刷発注などプラスしてやってもらえるなら大きいほうの金額でお願いしたい」という意図もある思いますが……私はエスパーじゃないんで、相手の希望する見積もりを1発で出すのは無理！！

実際に契約できても、コミュニケーションコストが高くなるだろうなあと想像してしまいます。このようなところは、こちらが見積もりを出しても返事なし、なんてことが少なくありません。

これら3つの特徴は、ライターをスカウトしたいけどなかなか返事をもらえなくて困っている編集・ディレクターさんにも使えると思うので、ぜひ試してみてください。

■問い合わせへのリアクションに必要な要素はこれ！

さて、本題です。

私がこれまでの経験から、ライター問い合わせへのリアクションに必要な要素はこれだなと思うものは以下の通り。

「問い合わせあざす！サイトを見たかもしれんけど私はこんな人！その条件で対応可能or問い合わせの見積もりはこれ！とりま面談しましょ！対応可能な日時はこれ！おたくの都合いい日時第3希望までちょうだい！はじめましてだけどあなたのこんなとこ興味あります！検討よろ！」

詳しく説明していきますね。

・何が書いてあるか1発で分かる簡潔な件名（タイトル）

普段、メールで仕事の連絡やり取りをしている方なら、こんな経験ありませんか？

「あれ、あの人とのあの話、どこのメールでやり取りしてたっけ……」

これ、私なんですけどね！

会社ごとにフォルダを分けても、契約が長い相手ほど、昔のメールを探すの大変！ってことがちょいちょいありまして。相手も同じだよな、まずは見落とされないようにしよう！とメールの件名は、何が書いてあるか一発でわかる簡潔な文章を心がけています。

これは、ライターさんなら記事タイトルと同じ要素があるので簡単だと思います。私の場合は、以下のような件名にすることが多いです。

▼パソコンで見た場合

▼スマホで見た場合

メールの件名の文字数は、だいたいパソコンが50文字以内、スマホは18文字以内で表示されます。なるべく、左側に要件を簡潔に、特に伝えたいことは［］や【】内に入れると、数あるメールの中から目につきやすいですよね。

1日に何十通とメールのやりとりをするような相手だと、とりあえずメールを開けて、あとで詳しく見ようと間を置いているうちに流れてしまう可能性も。パッと目につきやすいタイトルを心がけましょう。

・簡単な自己紹介とプロフィールシート

私のメールは、以下の冒頭文からスタートします。

会社に所属している従業員や法人化しているライターさんは、会社名を名乗ればいいのですが、私のように個人事業主の場合は名前の前に「フリーライター」「ライター」と入れることが多いはず。

私へのライター問い合わせは、「地域名＋フリーライター」で検索しているのがわかっているので、こんな感じにしています。

また、メールで長々と自己紹介をすると、本題に入るまでが遠くなるため、「詳しいプロフィールはこちらをご覧ください」とGoogleドキュメントのURLを貼り付けています。

というのも、ライター問い合わせをしてくれた相手は私のポートフォリオサイトやブログを見ているはず。再度「詳しいプロフィールはブログを見てね！」は不親切だと思うんです。

また、ブログやポートフォリオにあるプロフィールは大衆向けなので、ライター問い合わせの返信に使うプロフィールは相手が欲しいライター像に合わせて、参考記事一覧や写真を変えています。

そのほかには、ライターをスカウトする人と採用権を持つ人が違う場合もありますし、そもそもセキュリティの厳しい企業もあります。相手に合わせて、プロフィールシートをWordで作って添付すると親切かもしれませんね。

・問い合わせ内容の対応可否について

ライター問い合わせに返信している時点で対応可能ではあるのですが、再度「問い合わせの内容について対応可能です」と書いておくことで、相手も安心して話を進められると思います。

提示された条件が一部合わない場合は、「こういう条件でしたら対応可能です」といくつか提示すると交渉できることも。条件が100％合わないからといって却下しなくてもいいかもしれません。

こちらの条件を伝えておくと、今回はダメでも「また、別の案件でご提案させてください」と言ってもらえて相手と繋がっておくこともできますよね。

・対応可能な打ち合わせの候補日を最低3つ

次は、面談をして条件を再度すり合わせて契約の流れになります。
ライター問い合わせの中に、面談の打診が入っていなければ「一度、打ち合わせをしましょう」と提案するとスムーズです。

面談の方法は、対面・オンライン・電話のどれかになるはず。自分が対応しているものを提示して、面談可能な日時を1、2週間以内のスケジュールで第3希望ほど箇条書きしましょう。

私のこれまでの経験では、1週間以内に面談をしているところがほとんど。オンラインや電話なら、移動時間が含まれないのでアポも取りやすいです。

・あなたor会社に興味がありますよと分かる余談

ただ単に、ライター問い合わせに返信するのではなく、「私は！あなた（貴社）に！興味が！ありますよー！！」と分かる文章を入れると、相手の反応も変わってくると思います。

例えば、私は返信内容に必ず相手企業のオウンドメディアや制作物について言及します。業務委託の編集者・ライターさんからのスカウトであれば、ポートフォリオやブログを見に行って気に入った記事を話題に上げてみるとよいのではないでしょうか。

誰だって、自分のことに興味を持ってくれている人のほうが打ち解けやすいですよね。知らんけど。

・文章を書くときのポイント

ライター問い合わせへのリアクションで私が意識しているのは、文章の正しさやメールのマナーよりも人柄が伝わるような内容で、必要な情報をわかりやすく簡潔に書くことです。

個人的には、コミュニケーションコストが低いのも採用のポイントになると思うので！

TwitterやInstagramなどのDMは、メールよりコンパクトに書くことをお勧めします。SNSのDMなら1スクロール以内に重要なことを箇条書きで、2スクロール目に余談がくるくらいがいいのではないでしょうか。

もしかして、私が短気なだけ？？？

■まとめ（無料テンプレートあり）

これまでの内容を文章にまとめると、以下のようなテンプレができあがります。
▼メールのテンプレ
https://docs.google.com/document/d/1qak6VxSfv-N5gKVMcrs7wek3eUygwMwO0iEkD06q8xE/edit?usp=sharing

▼詳細プロフィールのテンプレ
https://docs.google.com/document/d/1sRp7efGmMDnAeywUkBWllR7N6iWYuJeEbjXOFXVUwJg/edit?usp=sharing

以上、ライター問い合わせへのリアクションに必要な要素とは？（無料テンプレートあり）でした。

「ライター問い合わせへのリアクションってどうしたらいいんだろう」と迷っている方は、こちらを参考にしながら、あなたの情報を整理してマイテンプレートを作ってみてはいかがでしょうか。

今回、私がご紹介した内容の全てが正解というわけではありませんが、自分なりの勝ちパターンを作ると「ライター問い合わせから返信→面談→契約」までの成功率がアップすると思います。

ライター問い合わせに返信しても契約に至らない！と悩んでいる人は、ぜひ試してみてください。