【JICA海外協力隊】#16 240925「活動7日目で会議の議事録を任された話」
こんにちは。JICA海外協力隊 2024-1次隊のなべみです。
本日もなべみの記事にアクセスしていただきありがとうございます。
今日は水曜日。週の半ばを迎えています。
活動に入って二週目。今週に入ってなべみは初めてカウンターパート（以下CP・日本でいう上司）に会うことができました。
先月末になべみはカントリーツアーという職場に挨拶に行くプログラムで一度職場に行っており、CPにはそこで初めてお会いできる予定でした。
しかしその時たまたまCPが一週間休暇を取っており、なべみはずっとCPに会えていませんでした。
かつ活動が始まった先週もCPは出張に行っていたとのことで、ここ1ヶ月間CPにずっと会えずにいました。
なので今週になってやっと初めてCPに会えたことで、ちょっと安心しました。
会えてお互いに安心したのか、思わずハグしてしまいました。
CPはとっても優しく親切な方で、これからの活動がますます楽しみになりました。
さて今回は、昨日起こった個人的びっくり話を書き残そうと思います。
本日も最後までお付き合いいただけると嬉しいです。
職場外のミーティングにお邪魔しました
なべみは先週の活動開始日から毎日のように何らかのミーティングに参加してきました。
どれも職場の中で行われるミーティングばかりでしたが、昨日はありがたいことに初めて職場外のミーティングに行って参加する機会をいただきました。
とは言ってもその会議が何を目的とした会議なのか、何の提案をしに行く会議なのか、あまりよくわかっていませんでした（事前に予習したのにあんまりよくわからなかった）。
海外協力隊の方はご存知かと思いますが、活動が始まったばかりの頃のミーティングや会合などは「内容がわからなくても大丈夫」「ただその場にいるだけでOK」という一説（？）があります。
なべみはその説を思い出して「その場にいることに意味があるからとりあえず内容聞き取れなくてもただうっすら聞いておけばいいかあ」と思い、会議が始まるのを待っていました。
しかし、今思えばこれが災いの始まりだったのかもしれません。
ミーティング開始3分前に降ってきた無茶ぶり
ミーティング開始3分前。同じくミーティングに参加していた同僚からWhatsAppでこんな話が降ってきました。
「Hi なべみ」「議事録を書いてください」
議事録？？？
え？ ちょっと待て私今議事録書いてって頼まれた？？？
議事録って会議で話し合った内容とか合意した内容をまとめるアレだよね？
え、私みんなの話を全て正確に聞き取るのも難しいのに議事録書くの？？
私ミーティングの概要もちゃんとわかってないのに議事録書くの？？
できる気しないのですが？？？
でももうWhatsAppで同僚からのメッセージに既読つけちゃったし何かしら返信しないとだよね？ 何て返信したらいいんだ？
突然の依頼に一人で焦るなべみ。
なべみが同僚になんと返信しようか迷っている間、ついにミーティングは始まってしまいました。
ああ、終わった。これ議事録私が書かなきゃいけないやつだ。
なべみは活動が始まってからこの7日間「ミーティングはその場にいればいい説」に熱い信頼を置いていました。
にもかかわらず、活動7日目にして「ミーティングはその場にいればいい説」が一気に覆りました。
というか、今思えばその説に縋ってミーティングで何もしなくていい理由を作りたかっただけだったのかもしれません。
ミーティングの最中、なべみは必死にメモを取りました。
同僚や先方が何を話しているのかはほとんどわからない。
でも話の中で大事そうなポイントを聞いてはメモして、聞いてはメモして、をひたすら繰り返していました。
メモも大事なポイントを文章として自分の言葉でまとめて…なんて到底できません。
ただ聞こえてきた大事そうな単語・フレーズをメモに書き写すだけの時間です。
後で議事録をまとめ上げる時に、メモを見返して内容を精査するしかない状況でした。
緊張に溢れたミーティングが終わり、一息つくのも束の間、職場に戻ってからはひたすらメモを整理して議事録をまとめなければなりません。
早速メモを見返した時、ここでまた難関が。
自分が取ったメモが何を意味しているのかさっぱりわからない。
ああ、これは終わった。一体何のためのメモだったんだ。
これじゃ議事録をまとめるなんて到底無理だ。
自分の仕事のできなさに霹靂としつつも、落ち込んでいる暇はありません。
とにかく自分にできる最善を最短で尽くして、「ここまでしかできませんでした」と同僚に正直に話そう。
一刻も早く議事録を提出できれば、同僚も何か策を提案してくれるかもしれない。
そう思ってひたすら自分にできることをやりました。議事録のフォーマットを合わせたり、こちらから先方に提案したサービスの概要を、資料を読みながらまとめたり。とにかく自分にできることをやり切りました。
結果、不十分にも程があるような議事録が出来上がりました。いや、厳密には出来上がってない。
そして同僚に以下の内容を伝えました。
ミーティングの内容を十分に理解できていなかったこと
ミーティング中に取ったメモの内容が不十分だったこと
ミーティング中に話し合った内容で覚えている内容があれば共有して欲しいこと
私が作った議事録で不十分な箇所を埋め合わせるのに、一緒に作業してもらいたいこと
仕事を増やしてしまい申し訳ないこと
そしたら同僚は「OK、大丈夫、あとは私がやるわ」と一言。
あとは同僚にお願いすることにしました。
というわけで、ここで私は議事録の仕事を終わらせることができました。
不完全ながらも無理だと思っていた仕事をやり遂げられた理由
ここからは「なぜなべみは無理難題の仕事をなんとか終わらせられたのか」について、自分なりに考えてまとめてみます。
1. 「私にはできません」と言わなかったから
まず、そもそも「できません」と言わなかったのが一番の要因かなと思います。
活動を始めて7日目の新人に、しかもミーティング開始3分前に「議事録書いて」って普通は頼まないと思います。しかも異言語での議事録。
でも私は簡単に断れませんでした。
「これも今後の仕事に繋がるチャンス。完璧な仕事はできないと思うけど、自分のできることを精一杯やって次の仕事に繋がるといいな」
そんな思いの方が、できないと断りたい気持ちよりも大きかったのが正直なところです。
あとはこんな新人に議事録をお願いしてくれた同僚への感謝の気持ちも大きかったです。
私を信頼して仕事を振ってくれた同僚の思いに応えないわけにはいきませんでした。
成果物として出した議事録は全くの不完全だったと思いますが、私にできる最善を尽くすことができたと思います。
2. 他の同僚が温かい助言をくれたから
なべみにはありがたいことにどんなことでも話せるような他の同僚がいます。
彼女は本当に優しくて親切で、活動初日から何かといろんなことを気にかけてくれています。
そんな信頼の厚い同僚に「さっきのミーティングで議事録お願いされちゃったんだよね。さっき取ったメモ見返しても全然わからない。どうしよう」と本音をぶちまけてみました。
そしたらこんな言葉が返ってきました。
「心配しないで。正直に話していいと思うわ。『ここまでしかできなかった』って。彼女（議事録を頼んだ同僚）は素敵な人だし、話せば絶対にあなたの状況をわかってくれる。でも話す前に、あなたのベストは尽くした方がいい。ベストを尽くした上で成果物を出してみたらどう？ もしどうしても難しければ教えてね。一緒に議事録を作りましょう。私はミーティング参加してないから、話し合った内容とかをまとめることは難しいけど、何か助けになることはあると思う。本当に心配しすぎないで。大丈夫だから、絶対なんとかなるから」
この言葉が不安だったなべみの心の支えになりました。
彼女の優しさに溢れた言葉、今でも一語一句覚えています。
彼女の助言のおかげで、できないと思っていたことでも自分にできる最善を尽くすことができたし、議事録をお願いした同僚にも私の気持ちをわかってもらえました。
自分にできる最高の議事録が作れたのは、紛れもなく優しさに溢れた素敵な同僚のおかげだと思っています。
あとがき
本日もお読みいただきありがとうございました。
今回は、活動7日目で無理そうな仕事をお願いされた話について綴りました。
一見無茶苦茶な仕事をお願いされ、その仕事を終えた今思うのは、私は「完璧な議事録を求められているわけじゃなかった」ということです。
おそらく、自分のできる範囲でベストを尽くすことが求められていたのかもしれません。
「自分なりに頑張って取り組むこと」が求められていたんだと思います。
今回の無茶振りは、ある種私のほんの小さな成功体験になりました。
今後も活動を通してこんな成功体験を積み重ねていけたらいいな、と思っています。
過去に「できるかわからないことを引き受ける」ことについての記事を綴っています ↓↓
いつもお読みいただき本当にありがとうございます！
読んでいただいているあなたのおかげで、私は発信活動が続けられています。
これからも実りのある記事を書いていけるよう頑張ります。
ではまた次回お会いしましょうさよなら〜👋👋👋
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