原則テレワークに切り替えた会社のバックオフィスがやったことまとめ
新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。またコロナワクチンに関する情報は首相官邸のウェブサイトをご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
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原則テレワークに切り替えた会社のバックオフィスがやったことまとめ

新型コロナウィルスの影響で、急きょ「原則テレワーク」に切り替えるためにバックオフィスがやったことをまとめました。
これから原則テレワークに切り替える方に少しでも参考になればうれしいです。

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前提:企業情報と実施したテレワーク対応

【企業情報】
社員数:約90名(アルバイト含む)
事業内容:デジタルマーケティング・広告運用事業
オフィス:文京区に1拠点のみ

事業内容の特性から、一部の職種をのぞいてオフィスワークが必須な社員はいません。
コロナショック以前では週1~週2でテレワークが可能な制度にしており、実際に月に1度以上テレワークする社員は体感で50~60%ほどでした。

コロナショック以降、会社のテレワーク方針は東京都の方針に準じており、3月26日の小池都知事の緊急記者会見までは「テレワーク推奨」。3月27日以降は「原則テレワーク」としています。
下記では、3月27日以降の「原則テレワーク」としてからバックオフィスが対応したことを記録します。

原則テレワーク切り替え後の社外対応

まずは社外への対応です。

◆会社ページからお知らせ
会社ページに原則テレワークのお知らせを記載します。方針や期間に変更があるたびに更新するのを忘れずに。

◆代表電話の留守番電話設定
ほぼすべての社員がオフィスに出社しなくなるので、当然電話対応ができません。代表電話に電話対応はできない旨、留守番電話メッセージを設定しました。

◆受付システムのメンション先を変更
RECEPTIONIST という、受付に iPad を置くタイプの受付システムを使っていました。
来客があった際、これまでは受付に席が近いメンバーに Slack でメンションしていたのを、全員向けにメンションがとぶように設定を切り替えて、来客時の対応漏れを防いでいます。

◆面接予定をオンラインに切り替え
予定していた面接をすべてオンラインへ切り替えました。日程が近い方には念のため電話で連絡しています。

◆オフィスグリコへお菓子補充ストップの依頼
オフィスグリコへ連絡して、お菓子の補充を止めてもらいました。

原則テレワーク切り替え後の働く環境整備

続いて、原則テレワークに切り替え後も社員がスムーズに働けるようにするための環境整備です。

◆コアタイム開始を2時間後ろ倒し
「テレワーク推奨」にした時点で、コアタイム開始を10時から12時に後ろ倒しました。オフィスへ出勤しなければならない社員が満員電車を避けられるようにするためです。
コアタイム変更は一時的なもので後々戻す予定なので、勤怠管理システムの設定は変更せずに運用でカバー中です。

◆新卒研修のオンライン実施を決定
かなり迷ったのですが、4月1日入社の新卒メンバーは初日からオフィスに来ることなく、フルリモートで研修を実施することにしました。
フルリモートでの研修を実現するために、貸与PCを自宅へ郵送して自宅でPCのセットアップができるよう手配しています。また、自宅の通信環境が整っていないメンバーには会社貸与のポケットWi-Fiを送りました。

◆IP電話導入
新型コロナとは関係なく準備を進めていたIP電話をこれを機に導入しました。社員は自宅から、PCを通じて電話をかけられるようになっています。

◆会社への私物宅配を禁止
これまで会社へ私物を宅配することを禁止していなかったのですが、原則テレワーク切り替え後は禁止としました。オフィスに出社せざるを得ない少数の社員の受付対応負担を減らすためです。

◆PC持ち出し申請ルールの一時停止
PCを自宅に持ち帰る際は申請が必要でしたが、非常時なので申請なしで持ち帰りOKとしました。

◆備品購入支援 最大3万円
PCを持ち帰ったからといってすぐに普段どおりの仕事ができるわけではなく、イス・机・モニタ等々の作業環境が必要です。それらの環境を整備するために最大3万円を支援しています。

◆テレワーク手当(通信費手当) 毎月5千円
イスや机は上記のとおり支援するとして、いちばん頭を悩ませたのが社員の通信環境の整備でした。
モバイルWi-Fiを会社が用意するにしても、発注~到着まで最低でも1か月以上かかる状況では現実的ではありません。
また、社員それぞれ自宅の設備・通信環境に差があるなかで一人ひとりに会社が設備を提供するのは不可能でした。そこで、全社員に一律5千円の支給として、社員自身に通信環境を整備してもらうことにしました。既に自宅に通信環境が整備されている社員との不公平感が出ないよう、全員に一律支給としています。

※緊急事態宣言収束後、リモート or オフィス出社を選べるようになってからは金額を3千円に変更。

◆臨時通信費手当 最大5千円
上記のテレワーク手当は5月から支給開始です。それまでの応急措置として、必要な人には臨時の通信費手当で5000円まで補助しています。
モバイルWi-Fi等の容量追加をするなど、当面はこの手当でしのいでいただく意図です。

◆通勤交通費の支給をストップ
5月支給分から、通勤交通費の支給をストップします。定期券を買ってしまっている方も払い戻しができるように、案内から実行まで1か月以上の期間を設けています。3月・4月分はオフィス通勤していなくてもこれまで同様に交通費を支給しています。

◆小学校等休業の際の特別休暇を設置(4/15追記)
小学校や保育園が休校・もしくは登校自粛要請が出ていることが理由で仕事を休んだ場合に、年次有給休暇を消費せずに有給で休める特別休暇を設置しました。

◆社内稟議をクラウドサインで実施(4/15追記)
これまで、一部の稟議は昔ながらの紙&印鑑で運用していたのですが、これを機にクラウドサインで稟議を回せるようにしました。

◆チームランチ制度をオンラインでも適用可とアナウンス(4/15追記)
4人以上の社員でランチをするとランチ代の補助が出るチームランチ制度を、オンラインでのランチでもルールそのままに適用できることをアナウンスしました。
顔を合わせないからこそ、コミュニケーションの機会を意識的に作っていければと思います。

◆自宅での印刷ルールを策定(4/24追記)
印刷が必要なケースはあまりないのですが、それでもどうしても印刷しなければならない場合のルールを策定しました。
うっかり機密情報・個人情報の漏洩をしないようにルールがあるほうが安心ですね。

対策はつづくよどこまでも

以上が、原則テレワークになってから約2週間で行ったことです。これで完ぺきかというとまったくそんなことはなく、まだまだ決めなければいけないこと・対応しなければいけないことがたくさんあります。

【今後の対応予定】
・セキュリティを考慮したWeb会議システムの利用ポリシー決め
・コアタイム変更を勤怠管理システムに反映させる
・新型コロナ休暇支援助成金の手続き
・4月下旬から予定していた新卒社員の「現場体験」に代わる研修プログラムの企画
・フルリモートでの入社・退職手続きの準備
・テレワーク期間が延長した場合・短縮された場合のそれぞれの対応方針決め などなど

最後に。この記事は「バックオフィスがやったことまとめ」としていますが、実際には部門関係なくさまざまな人の助けを借りて実行したことで、バックオフィスだけでは実現できませんでした。
対応の渦中では上記に記載しているようにものごとを整理できていたわけではありません。目の前の必要なことにバタバタと対応しながら、抜けや漏れがたくさん発生する中で社員どうしフォローし合いながら進めてきました。

また。上記対応をもって必要十分だとは思っておらず、これからも予期していなかった問題が発生することもあるかと思います。
「原則テレワークに切り替わってから2週間で、最低限必要と思われること」という現実的な取り組みとして、これから原則テレワークに切り替える・あるいは切り替えている最中の会社のバックオフィスの方に少しでも役に立てばうれしいです。

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フィードフォース人事部の中のひとです。 漫画とゲームと人事制度と大学のキャンパスが好きです。お気に入りのキャンパスは北海道大学。 note では人事・組織・漫画のことを中心に書きます。