#4 指示出し下手な僕がどうやって上手く指示を出せるようになったかー5分で読める指示出しの極意ー

みなさんこんにちは！
元教員から転職し、大手企業で教育系新規事業に携わっているビジネスマン3年目の「なべ」と申します！

「指示」が苦手なあなたへ

今日は「良い指示と悪い指示の違い」
について書いてみたいと思います。

僕は今の仕事で様々な人に指示を出します。
協働しているメンバーや、マネジメントをしている大学生、クライアントに対して指示を出すこともあります。

転職して今の仕事について、当時は指示を出しても中々メンバーが動いてくれなかったり、思っていたクオリティと違う成果物が上がってきたりしました。

でも今は指示の仕方を見出し、他者と協働してクオリティの高い成果物を納期までに仕上げることができています。

今回読んだ本がそれをうまく言語化していたので、その本を元に僕がどのように指示出しをしているかをお伝えしようと思います。

参考にした本はこちら

結果を出すチームのリーダーがやっていること NECで学んだ高効率プロジェクトマネジメント

メンバーの「できること・やりたいこと」を意識する

"エクセルでマクロを使った表計算をしてグラフを作成する"というタスクがあったとしましょう。
あなたはAさんとBさん、どちらにタスクを依頼しますか？

Aさん：エクセルやパワポを使った作業が得意（好き）だがコミュニケーションが苦手。

Bさん：コミュニケーションは得意だが、エクセルやパワポなどの細かい作業は苦手でアウトプットに時間がかかる。

多くの人がAさんと答えると思いますが、それはなぜですか？
きっと、Aさんの方がBさんよりこのタスクに向いているからですよね。
さらにいうと、Aさんの方がBさんよりタスクを前向きに捉え、クオリティーの高いアウトプットをすることができるからだと思います。

大事なことは、指示を出す側が「誰が」「どんな仕事に向いているのか」を理解することです。

僕がこの仕事に着いた時は、それを考えずにタスクを振り分けてしまっていました。
結果、進みが遅くなってしまったり、クオリティーの低いアウトプットになってしまったりしました。

なので、メンバーみんなに今の仕事で得意なことと、やっていて好きな仕事は何かをアンケートで聞き、タスクを指示する際参考にするようにしました。

今では、タスクを考えた際に、これは誰に指示を出そうと言うことがすぐに頭に思い浮かびます！

まずは指示する前にメンバーのできることとやりたいことを把握することから始めてみても良いと思います！

初めの指示出しで解像度を上げる

僕が転職してから一番意識しているのがこの部分です。
この本の中にも、同じようなことが書かれていました。

僕はいつも指示出しをする際初めにすることは、指示を受けるメンバーとゴール地点の解像度を上げることです。

もし皆さんが指示を受けるとしたときに、どちらの指示の方が動きやすいでしょうか？

① Excelに数値の表があるから、これをグラフにしてまとめておいて。

②今度行う会議で我々がクライアントにプレゼンする資料を作成しなければいけません。
Excelに我々がクライアントに提示するための売り上げの情報が表になって入っているので、それを見やすくグラフにしてほしいです。
来週の水曜日の会議で使いたいので、今週の金曜日までに一旦アウトプットしてほしいのですが、作業イメージはできますか？
（一旦エクセルを見てもらって）一旦見てみて、どのぐらいで終わるイメージありますか？

圧倒的に②じゃないですか？笑
僕は毎回指示を出す時は、これくらいの粒度で説明をするようにしています。

そうすることによって指示を受けた側はある程度イメージを持って作業することができるので、各自で考えながら自走することができるんです。

ただ、ここで大事なのは「細かく進捗を確認すること」です。

細かく進捗を確認しないと思っていた。アウトプット違うことが稀に起こってしまうので、解像度を上げつつも細かく進捗を確認し、起動修正が必要な部分はアドバイスをすることが重要です。

この本の中でも同じようなことが書かれており、6W2Hが重要だと書いてありました。

▼6W2H
When：いつ？
Where：どこで？
Who：誰が？
Whom：誰に？
What：何を？
Why：なぜ？
How：どのように？
How much：いくらで？

6W2H重要な理由は、指示に間違いがないようにするためにするためです。
タスクに取り掛かってもらった後に「そうじゃないんだよな」とならないようにすることが目的です。

その上で大事なのは、なぜやるのかをしっかりと伝えることだと思っています。

指示を受けた側は、誰のための何のための仕事なのかが見えてこないとただの作業になってしまいます。
指示を出す時は、これからあなたに行ってもらう仕事は誰のためにしてもらうのか？何のためにしてもらうのか？をぜひしっかりと伝えてあげて下さい。

いかがだったでしょうか？
この本の中には、さらにメンバーとの関わり方についてや、リーダーが行うべき習慣についての話も記載されているので、ぜひ興味がある人は読んでみてください！

ありがとうございました！