単純な仕事をミスなくやりとげるためにどうすればよいかを語り合った話 【 メール編 】
こんにちは！
仕事が楽しい社会人７年目ののんです！
みなさん４連休いかがお過ごしですか！
わたしは、なんだかお出かけもしにくいので、
遠出の予定はないのですが、ちょうど昨日！
このnoteを一緒に更新してくれてる
イラスト担当のけいちゃんと会いました！わーい！
全然会えてなかったので久々に！
よく考えると半年ぶりくらいだったかも。笑
そして表題の件について語り合ったので、
今日はその話をします！
これ、私の永遠のテーマなわけです。
バックオフィスのみなさんもそうですよね、
単純な仕事をミスなくやりとげるにはどうすればよいかってやつ。
これね、いろいろあると思うんだけど、
けいの工夫が凄すぎたの。
けいのことはこのnoteを見てもらえばわかるのですが、
大手の人材紹介会社で、
企業側も求職者側も担当しているのね。
なので、企業側からも求職者側からも、
社内からも、毎日鬼のようにメールが来るんです。
その数、なんと１００件以上。
５分に１件メール来る計算。すごくない？
わたし、もうチャット文化に慣れてしまったので、
そんなにメール来たら気が狂うと思うんですが・・
なので、その数を、正確にこなしているけいちゃんから
基本中の基本から目から鱗の裏技まで聞いてきたので、
まずは、メール編と題してその工夫を紹介していきます。
その１：指差し確認
あの、かわいいかわいいけいの口から、
しれっと「まずは指差し確認かな！」て言われた時、
びっくり仰天しましたよ、わたしは。
メール送るときに指差し確認って、
研修で習ったことあるけど
本当にするんだ・・って思ったのね・・（失礼
けど、宛先、件名、会社名、人の名前、とか、
重要な情報盛りだくさんで、
絶対に間違えられないからこそ、
指差し確認しないと怖くて送れないって言ってました。
基本に忠実とはこのこと、
わたし、恥ずかしくなりました。
ちゃんとやろう、うん。
その２：コピペしない
ええぇぇっ、
そんな件数こなしてるのにコピペしないの？！？
と思ったのですが、コピペ、しないんですって。
コピペすると、
どっかに元の情報が残ってしまってたりして
消し忘れるリスクの方が高いから絶対しない。
①やり取りが多い内容は、
全部テンプレ化して署名に登録
②編集する箇所には「●●●」とか入れておく
③そこを編集して送るだけ
この３つを徹底してるらしい。すごすぎ。
わたし、このコピペして元の情報残してしまうミス、
議事録でめっちゃやるんですね・・
だから、これ、絶対週明けからやります。
とはいえ、ほぼ同じ内容書いてたら
それってコピペしたほうが早いじゃん
と思ったあなた！！！
私も思ったんですけどね、そうじゃないんだってよ。
そんなときはこれです。
その3：辞書登録する
コピペしたほうが良いなって思った内容は、
辞書登録するか、
ちょっとの違いでも署名でテンプレ化してしまうって。
そしたら絶対また次も使うって。
確かにね・・おっしゃるとおり・・
わたしも辞書登録もっと使いこなそうと思いました・・
もうけいくらいのレベルになると、
辞書登録してる内容で、メールが出来上がるらしいよ。
例えば「にってい」て打ったら
「●月●日（●）●●：●●〜でいかがでしょうか？」
って出てくるようにしとくんだって。
辞書登録をテンプレに使うとか、もう天才かな。
わたしも、「いつも」って打ったら
「いつもお世話になっております、
株式会社△△の、のんです。」って
出てくるようになってるくらいには使ってたよ？
社員の名前とかも、
人名ってなかなか変換一発でいかないから、
都度登録したりはしてたんだよ？
けど、コピペしなくてよいようにという
視点がなかった・・
これも明日からやる！！！！
あとね、議事録書く時に、
出席者一人欠けたりとかしない？？
あれ、あと一人誰だっけな・・とかならない？
ていう話を、けいにしたらね、
「じゃあ「●●委員会」って打ったら
そのメンバーの名前全部出てくるように
しておいたらいいんじゃない？」って。
えっ・・それいいやん・・って。笑
私役員会議の議案の収集とかも、
毎回長い文章チャットに打ってたり、
前回の文章探しに行ってコピペしたりしてたから、
これも絶対辞書登録するって決めた。
今思いついたけど
「かじょうがき」って書いたら
「①
②
③」
とか出てくるのもよくない？
はあ・・いろいろ思考の幅が広がる・・
けい、天才か！！！！！
そして次が極め付けにコレです。
その４：メール開いたら絶対処理する
これもね、なかなか徹底しようと思ってもできないよね。
メールを開いたら、やることは２つのいずれか。
①その場で返せるものは返して消す（か保存する）
②返せないものはスケジュールに落とす
これを徹底すると、
受信ボックスには対応が必要なメールしか残らない！
保存しないといけないメールは
保存用のメールボックスに移す！を徹底してるらしい。
これは！わたしもやってた！！！（ドヤ笑
けいはoutlookらしいのですが、
わたしは社内のメーラーがGmailなので
全部対応完了したらアーカイブ。
対応未完了のものだけ
受信ボックスに残すスタイルです。
そして取引先は、
会社ごとにフォルダ分けをけっこうこまめにしてるので
やり取り見返すの楽チン。これはほんとおすすめ。
これでメールの対応漏れだいぶなくなったよー！
そして、最後に感動したこと、それはこれ。
その５：１〜４ができているか見直す時間を週次で作る
もうね、本当、基本中の基本すぎて
のんは、感動しました。
意外とみんなできてないよね？
やるって決めたこと徹底できてるかとか、
もっと来週効率上げて正確に仕事するために、
今週の仕事を振り返って、
よく使うようになった文章とか、
辞書登録しなおしたり、
テンプレ改良したりする時間を作るんだって。
そうだよね、そうなんだよ。
自分のやってる仕事に抜け漏れがないかを
定期的にチェックするのは
基本なんだけど意外と出来てないのさ・・
こういう仕事をカレンダー上確保しておくのが
どれだけ重要かと、思い知らされましたとさ・・
まとめ：基本に忠実に、未来の自分への投資を惜しまない
今が忙しいと、どうしてもドタバタしてしまうけど、
そんな時こそ未来の自分のための時間を確保して、
着実にやるべきことをやる。
これに尽きるんだと思った・・！！
そして、最後になんですが、
けいの仕事って、一人一人と向き合う時間を
どれだけ生み出せるかがすごく大事なので、
メールミスらないようになんてことには
頭の使うエリアを最小限にしたいはず。
そういう気配りが現れた結果の、
細かいテクニックだと痛感しました！
わたし、やっぱり社内相手だから、
どこかで時間調整できてしまうという甘えが
やっぱりあるんだと！
お客様が目の前にいたら、
やっぱり工夫と進化が生まれるのだと！
ちょっぴり悔しくもあったので、
バックオフィスのみんな、一緒に頑張ろうねっ！！！！
は〜いやほんとすごかった。
こんなけいちゃんですが、
普段はのんびりおっとりしてて
いつもイラストも「なにがいいかな〜」って
ふわふわしながら書いてくれてます。
というわけで、けいちゃんが作った
ラインスタンプでも載せとくね、
ネコ好きな人は是非。笑
では、また来週です〜！笑
なによりみんなが楽しく仕事することが嬉しいです！！！サポートありがとうございます！！noteを書くためのカフェ代🍰☕️にします💕