【第7回】 みょうこうミライ会議の舞台裏
こんにちは！みょうこうミライ会議事務局の藤田です。
8月4日に「プレキックオフミーティング」という形でみょうこうミライ会議がオンラインで始動をし、3週間が経とうとしています。8月28日には、参加者が妙高市を訪問し、現地での「キックオフミーティング」が行われる予定です。
5月から約4ヶ月間かけて準備をしてきた私たちにとって、現地での「キックオフミーティング」はとても楽しみなものです。
今回は会議の「舞台裏」と題して、これまでの準備の過程について私の視点からご紹介させていただきます！
※キックオフミーティングでは都市部の参加者が妙高市を訪問することになります。新型コロナウィルス等の感染防止には最善を尽くして対応致します。防止策については本記事の文末に記しています。
みょうこうミライ会議についてはこちらの記事をご覧ください！
意外とスムーズだった？完全リモートでの事前準備
会議の準備は妙高市役所企画政策課の職員4名と、私含む青山社中株式会社の3名の計7名で事務局を組成し、進めてきました。
私たちは普段東京にいるため、妙高市職員の皆さんとは5月の準備開始以来ずっとオンラインで、毎週の定例会を実施してきました。
最初のオンラインミーティングでは少し緊張しましたが、その後コミュニケーションに対する課題はほとんどなく、完全リモートであっても意外とスムーズに準備を進められています。
みょうこうミライ会議では事務局メンバーだけでなく、参加者も現地訪問時以外はリモートで最終提案を作成していただくことになります。事務局メンバーも参加者も同じ環境で会議に関わっているからこそ、一緒に作り上げていく感覚を共有できているような気もします。
そして私に関しては、実はまだ妙高市側の事務局メンバーの皆さんに直接お会いしたことがありません、、、！キックオフミーティングで皆さんにお会いするのがとても楽しみです。
役割分担をしながら準備したこと
準備では、以下のことを検討しました。
①全体のスケジュール（プレキックオフ、キックオフ、合宿）の構成
②プログラム内容と要項の作成
③参加者調整
④リモートワークの進め方とサポート体制の構築
⑤テーマ別仕様書の検討
⑥ブランディング、プロモーション計画
検討内容について少し紹介すると、
③については、妙高市民や市役所職員の参加者調整を妙高市側の事務局メンバーが、都市部の参加者調整を青山社中側が担いました。
⑥では、テーマカラーやロゴ作成などの全体のブランディング、SNSなどの発信ツールの検討、メディアアプローチなどについて検討しました。
ロゴについては妙高市役所の斉藤さんがコンセプトから考え、いくつか案を作ってくださりました。最終的には一番左上の妙高山をモチーフとしたロゴに決定しました！
会議の発信方法については最後まで議論を重ねたのですが、最終的に「事務局の思いの丈を厚みをもって伝えられるもの」「アーカイブができるもの」として、noteで発信することにしました。
3ヶ月という限られた時間でしたがそれぞれが得意な分野で先導をし、一人ひとりがプレーヤーとなって進められた準備期間でした。
一番時間をかけたこと
3ヶ月間のリモート準備の中で、一番時間を割いたのがテーマ別仕様書の作成です。
仕様書とは、妙高市が提示する2つのテーマについて参加者に議論していただき最終提案に落とし込んでいただくための、テーマの説明と検討事項を盛り込んだ資料です。
仕様書の詳細については、以下の2つの記事でまとめています。
仕様書は、大きく以下の4つの構成で作成しました。
①妙高市の持つ魅力の紹介
②テーマにおける現状やこれまでの施策の共有
③コロナ禍の状況も考慮した課題感の共有
④詳細の検討事項の共有
①、②については妙高市職員に資料を提供いただきながら作成しました。特に交通チームにおいては、公共交通機関の利用者数の推移に関するデータを各切り口から提供してもらったりと多くの方にご協力いただいています。
また③、④については妙高市職員の方々と一緒に議論をし、ターゲットの選定や詳細の検討事項を詰めました。
仕様書策定の中で一番難しいと感じたのが、テーマや検討事項をどこまで特定するかのバランスを探ることです。特定した方が解決策の検討がしやすい一方で、参加者からのより柔軟なアイデアを引き出すのが難しくなります。そこのバランスを細かな文言単位で調整しながら、2ヶ月ほどかけて各チーム仕様書を完成させることができました。
事前調査や現地フィールドワーク後、政策の検討に入ることになりますが、迷った時に仕様書が何かしらのヒントになったら嬉しいです。
キックオフに向けて
8月4日のプレキックオフ後、各チームもう一度オンラインで集まり（人の流れチームは2回）事前打ち合わせを行いました。交通チームでは、MaaS事業を展開する都市部企業のチームメンバーより現在の取り組みについてのブリーフィングをしてもらい、チーム全員がMaaSやこれからの交通についての理解を深める場を設けました。
人の流れチームでは、妙高市民参加者の今の暮らしを参考に、妙高が提供できるライフスタイルについて改めてみんなでアイデア出しをしました。（詳細はキックオフの振り返り記事でも紹介します！）
そして8月28日（金）はいよいよ「キックオフミーティング」で、現地での顔合わせとなります。1日という非常に短い時間の中で特定の人にヒアリングを行ったり、現地施設を訪問したりします。ただでさえ限られた時間ですが、皆さん初めてお会いすることになるため、改めて自己紹介やチームビルディングの時間も必要になってきます。とても濃い1日になりそうです！
各チームには、そんな限られた時間の中で議論を円滑に進めるリーダーを置いています。妙高市職員が自分ごととして会議に関わって欲しいという想いもあり、各チームのリーダーは妙高市職員が務めています。
最後にそれぞれのチームリーダーから、キックオフへの意気込みをいただきましたので、紹介させていただきます！
交通チーム：西山さん（妙高市企画政策課）
いよいよキックオフということで、チームメイトの皆さまと実際にお会いできることを非常に楽しみにしております。
熱い想いを持つチームメイトと共に、フィールドワークで“生の声”を聞くことで地域交通の課題の背景を知り、改善案を検討していくことを通して、生まれたアイデアがどんどん具体性のあるカタチになっていくことに、今からワクワクしております。
これまでの議論では、リモートによる新たな会議形式で戸惑うことがありましたが、公共交通の理想的なミライについて活発に意見を出し合い、提案の方向性を共有・決定できたことで、チームの熱意がさらに高まってきていると感じています。また私自身、皆さまからの意見からたくさんの刺激を受け、気持ちが高まっています。
「地域交通」は難しいテーマではありますが、私たちでこの現状を打破し、よりよい妙高市のミライをつくっていきましょう！
よろしくお願いいたします。
人の流れチーム：清水さん（妙高市地域共生課）
これまでのウェブ会議やプレキックオフでは、皆さまから、これまで経験されてきたことや、経験の中で知り得た情報などを、お話しいただきありがとうございました。
外（市外）から見た妙高市の良さや足りないものなど、妙高に住んでいるからこそ気付けないことや、気付かされて「なるほど」と思うことなど、新鮮な気持ちで皆さまのお話を聞かせていただきました。
28日はいよいよキックオフです。これまでウェブ上でしかお会いできなった皆さまと、実際お会いできることを楽しみにしております。
チームとしては、難しいテーマを与えられていると思いますが、まずは妙高でのフィールドワークやヒアリングで、イメージを膨らませていただき「妙高」ならではのライフスタイルの提案につながる議論をお願いいたします。
遠方から来られる皆さまにおかれましては、コロナ禍での長時間移動で不安もあるかと思いますが、何卒よろしくお願いいたします。
それでは皆さま、よろしくお願いいたします。
※キックオフミーティングでは都市部の参加者が妙高市を訪問することになります。
新型コロナウィルス等の感染防止には以下の対策を実施致します。
参加者への新型コロナウイルス等の防止策について
キックオフミーティングの運営にあたっては、新型コロナウイルス対策を講じながら開催いたします。
妙高市での対策
１．参加者の席は指定席とし、座席の間隔を確保します。また、机には飛沫防止アクリル板やシートを設置します。
２．会議室入り口にアルコール手指消毒剤を設置します。
３．会議室の換気装置を作動させ、常時喚起できるようにします。
４．会議前後に机、椅子、ドアノブなど手が触れるところを消毒剤で清拭します。
参加者の皆様へお願いしたいこと
１．マスクの着用とこまめな手指消毒の徹底をお願いします。
２．受付時には、体調の聞き取りと、検温、メディカルシートの提出をお願いします。37.5度以上の発熱があった場合は、参加の取りやめをお願いすることになります。
２．会議室入室前には、アルコール手指消毒剤で、手指消毒を行ってから入室ください。出入りの都度手指消毒をお願いします。
３．休憩時等も参加者同士の間隔の確保をお願いいたします。
４．咳やくしゃみの際は、必ずマスクやハンカチ、ティッシュ等で口元を覆うなど、咳エチケットを守ってください。
５．政府の接触確認アプリ（ＣＯＣＯＡ）のインストールをお願いします。
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