今日からできる！時間に追われない３つの方法②
「優先順位をつけましょう」
時間管理の本を読んでいると、
必ず出てくる言葉「第１位」と
言っても過言ではない。
でも、
優先順位をつける時点で
1日に「やるろうとしていること」が
多すぎるのかもしれない。
この本を参考に、
時間に追われない３つの方法の
２つ目を見ていこう。
① 明日まとめて処理をする
② その日に「やること」はクローズドリストにする
③ 作業の手順をリスト化する
②その日にやることは、「クローズドリスト」にする
「これ以上は、受け付けません」
クローズドリストとは、
「増えないTODOリスト」だ。
例えば、
前の日やその日の朝でもいい。
「やろうと思ったこと」を
メモなどに書き出す人も多いだろう。
書き出したら、おしまい。
それ以上、
新しいTODOを増やさないのだ。
TODOが増えないという事は、
優先順位をつけなくてもいい。
その日にやろう！と決めたことだけ、
好きな順番で、好きな時間に
やり切ったらおしまいだ。
「優先するのはこれで〜」
「いや、こっちが先の方がいいかな〜」
など、考えながら行動していては
手が止まる。
考える、悩む、確認する、
調べるといった時間と、
「作業をする時間」は分けよう。
一方で、
オープンリストとは、
「増えるTODOリスト」だ。
「今」ラクをしたいか。「未来」でラクをしたいか。
朝いちばんでTODOリストを
作っておいたのに、
「あれもこれも」と途中でやることを
追加してしまうとどうなるだろう。
やる事は増えて、
時間に追われるような感覚になる。
でも、
人は、できるだけラクな作業から
取り組もうとする。
メールの返信だったり、
机の上の片付けだったり、
今すぐできる、でも緊急ではない事だ。
だからこそ、
あえてTODOリストをクローズ
してみよう。
今、取り組んでいること。
時間を使いたいこと。
やりたいことがあるのなら、
飛び込みのTODOは、
明日まとめて処理をしよう。
未来がラクになるのは、
クローズドリストだ。
今日やることを増やさないからこそ、
「後回し」も少しづつ減るだろう。
あえて「余白」を確保する。
もちろん、
「今日のTODOリスト」が
全て終わったのであれば、
明日やろうと思っていたことを
今日に前倒ししてもいいでしょう。
でも、
「予定通りに進むことはなかなかない」と
感じる方も多いのではないでしょうか。
例えば、私は、
このnoteを書くために、
「90分」確保しています。
内容を書き出すのに30分、
誤字脱字や文章の見直しに30分。
さらに30分の余白を確保します。
45分で終わる日もあれば、
60分で終わる日もある。
それでも、
「あえて90分」と決めています。
「余白の時間を確保する」ことで
気持ちに余裕が生まれるからです。
もし、
時間に追われたくないと感じているなら
この3つをチェックしてみましょう。
①「今日のTODOリスト」が多すぎないかチェックする。
②１つ１つのやることに時間を確保する。
③時間通りに進まなかったら、次回から余白の時間を確保する。
クローズドリストが、
「やらなきゃ」に追われない毎日を
叶えてくれます。
ただし、
クローズドリストを成功させるには、
「作業の手順のリスト化」が必須です。
次回は、
③ 作業の手順をリスト化する
を、お届けします。
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